Информатизация архивного дела на базе ПО Microsoft в Орловской области

В Орловской области завершен процесс информатизации архивного дела на базе продуктов Microsoft. В области архивного дела информатизация представляет собой процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использование в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.

Необходимость внедрения автоматизированных технологий в практику работы архивных учреждений, обусловлена необходимостью удовлетворения возрастающих потребностей общества в ретроспективной документной информации. Активное использование документов Архивного фонда области, повышение роли архивов в решении вопросов защиты законных прав граждан, в том числе по исполнению социально-правовых запросов, требуют повышения эффективности работы архивов, что в определенной мере достигается за счет внедрения новейших информационных технологий в архивную деятельность.

Внедрение автоматизированных технологий в архивное дело области началось с приобретения в 1997 г. областным архивом первых компьютеров. Они использовались для ведения организационно-распорядительной документации и исполнения социально-правовых запросов граждан.

Благодаря участию в 2002 и 2004 гг. в реализации подпрограммы «Архивы России» Федеральной целевой программы «Культура России» (2001–2005 гг.) была закуплена современная компьютерная техника. За период с 1998 г. по 2002 г. на базе учебного центра «СоцИнформ» было проведено обучение компьютерной грамотности специалистов архивного управления и сотрудников облгосархива. В 2002 г. в Государственном архиве Орловской области (ГАОО) создан отдел внедрения и эксплуатации информационных архивных технологий, что позволило перейти к планомерной работе по информатизации архива.

На первом этапе был выполнен анализ имеющихся в ГАОО информационных ресурсов. Были учтены характер и содержание документов, переданных и поступающих на архивное хранение, а также документов, которые образуются в результате текущей деятельности архивного учреждения.

На следующем этапе была разработана Программа информатизации архивного дела Орловской области, определяющая комплекс конкретных работ по информатизации, исполнителей и сроки проведения. Реализация Программы была намечена на 2004–2006 гг. Данной программой предусматривалась разработка 15 программ и баз данных, внедрение которых в практику архивной деятельности должно было расширить доступ к ретроспективной информации, наиболее точно удовлетворить потребности пользователей, использовать новые формы издания документов и справочников на электронных носителях, оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями. В ней предусматривались основные направления внедрения и развития информационных архивных технологий в областную архивную службу.

В настоящее время компьютерная техника Управления по делам архивов администрации Орловской области и ГАОО, по составу (компьютеры, лазерные принтеры, сканеры, цифровые ксероксы) и качеству соответствует тем требованиям, которые к ней предъявляются. Компьютеры установлены во всех структурных подразделениях облгосархива. Программное обеспечение представлено Windows 98/XP, Microsoft Office 2002/XP, стандартными системами и сервисными продуктами.

В соответствии с Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации организация применения информационных технологий в архиве включает в себя: организацию приобретения и создания программного обеспечения и компьютерной техники; сопровождение программного обеспечения; координацию ведения имеющихся баз данных; организацию доступа работников к базам данных; обеспечение безопасности баз данных и программного обеспечения; организацию обучения персонала; планирования применения автоматизированных технологий. Информатизация архивного дела развивается в соответствии с основными направлениями деятельности госархива.

В реализации первоочередного направления по учету документов главное место занимает ведение общеотраслевого программного комплекса (ПК) «Архивный фонд», который представляет собой автоматизированный комплекс, обеспечивающий создание информационного массива о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата на уровне фонда, описи, единицы хранения и документа.

Программа позволяет осуществлять контроль за хранением документов, их физическим состоянием, состоянием научно-справочного аппарата, ведением каталогов в автоматизированном режиме. Автоматически формируется паспорт архива, перечни фондов, описей, единиц хранения, исходный текст путеводителя по фондам архива, ряд сводных статистических отчетов. Для активизации работы с этой программой в Орловской области в сентябре 2002 г. была создана рабочая группа во главе с главным хранителем, в нее вошли специалисты отделов обеспечения сохранности документов и научно-справочного аппарата.

Для эффективного ведения и использования ПК «Архивный фонд», а также с целью организации других распределенных баз данных, обмена файлами, сообщениями, коллективной подготовки документов в областном архиве установлена локальная вычислительная сеть.

Заполняемый в облгосархиве ПК «Архивный фонд» является основой ведения программного комплекса «Фондовый каталог субъекта Федерации». Общеотраслевая программа «Фондовый каталог» формирует исходные тексты для подготовки структурных и тематических межархивных путеводителей, осуществляет поиск сведений по содержанию архивных документов.

С 2002 г. в ГАОО в автоматизированном режиме формируется и ведется БД «Реестр уникальных документов Архивного фонда Орловской области», который представляет собой информационный массив о составе, содержании и состоянии уникальных документов, хранящихся в областном архиве.

Пробная эксплуатация программы «Фотокаталог», предполагающая учет фотодокументов госархива, поиск по заданным критериям, формирование картотеки по рубрикам и видам документов, ведение отдельного учета и формирование описей особо ценных документов, определила необходимость внесения в нее корректив (в настоящее время осуществляются исправление и доработка программы).

В целях обеспечения сохранности документов с внедрением современных компьютерных технологий в архивную деятельность появились новые возможности для создания фонда пользования на уникальные и особо ценные документы. Технология оцифрования позволяет осуществлять одноразовый ввод документа в компьютерную систему, сохранять его в цифровой форме и предоставляет возможность многократного просмотра изображения документа на мониторе, а также копирования информации на электронные носители, выполнения печати с корректировкой качества, усилением слабоконтактных текстов, устранением многих видов дефектов, которые не поддаются реставрации традиционными способами.

Электронные копии фонда пользования создаются в первую очередь для наиболее используемых особо ценных и уникальных документов Архивного фонда области, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии с высокой степенью разрушения основы, что может повлечь утрату подлинника. «Экспериментальные работы по изготовлению электронных копий фонда пользования в областном госархиве проводятся с 2004 г. с использованием планшетного сканера и цифрового фотоаппарата.

В результате этих работ созданы электронные книги четырех дел фонда «Орловская областная комиссия по установлению и расследованию злодеяний немецко-фашистских захватчиков и их сообщников и причиненного ими ущерба гражданам, колхозам, общественным организациям, государственным предприятиям и учреждениям СССР, г. Орел, Орловской области. 1942 – 1944 гг.». Подготовлены методические рекомендации по созданию фонда пользования, которые регламентируют основные технологические операции получения электронных копий: выбор документов для оцифровки, выбор способа обработки документов различного типа (текст, планы, фото, чертежи), оцифрование документа, обработка изображений, создание электронной книги, запись на CD-R и DVD-R, передача копий на архивное хранение.

Важным направлением архивной деятельности является создание автоматизированного научно-справочного аппарата, в котором используется информация, накапливаемая в процессе учета документов. Ведется работа по совершенствованию автоматизированной формы «Система каталогов ГАОО. Учет и использование».

Разработаны и используются программы «Переработка описей по личному составу» и «Переработка описей общего делопроизводства». Информационную основу программы «Переработка описей по личному составу», применяемой для переработки описей личных дел, составляют сведения из описей личных дел номенклатурных работников, апелляционных и персональных дел, личных дел по приему в ВЛКСМ.

Использование базы данных «Решения и распоряжения городской и районных администраций с 1985 по 2000 гг.» позволяет оперативно получать необходимую информацию о конкретной деятельности городской и районных администраций за указанный период.

На ведомственном направлении намечена разработка учетной БД «Список организаций – источников комплектования архивных учреждений». На сегодняшний день составлен сводный список организаций – источников комплектований архивных учреждений области, в котором наряду с государственными предприятиями достаточно полно представлены и новые негосударственные структуры, документы которых отражают экономическую, политическую, культурную и общественную жизнь области. Работа со списком ведется постоянно, при включении в список новых организаций учитывается их роль в жизни области, города, района.

Для повышения эффективности и качества справочно-информационного обслуживания в стол справок установлена база данных «Учет исполнения запросов», в которой создается информационный массив карточек регистрации и учета исполнения запросов. Имеется возможность регистрации запроса граждан социально-правового характера, печати бланка заявления, ведения книги учета запросов, автоматизированного контроля за выдачей справок.

В работе с генеалогическими запросами используется база данных «Метрическая запись», которая представляет информационно-поисковую систему сведений о лицах разных сословий по метрическим книгам церквей г. Орла. Информационный массив состоит из трех блоков: сведения о родившихся, сведения о бракосочетавшихся, сведения об умерших.

В Государственном архиве области проходит апробацию база данных «Родословная», разработана база данных «История Орловщины». Сотрудниками госархива в автоматизированном режиме формируется и ведется Реестр уникальных документов Архивного фонда Орловской области. База постоянно пополняется по мере выявления уникальных документов. С 2003 г. информация о деятельности архивных учреждений области, о составе и содержании архивных документов помещается на сайте «Архивы России».

Об Архивном фонде Орловской области:

Архивный фонд Орловской области является наследием края, уникальной составной частью информационных ресурсов России. В состав Архивного фонда Орловской области входят находящиеся на территории Орловской области архивные фонды и архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения.

Документы Архивного фонда области хранятся в Государственном архиве Орловской области, в муниципальных архивах, в архивах учреждений, организаций и предприятий, в областных музеях и библиотеках. Архивный фонд области насчитывает около 2 млн. документов на бумажной основе, более 42 тыс. фотодокументов, 905 кино- и более 200 фонодокументов.