EOS for SharePoint в Правительстве Республики Хакасия

В Правительстве Республики Хакасия завершен провект по внедрению системы электронного документооборота EOS for SharePoint. Проект выполнила компания «ЭОС». Системы электронного документооборота в региональных органах власти превращаются в полноценный инструмент государственного управления. При этом, особенно значимыми становятся возможность документационной поддержки принятия решений и удаленный web-доступ.

Внедрение СЭД в российском региональном госсекторе изначально было мотивировано стремлением к автоматизации делопроизводственных процессов при сохранении бумажного документооборота. Однако благодаря изменениям в законодательстве функционал систем существенно расширился. В частности, в российских регионах СЭД позволяют осуществлять поддержку процессов управления электронными документами на протяжении всего жизненного цикла — от создания и утверждения до хранения и последующего уничтожения. СЭД также должны способствовать автоматизации таких бизнес-процессов как оказание госуслуг в электронном виде, обеспечивать электронное межведомственное взаимодействие.

Правительство Республики Хакасия начало активно перестраивать свою ИТ-инфраструктуру в 2001 году. Тогда был объявлен конкурс на реализацию первого этапа построения единой корпоративной сети в здании Правительства и Верховного совета. Требовались построение локальной сети, поставка и инсталляция серверов, СУБД и системы автоматизации документооборота на 20 рабочих мест.

Перед Отделом администрирования системных ресурсов Государственного комитета по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия стояла задача построения единого информационного пространства для работы исполнительных органов государственной власти республики. Для этого было необходимо создать условия для полного перехода от традиционного бумажного документооборота к безбумажной электронной технологии, автоматизировать делопроизводственные процессы и работу ведомств, построить межведомственное электронное взаимодействие и так далее. В итоге была выбрана система электронного документооборота от компании «ЭОС». Немаловажную роль сыграл и тот факт, что разработчик системы предоставляет постоянную поддержку, в частности, отслеживает актуальность нормативно-методологической базы и при необходимости вносит изменения в систему.

В настоящее время в системе автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия работают все сотрудники министерств и ведомств региона, а это более 700 рабочих мест. Для межведомственного взаимодействия при организации работы с документами дополнительно к СЭД подключены прокуратура республики и Управление министерства юстиции РФ по республике Хакасия, Территориальный орган Федеральной службы государственной статистики и Территориальный фонд обязательного медицинского страхования. Взаимодействие административных центров муниципальных образований с СЭД осуществляется по открытым каналам связи посредством обмена документами в электронном виде с использованием ЭЦП.

Движение бумажных документов удалось исключить полностью. В результате не только значительно увеличилась скорость работы специалистов, но и снизились издержки, которые неизбежно существовали при обмене бумажными документами. Поскольку в базе данных хранится не только учетная информация, но и электронные образы документов, сотрудники органов исполнительной власти и администраций муниципальных образований активно используют документационную поддержку в качестве инструмента принятия решений.

Для конвертации данных СЭД правительства республики с электронными системами федеральных органов власти создан адаптер, который после получения защищенного канала для обмена информацией, позволит организовать межведомственное взаимодействие с федеральными исполнительными органами государственной власти РФ, в части электронного документооборота.

В прошлом году стартовал пилотный проект для двух департаментов Администрации Ханты-Мансийского автономного округа – Югры по внедрению новой СЭД. Система электронного документооборота функционирует в администрации округа с 2005 года: «Кодекс: Документооборот» позволил автоматизировать процессы делопроизводства, организации электронного документооборота и формирования банков данных входящих, исходящих и внутренних документов, предоставления оперативного доступа к информации с разграничением прав доступа, электронного опубликования официальных документов. Однако для органов власти наиболее актуальной является сегодня задача распространения СЭД на всех сотрудников в рамках территориально распределенной структуры. Важными условиями для электронного взаимодействия между ведомствами и администрациями муниципальных образований является возможность полноценной работы через Web, а также высокая технологичность при выполнении типовых документационных процедур. Кроме того, Web-технологии не потребуют установки на рабочих местах пользователей основного клиентского приложения.

К важным преимуществам EOS for SharePoint относится возможность работать с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО). Функционал, необходимый для организации межведомственного взаимодействия, может также успешно применяться при построении электронной системы оказания государственных услуг. Ярким примером тому служит опыт создания в органах государственной власти, госорганах и учреждениях Московской области единой системы электронного документооборота (ЕСЭД). В ходе этого проекта были реализованы доработки программного и аппаратного обеспечения центрального узла ЕСЭД на платформе Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) и организаций-участников единой системы электронного документооборота для обеспечения электронного взаимодействия посредством центрального узла.

В настоящее время обеспечена автоматизация внутреннего и внешнего документооборота ведомственных СЭД органов государственной власти Московской области. Центральный узел ЕСЭД обеспечивает эффективный и гарантированный информационный обмен между участниками межведомственного электронного взаимодействия. В настоящее время также продолжается реализация подсистемы «Единая система нормативно-справочной и документированной информации» (ЕСНСИ), обеспечивающей взаимодействие между информационными системами с сохранением всех атрибутов юридической значимости электронных документов и записей базы данных, и использованием возможностей электронной цифровой подписи (ЭЦП). Фактически ЕСНСИ – набор справочников и классификаторов, позволяющих внешним системам актуализировать нормативно-справочную информацию. Таким образом, предусмотрительно начав работы по объединению СЭД органов власти, Правительство Московской области смогло подготовиться к изменению норм 210-ФЗ. Внедрение ЕСЭД расширило возможности граждан по реализации своих прав на получение государственных услуг, а интеграция со СМЭВ обеспечила возможность межведомственного электронного взаимодействия с прочими органами и организациями, участвующими в процессах предоставления государственных и муниципальных услуг.

О Правительстве Республики Хакасия:
Правительство Республики Хакасия - высший исполнительный орган государственной власти Республики. Председателем Правительства Республики Хакасия является Зимин Виктор Михайлович - Глава Республики Хакасия.