Завершен проект по автоматизации делопроизводства на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007 в ОАО «КамчатскЭнерго»

Завершен проект по автоматизации делопроизводства на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007 в ОАО «КамчатскЭнерго». Проект выполнил системный интегратор Softline Consulting Services. В проекте использовалось программное обеспечение полученное в рамках соглашения Enterprise Agreement .

В ходе проекта, длившегося около четырех месяцев, был реализован электронный реестр входящей и исходящей документации с возможностью последовательного и параллельного назначения поручений и контроля за их исполнением, а также разработана подсистема отчетности, позволяющая отслеживать и анализировать эффективность использования документов в компании.

Деятельность ОАО «КамчатскЭнерго» сопряжена с обработкой большого количества входящей и исходящей корреспонденции – более двух тысяч документов в месяц: договора, официальные письма, предложения, запросы и т.п. Для осуществления учета и контроля за использованием документов в ОАО «КамчатскЭнерго» вся документация регистрировалась в устаревшей программе, работа которой не отвечала современным требованиям и в бумажном виде отправлялась на рассмотрение ответственным лицам.

Контроль за исполнением поручений по работе с такими документами был затруднен, а поиск и повторное использование информации, содержащейся в этих документах, оказывался слишком сложным. В результате руководство компании приняло решение о модернизации автоматизации делопроизводства и постепенном переводе документооборота в электронный вид.

Для реализации этих целей была приглашена компания Softline Consulting Services, консалтинговое подразделение компании Softline. После детального анализа и консультаций со специалистами Softline был выбран продукт Microsoft Office SharePoint Server 2007 – мощное средство для организации совместной работы с электронной информацией и документами.

В рамках первого этапа проекта специалистами Softline Consulting Services было проведено предпроектное обследование и подготовлено техническое задание на разработку системы, где были формализованы требования к системе документооборота и описаны основные бизнес-процессы по работе с документами в компании ОАО «КамчатскЭнерго». В ходе следующего этапа разработчики Softline Consulting Services создали прототип системы и развернули его в тестовой среде для опытной эксплуатации. В рамках финального этапа был осуществлен ввод системы в промышленную эксплуатацию и подготовлен комплект документации по проекту и функционалу системы.

Построенная система предназначена для автоматизации работы с документами сотрудников ОАО «КамчатскЭнерго». Система позволяет: регистрировать входящую и исходящую документацию путем заполнения электронных регистрационных форм, выбирать ответственных за исполнение документов, руководителям подразделений формировать поручения подчиненным, назначать контролирующих, накладывать резолюции (утвержден, отклонен), отчитываться об исполнении поставленных задач, осуществлять эффективный поиск по названию, регистрационным свойствам и содержанию (если возможно) документов.

В планах ОАО «КамчатскЭнерго» – реализация документооборота во всех филиалах компании, организация структурированного электронного архива, позволяющего автоматически классифицировать хранимые в системе электронные документы, и автоматизация сложных бизнес-процессов по созданию, согласованию и утверждению внутренних и исходящих документов (приказов, служебных записок, договоров и т.п.).

Необходимость работы со все возрастающими объемами документации привела к тому, что автоматизация делопроизводства стала первоочередной задачей, стоящей перед ИТ-департаментом «КамчатскЭнерго»: руководителям требовался инструмент, который бы позволял, с одной стороны, эффективно систематизировать и классифицировать создаваемую информацию, а с другой стороны – контролировать деятельность подчиненных по исполнению поручений. Созданная специалистами Softline Consulting Services система позволяет значительно упростить и оптимизировать деятельность сотрудников компании при работе с документами, повысить скорость принимаемых в компании решений, а, следовательно, увеличить эффективность деятельности организации в целом.

Об ОАО «КамчатскЭнерго»:

ОАО «КамчатскЭнерго» является одним их крупнейших предприятий топливно-энергетического комплекса Дальнего Востока, осуществляющим производство, передачу, транспортировку и продажу электрической и тепловой энергии в регионе. В структуру компании входит несколько филиалов, распределенных по территории Дальнего Востока. Общая численность сотрудников компании превышает две тысячи человек.