Описание демонстрации «Microsoft Office System - как это делается у нас, в Microsoft»

Участники проходивших в Санкт-Петербурге шоу-кейсов «Microsoft Office System - как это делается у нас, в Microsoft» могли оценить возможность организации совместной работы на основе приложений Microsoft Office 2003. Демонстрацию проводили Алексей Рештенко, Региональный менеджер Представительства Microsoft в России и странах СНГ по Северо-Западному ФО, и системный инженер Представительства Microsoft Александр Шаповал.

На шоу-кейсе была развернута беспроводная локальная сеть на пять рабочих мест на базе ноутбуков и планшетных ПК от HP, построенных на основе технологии Intel® Centrino™ для мобильных компьютеров, карманных ПК HP iPAQ на базе процессоров с ядром Intel® XScale®, поддерживающих Bluetooth, а также смартфонов от Motorola. Высокоскоростная мобильная связь с использованием технологии GPRS была предоставлена Северо-Западным Филиалом ОАО «МегаФон».

Инструменты, повышающие эффективность персональной работы. Это, прежде всего, программа Outlook 2003, к новшествам которой относятся расширенные возможности работы с контактами и задачами, усовершенствованный календарь и возможности работы с задачами.

Особое внимание докладчик уделил OneNote 2003, программе предназначенной для организации и систематизации личных заметок. Участникам шоу-кейса на планшетном компьютере продемонстрировали, как при помощи OneNote 2003 производится запись и редактирование заметок, как программа позволяет устанавливать отметки «для выполнения», «к изучению» для тех или иных заметок, вывести их обобщение, аккумулировать информацию, введенную на экран, с данными, полученными по электронной почте (программа интегрирована с Outlook 2003) и из Интернет, хранить всю информацию вместе в цифровом виде, гарантирует сохранность данных (благодаря резервному копированию и синхронизации), освобождает от необходимости переводить информацию из цифрового вида в аналоговый и наоборот.

Эффективное взаимодействие в команде. Для эффективной совместной работы необходимо выполнение ряда условий: единая точка входа, знание каждого сотрудника своих и общих задач, доступ каждого члена команды к общим материалам и контактам других членов команды. К решениям в рамках Microsoft Office System, позволяющим максимизировать эффективность совместной работы, относится Windows SharePoint Services. Эта служба, основанная на технологии цифровых досок, позволяет создать аналог рабочего стола, состоящий из web-частей. Он очень легко трансформируется и дополняется, информация может быть представлена в развернутом виде. Таким образом, мы переходим от традиционных «дебрей» файловых директорий к сайту для работы команды. Windows SharePoint Services полностью интегрирована с «настольными» продуктами Microsoft. В качестве примера служил внутренний сайт петербургского офиса Microsoft, на котором находится вся информация, нужная сотрудникам. Это разного рода извещения, документы, текущие и выполненные задачи, контакты, календари. По сути своей, внутренний сайт команды Microsoft в Петербурге является «виртуальным офисом». К его преимуществам относятся полная информированность всех членов команды обо всех событиях, происходящих в ней, легкий и быстрый доступ к любой информации, которая может понадобиться в работе, адаптивность, т.е. возможность настроить с учетом особенностей команды.

Организация совещаний в Outlook. На шоу-кейсе было показано, как помощью Outlook 2003 и Exchange Server 2003 организовать и провести качественное совещание. На глазах участников мероприятия было выбрано удобное для всех членов команды время, организовано оповещение участников совещания и зарезервирована комната для его проведения. Также была создана новая рабочая область на SharePoint сайте, посвященная совещанию, на которой была помещена вся важная информация: цели совещания, его повестка, документы, с которыми необходимо ознакомиться его участникам. Таким образом, участники шоу кейса смогли наглядно убедиться в преимуществах автоматизации процесса подготовки совещания: возможность эффективно спланировать время совещания, получить всю информацию для подготовки и обсуждения, и, что немаловажно, сохранить всю информацию на будущее.

Cовместная работа с документами. Демонстрация проводилась на примере документа, созданного в Word 2003. Для работы с документом прямо из Word 2003 был сформирован подсайт на SharePoint сайте команды. Было показано, как с помощью решений Microsoft Office System несколько человек могут работать с одним документом, отслеживать версии, получать информацию о внесенных в него изменениях и возможность комментировать документ без внесения правок в него. Участники шоу-кейса получили представление о механизме назначения прав доступа к документу с использованием Windows Rights Management Services для разных членов команды.

Возможности Microsoft SharePoint Portal Server 2003. Cервер SharePoint Portal Server 2003 позволяет объединить множество сайтов команд в один портал, позволяющий обеспечить доступ к информации через множество проекций, удобный поиск и управление информацией. Именно так организована работа с информацией в корпорации Microsoft во всем мире. Сайт петербургской команды размещен на портале Представительства Microsoft в России и СНГ, там же находятся сайты других региональных офисов. Всю информацию, которая нужна тому или иному сотруднику, он может в удобной форме получить на сайте. В этом участники шоу-кейса смогли убедиться сами.

Возможности Microsoft Office System для мобильного пользователя. С использованием легкого ноутбука на базе технологии Intel® Centrino™ для мобильных компьютеров, карманного ПК с поддержкой Bluetooth, а также смартфона с SIM-картой, поддерживающей GPRS, была смоделирована ситуация командировки, продемонстрированы возможности доступа к корпоративной почте и синхронизации посредством программ Outlook WebAccess и Exchange ActiveSync, которые входит в состав Exchange Server 2003. Входящий в состав технологии Intel® Centrino™ для мобильных компьютеров беспроводной сетевой адаптер WiFi позволяет легко и быстро подключаться к сети через специальные зоны доступа – «хот-споты». Там, где такой возможности нет, можно использовать GPRS доступ через сеть GSM с помощью мобильного телефона. Outlook WebAccess позволяет человеку, находящемуся вне офиса, пользоваться почти всеми возможностями Outlook 2003, обеспечивая доступ к письмам, контактам, календарю и т.п. Аналогичным образом были продемонстрированы возможности программ Pocket Outlook, Mobile ActiveSync и Mobile Information Server.

Использование форм InfoPath. В заключение участникам мероприятия было предложено заполнить анкеты, но не традиционным способом, а через беспроводную локальную сеть с использованием ноутбуков и планшетных ПК на базе технологии Intel® Centrino™ для мобильных компьютеров. Таким образом, участники семинара ознакомились с InfoPath 2003 – редактором форм. Эта программа позволяет сделать работу с формами максимально простой и удобной, легко настраивается под любые файлы. Кроме того, благодаря интеграции с Windows SharePoint Services, упрощается система подготовки отчетов и их анализ. В то время как участники шоу-кейса оценивали мероприятие, на специально созданном SharePoint сайте в режиме реального времени появлялась информация о заполненных анкетах, которая прямо на месте была проанализирована.