В администрации МО «Академическое» Санкт-Петербурга будут использовать документооборот на Windows SharePoint Services 3.0

В марте 2010 года в Санкт-Петербурге компания «Вест Концепт» приступила к реализации проекта создания корпоративного портала электронного документооборота в Местной администрации Муниципального округа «Академическое» Калининского района.

Выбор в пользу Windows SharePoint Services 3.0 был обусловлен его характеристиками, обеспечивающими простоту и привычность интерфейса, легкость развертывания и обслуживания, отказоустойчивость, возможность удаленного доступа, возможность одновременной работы, разделение по уровням прав доступа. Немаловажным фактором стала также и невысокая стоимость решения.

Внедрение системы электронного документооборота призвано решить ряд проблем, препятствующих эффективной работе Администрации, таких как высокая загрузка сотрудников в связи с длительным поиском необходимой информации в большом объеме архивных данных, отсутствие автоматизации бизнес-процессов взаимодействия сотрудников Администрации, и, как следствие, длительное время обработки запросов граждан.

Администрация МО «Академическое» в первую очередь поставила задачу создания информационной системы, автоматизирующей деятельность канцелярии Администрации, а также процесс разработки правовых актов.

Внедряемая система реализует типовой бизнес-процесс приема обращений от физических лиц, когда заявки, написанные гражданами от руки на приеме у Главы Администрации либо присланные по почте, поступают в канцелярию Администрации для их дальнейшей обработки.

В соответствии с требованиями Заказчика система электронного документооборота канцелярии Администрации должна обеспечивать:

• удобство и простоту ввода информации по входящей и исходящей корреспонденции;
• связь исходящей и входящей корреспонденций;
• постановку задач исполнителям;
• контроль исполнения;
• хранение и архивацию документов;
• поиск, фильтрацию и сортировку документов по любым ключевым полям;
• создание различных отчетов (журнал учета, карточки документов, способы прихода);
• импорт в табличные базы данных;
• вывод на печать.

В ходе проекта осуществляется кастомизация Windows SharePoint Services 3.0 специально под требования Муниципальных советов, предъявляемые к процессам делопроизводства. В системе будет работать 32 пользователя. Выполнение проекта займет 1,5-2 месяца, а канцелярия Администрации сможет пользоваться системой уже через 2 недели.

В дальнейшем, МО «Академическое» планирует переход на полнофункциональное решение Microsoft SharePoint Server 2007, за счет более расширенных возможностей и невысокой стоимости решения благодаря дополнительным скидкам для государственных учреждений.

О МО «Академическое»
Муниципальное образование муниципальный округ Академическое - муниципальный округ № 19 в составе Калининского района Санкт-Петербурга. Образовано 6 июля 1998 года. Адрес Администрации: Санкт-Петербург, Гражданский пр., д. 84