В начало
05 Октября 2013

В представительстве Royal Philips в России и СНГ завершен проект автоматизации управления договорами на базе Microsoft SharePoint

В компании Royal Philips завершен первый этап автоматизации документооборота на базе Microsoft SharePoint. Благодаря созданной системе управления большим объемом различных контрактов сотрудники заказчика получили удобный инструмент для ускорения и повышения прозрачности процесса согласования договоров.

Royal Philips с большим вниманием относится к эффективной организации рабочего процесса. Именно поэтому на уровне российского руководства компании было принято решение о создании выделенной группы по оформлению и согласованию контрактов и автоматизации данного процесса.

Сотрудники заказчика ежегодно обрабатывают, оформляют и согласовывают около десяти тысяч различных контрактов: это договоры поставки и закупки, трейд-маркетинговые и сервисные соглашения, контракты с агентствами по исследованию рынка и многие другие. Это трудоемкий процесс, который занимает достаточно много времени не только у специалистов отдела по управлению и сопровождению контрактов Royal Philips в России и СНГ, но и у коллег, которые непосредственно занимаются продажами, закупками, управлением проектами и маркетингом. Заказчику была необходима система, которая обеспечивала бы автоматизированное, централизованное и, что важно, контролируемое управление потоком документов, а также позволяла бы быстро и без лишних трудозатрат оформлять, согласовывать и затем хранить весь объем договорных документов.

Специалистами Royal Philips было изучено множество специализированных продуктов для решения поставленной задачи, однако ни одна готовая система не подходила. Требовалось нестандартное решение. Оптимальной по всем параметрам и наиболее гибкой была признана платформа Microsoft SharePoint, базовый функционал которой позволяет развернуть систему электронного документооборота любой сложности.

Однако, к сожалению, заказчик столкнулся с тем, что пока на рынке не так много квалифицированных специалистов, способных качественно реализовывать действительно сложные бизнес-задачи на базе динамично развивающегося продукта SharePoint. В качестве партнера была выбрана компания Softline, специалисты департамента разработки которой имеют большой опыт реализации информационных систем различного уровня сложности на базе SharePoint 2010.

Одним из ключевых требований, обусловленных внутренней политикой Royal Philips, было использование штатных возможностей Microsoft SharePoint без применения дополнительных средств разработки. Большая часть инфраструктуры компании находится на аутсорсинге у крупных сервис-провайдеров, которые предоставляют ей облачные решения. С одной стороны, это позволяет добиться необходимого уровня масштабирования и качества сервиса в масштабах всей компании, а с другой - накладывает некоторые ограничения на возможности изменения стандартных решений и сервисов на локальном уровне.

Работы по организации системы электронного документооборота были разделены на несколько этапов. На текущий момент успешно завершен первый этап, в рамках которого был настроен базовый функционал системы, обеспечивающий автоматизацию процесса подачи и обработки запросов по договорам для офиса, в котором работает более 700 человек. Кроме того, было организовано упорядоченное хранение и архивация документов, а заказчик получил возможность самостоятельной индивидуальной настройки представлений. SharePoint позволяет работать в системе всем одновременно, не мешая друг другу. И у каждого может быть своя настройка представления экрана.

В рамках второго этапа планируется доработка уже реализованной системы в части организации сбора аналитической информации. Компании важно получать данные в различных разрезах: сроки согласования тех или иных документов разными функциями (юристы, налоговики, финансовые контролеры, отдел закупок и т.д.), количество контрактов различных типов, процент используемых типовых договоров и прочее. Руководству и специалистам Royal Philips интересна информация о том, на каком этапе скапливаются документы, а на каких, наоборот, все происходит очень быстро. Все это позволит выявить «слабые места» в бизнес-процессах и усовершенствовать их.

Также в дальнейших совместных планах компаний обозначена реализация возможности быстрого формирования отчетности в наглядном виде. Решение должно позволить выводить данные в разрезе по людям, подразделениям и отслеживать динамику. Предполагается, что полученная аналитическая информация и возможность формирования отчетов помогут заказчику не только повысить производительность труда сотрудников, занимающихся договорами и повысить качество обработки документов, но и организовать командную работу по сложным контрактам, вовлечь людей в процесс непрерывного совершенствования самой контрактной системы.

Реализация в отделе по управлению и сопровождению контрактов московского офиса Royal Philips полноценной системы документооборота с использованием базовых возможностей SharePoint уже заинтересовала коллег из других стран, что говорит об очевидной практической пользе внедренного решения и возможности его тиражирования.

О компании Royal Philips:
Royal Philips (Нидерланды) – это международная компания, работающая в индустрии «здоровья и благополучия» и нацеленная на улучшение жизни людей путем внедрения значимых инноваций. На российском рынке Royal Philips присутствует с 1998 года, в московском офисе компании трудится порядка 700 человек.

Топ статей за Октябрь 2013

UNITILE переходит на Microsoft Dynamics AX

Microsoft обновляет голосовое управление и OCR для Bing

Правительство Ярославской области создает региональную систему объединѐнных коммуникаций на базе продуктов Microsoft

Взгляд Gartner на рынок горизонтальных порталов

В ALTERNATIVA PLATFORM начался проект внедрения Microsoft Dynamics NAV 2009

В представительстве Royal Philips в России и СНГ завершен проект автоматизации управления договорами на базе Microsoft SharePoint

В НИИФИ внедрена система управления и мониторинга инфраструктуры на базе Microsoft System Center 2012

Финансовый университет создает основу для внедрения новых образовательных технологий, проводя виртуализацию компьютерных классов на основе продуктов Microsoft

Компания Видео Интернешнл создает эффективный процесс управления разработкой с помощью Microsoft Team Foundation Server 2010 и Microsoft Project 2010

Финансовый университет консолидирует ИТ-инфраструктуру на основе Microsoft Windows Server 2012

Новый Посад сокращает затраты на покупку оборудования благодаря внедрению Office 365

Microsoft выпускает новый инструментарий для повышения доходов от рекламы на Windows Phone

Microsoft анонсирует следующую версию SDK для Kinect for Windows

СофтЭксперт

Архив

 

Новости ИТ Примеры внедрения Мысли про ИТ
ИТ-компании Серверные продукты ИТ-события
Агентство Вакансии География
Облако тегов Архив
2003-2015 © ИТ-контент

Контент Агентство "ИТ-Контент"

E-mail: itcontent@itcontent.ru

Реклама на сайте