Управляющая компания Владивостокского порта переходит на комплексную систему управления предприятием на основе Microsoft Dynamics AX

Управляющая компания Владивостокского порта переходит на комплексное отраслевое решение для управления предприятием на основе Microsoft Dynamics AX, разработанное компанией «МЦФЭР-консалтинг». Это решение решение предназначено для предприятий данной отрасли, учитывающее особенности бизнес-процессов, специфичных для портовой деятельности.

Решение о выборе партнера для внедрения данного решения было принято по результатам тендера, в результате которого компания «МЦФЭР-консалтинг» предложила максимально гибкий план поэтапного построения корпоративной информационной системы порта, рассчитанный на 1,5-2 года и призванный максимально снизить и сократить сроки возврата инвестиций.

Руководство порта понимало, что развивать старую систему автоматизации довольно таки непросто в первую очередь из-за ограниченности людских ресурсов и, что самое главное, это необоснованно с точки зрения затрат.

Руководством порта было принято решение о необходимости внедрения в управляющей компании торгового порта единой управленческой платформы, которая смогла бы:

• Обеспечить эффективность основных бизнес-процессов внутри управляющей компании порта;
• Наиболее дешевым и простым способом осуществить интеграцию c существующими специфическими для портовой деятельности бизнес-процессами.

В результате выбор пал на продукт всемирно известного разработчика ПО – компанию Microsoft и её продукт - Microsoft Dynamics AX (прежнее название - Microsoft Business Solutions Axapta). Основными критериями выбора указанной системы стали, во-первых, испытанная и надежная бизнес-платформа, во-вторых, обширная функциональность, позволяющая использовать все современные управленческие технологии, и, в-третьих, возможность настройки и доработки стандартной функциональности системы под специфические и даже во многом уникальные бизнес-процессы торгового порта.

В составе решения были использованы функциональные модули, разработанные специалистами «МЦФЭР-консалтинг», такие как:

• Бухгалтерский и налоговый учет в соответствии с нормами РСБУ;
• Расширенное управление кадрами и расчеты с персоналом;
• Учет внеоборотных активов;
• Учет спецодежды и специнструментов;
• Управление расходными платежами (казначейство);
• Бюджетное управление и контроль;
• Оптимизированный под задачи порта модуль Управления отношениями с клиентами.

Особенностью проекта внедрения было то, что он был выстроен по системе от сложного к простому. Например, консультантам пришлось сразу же столкнуться с огромнейшим объемом данных и транзакций, со сложной структурой справочника услуг и ценообразования, т.к. в каждом производственном подразделении порта имелся свой набор услуг, со своей отдельной структурой и ценообразованием, сложной методикой учета экспортного НДС и пр. Так, по словам Вадима Ведерникова, руководителя проекта со стороны Партнера, компании «МЦФЭР-консалтинг», при внедрении системы использовался не традиционный «модульный» подход, когда в компании шаг за шагом внедряются входящие в ERP-систему функциональные блоки, а «процессный» подход, основанный на выполнении проекта по глобальным, логически завершенным бизнес-процессам предприятия.

Основными задачами первых двух этапов автоматизации были: обеспечение максимальной прозрачности и эффективности управления доходами порта по его основной деятельности, а именно погрузочно-разгрузочным работам. Также необходимо было обеспечить жесткость контроля бюджетов доходов (четкое распределение тарифов по определенным услугам и работам). В рамках данных задач происходила интеграция Microsoft Dynamics AX со всем комплексом документарного обеспечения, а также внедрение системы Plan Designer. Данный этап автоматизации был сдан в промышленную эксплуатацию порта с января 2006 года, в системе работает 80 пользователей.

Следующий этап автоматизации предполагал внедрение функционала по управлению материально-техническим обеспечением в части управления затратами. Весь необходимый функционал был реализован и на данном этапе, в промышленной эксплуатации порта находится все материально-техническое снабжение.

Далее создавался функционал казначейства, жестко контролирующий выплаты, которые делает порт по тем или иным работам. Особенностью данного этапа было то, что возникла необходимость привести в соответствие временные рамки доходов с временными рамками расходов. К примеру, система должна была обеспечить жесткую привязку по приходам денежных средств от клиентов по заключенным договорам и сопоставить их с выплатами по заключенным договорам с субподрядчиками.

Решение обеспечивает автоматизацию основной деятельности порта как транспортного узла, оказывающего услуги по перевалке груза и сопутствующим операциям (хранение, погрузочно-разгрузочные работы), а также позволяет решать стандартные задачи, стоящие перед менеджментом компании, такие как:

• Повышение уровня оперативности получения информации;
• Детализация планирования доходов с точностью до клиента и типа груза;
• Детализация планирования расходов с точностью до типа груза при планировании расходов на основную деятельность;
• Повышение глубины планирования бюджетов;
• Возможность проведения план-фактного анализа;
• Полный учет ТМЦ и переход на номенклатурное планирование;
• Более точный и оперативный расчет плановой себестоимости.

Решение для управляющей компании порта обладает рядом уникальных функциональных возможностей и позволяет:

• обрабатывать большой объем данных;
• создавать справочники услуг и ценообразования любого уровня сложности;
• учитывать особенности бизнес-процессов распределенной деятельности порта;
• организовывать обработку всего документооборота (счета, накладные, фактуры) в производственных подразделениях порта с учетом их специфики и соответствующим образом отражать их в учете;
• обеспечивать ведение учета экспортного НДС по различным методикам;
• обеспечивать поэтапное внедрение бизнес-процессов, возможность интеграции с существующими системами учета в порту для организации комплексности учета и оптимального перехода на новую систему;
• использовать технологию постепенного внедрения решения в информационную среду. Во время всего срока развертывания решения предприятие может активно функционировать.

В результате внедрения проекта были автоматизированы 15 дирекций предприятия, среди которых:

• Дирекция по производству;
• Дирекция по планированию и управлению собственностью;
• Бухгалтерия;
• Электросеть;
• Котельно-тепловое хозяйство и водоснабжение;
• Финансовая дирекция;
• Служба безопасности;
• Юридическая дирекция.

Среди основных результатов внедрения, выделенных руководством порта, после оценки эффективности автоматизации управляющей компании были особо отмечены:

• Возможность жесткого контроля процесса получения собственных доходов;
• Обеспечение прозрачности системы;
• Легкость формирования отчетов и сопроводительных документов на грузы;
• Возможность организации специфического учета экспортно-импортных операций и получения справок по подтверждению налоговых ставок.

Кроме того, внедрение совместно с ERP-системой Microsoft Dynamics AX интегрированной системы бюджетирования Plan Designer позволило руководству порта проводить многомерный план - факторный анализ исполнения бюджетов. Это, в свою очередь, добавило компании такие конкурентные преимущества как:

• Повышение уровня оперативности получения информации;
• Существенное повышение глубины планирования бюджетов;
• Переход на номенклатурное планирование, полный учет ТМЦ;
• Более точный и оперативный расчет плановой себестоимости.

В рамках следующего этапа внедрения автоматизированной системы намечены работы по реализации модуля Управление внеоборотными активами, включая управление капвложениями, основными средствами, имуществом портового хозяйства, и автоматизации бухгалтерского учета. В перспективе рассматривается потенциальная возможность интеграции Microsoft Dynamics AX с системой грузовой задачи и создание полноценного функционала по диспетчеризации деятельности порта.

По прогнозам руководства компании реализация проекта поможет увеличить капитализацию компании в 1,5 – 2 раза и значительно усилить позиции на национальном рынке и в региональном сегменте азиатско-тихоокеанского региона портовых услуг.

О компании Владивостокский морской торговый порт

ОАО Владивостокский морской торговый порт - один из крупнейших морских портов Дальнего Востока России. Порт расположен на северо-западном берегу незамерзающей бухты Золотой Рог. Через порт пролегают три главные международные линии в южно-корейском, вьетнамском и японском направлениях. До 80% всех грузов, проходящих через порт, являются зарубежными, 20% составляют каботажные перевозки. ВМТП специализируется на переработке насыпных, наливных, навалочных, лесных, а также генеральных грузов, включая контейнеры. Порт имеет 16 причалов длиной 4,2 тыс. м.