Торговый дом «Библио-Глобус» внедряет систему Microsoft Navision

ИТ-инфраструктура торгового дома «Библио-Глобус» при помощи консультационной группы АТК была перестроена на основе продукта Microsoft Navision. Основной принцип, который был принят сторонами при ведении проекта, - необходимость сохранения существующих бизнес-процессов компании.

Проект подразумевал доработку стандартной функциональности системы и отражение специфики именно книжного бизнеса. Основная масса доработок оказалась связанной с логистическим контуром проекта.

На момент начала работ по формированию стратегии развития в области информатизации имеющаяся система управления предприятием представляла собой классический пример лоскутной автоматизации: бухгалтерский учет велся в отечественной учетной системе, складская программа, созданная силами сотрудников, состояла из разделов товарооборота, библиографии, Интернет-магазина и аналитической базы данных. Непосредственно учет розничной реализации поддерживала кассовая программа также собственной разработки.

Несмотря на отработанные механизмы обмена данными между системами, которые осуществлялись при минимальном участии человека, и неплохую производительность каждой системы в отдельности, информационная система предприятия в целом превращалась в огромное, нескладное сооружение. Такая конструкция требовала серьезных усилий даже для незначительных доработок, необходимых для соответствия системы текущим запросам бизнеса. Кроме того, постоянный рост объемов обрабатываемой информации снижал эффективность использования созданных информационных систем.

Развитие торгового дома «Библио-Глобус» привело к расширению сферы его деятельности. В частности, появился Интернет-магазин, возобновил работу букинистический отдел и отдел изданий прошлых лет выпуска. Выделились в территориально удаленные структуры товарный склад и офис. Все эти преобразования привели к реструктуризации предприятия в холдинг. В результате перемен возникла насущная необходимость переработки стратегии предприятия в области ИТ.

В начале 2002 года особенно остро встал вопрос о всестороннем и глубоком анализе издержек, построения развитой системы управленческого учета и бюджетирования. А это в свою очередь потребовало прозрачной и оперативной интеграции данных систем товарооборота и бухгалтерского учета. Руководство компании оказалось в ситуации выбора: либо переписывать существующие программы, либо выбрать готовую систему и адаптировать ее под нужды предприятия.

Как показали расчеты, совокупная стоимость владения системой собственной разработки в итоге оказывается выше, чем стоимость готовой системы. Кроме того, уникальные системы трудоемки в сопровождении и поддержке. Решено было остановиться на втором варианте автоматизации предприятия и внедрять готовую систему.

Среди систем, которые рассматривались с целью их последующего использования, были ведущие российские системы и несколько продуктов западных разработчиков.

Отечественные российские системы были отвергнуты в ходе аналитической работы , так как было известно о значительных сложностях при работе систем с большими справочниками и большим числом пользователей. Ни один из разработчиков не смог гарантировать поддержку справочника номенклатуры товаров объемом более 80 тысяч наименований и работу с более чем 800 транзакциями в день, при одновременной возможности формирования отчетной информации.

Выбор между зарубежными продуктами был более трудным. Специфика книготоргового бизнеса выдвигала особые требования к функциональности системы:

• Работа с использованием электронных форматов коммерческих документов (накладных, прайс-листов и планов выпусков литературы) принятых в отрасли;
• Расчет с поставщиками по мере реализации проданной продукции;
• Интеграция с существующим в магазине кассовым оборудованием;
• Интеграция со сканерами штрих-кода и терминалами сбора данных при приеме, отгрузке и перемещении продукции.

Решающими факторами при выборе системы Microsoft Navision стали: стоимость и размер планируемых временных затрат на основные доработки в системе, а также возможность осуществления доработок собственными силами.

Внедрение проекта началось с обследования предприятия, целью которого было проанализировать и согласовать особенности и потребности бизнеса, выработать требования к создаваемому решению. На этапе проработки дизайна системы была описана концепция реализуемого решения, определен интерфейс с внешними системами, а так же определены доработки, необходимые для обеспечения требуемой функциональности системы и отражения особенностей предприятия.

Вопросы оптимизации и реинжиниринга бизнес процессов и связанные с ними работы в области управленческого консультирования были выведены за рамки проекта.

В рамках проекта были реализованы следующие решения:

• Прием коммерческих предложений и прайс-листов от поставщиков в электронном виде (формат DBF, XML, Excel);
• Алгоритм автоматизации формирования заказа поставщику и внутреннего перемещения товара со склада в торговые подразделения магазина;
• Автоматическое формирование оплаты поставщиками по результатам реализации продукции;
• Механизм автоматического запуска задач в соответствии с заранее заданным расписанием;
• Логическое разделение складов компании по типам: торговля - хранение;
• Разработка формы, отражающей ассортимент товаров поставщика;
• Использование стандартов ODBC для альтернативного доступа к данным;
• Торговля товаром, принятым на комиссию от физических лиц;
• Использование сканеров считывания штрих-кода на этапе приема товара в торговый зал.

В силу организационных особенностей, специфики деятельности предприятия и порядка приоритетов стратегического развития, внедрение системы было разбито на 3 этапа:

1. Автоматизация товарооборота: закупки, продажа и учет товарных запасов. Этот этап, в свою очередь, решено было разбить на две стадии:
• Автоматизация отделов сопутствующих товаров, как то, салон «Разные товары», салоны продажи аудио- и видеопродукции (по плану в первую очередь). На этой стадии в информационной системе начали активно работать около 5-и пользователей.
• Автоматизация основного вида деятельности: книжный салон, склад, отдел закупок, оптовый отдел.
2. Бухгалтерский учет и финансовый анализ.
3. Расчет заработной платы и управление персоналом.

Всего за время выполнения настоящего проекта было автоматизировано более 50-ти рабочих мест.

Как показала практика, разделение этапов внедрения по отдельным контурам оказалось затруднительным для ERP-системы, так как финансовый и логистический контур системы тесно взаимосвязаны между собой. Тем не менее, на первом этапе внедрения основное внимание уделялось операциям, осуществляемым в рамках логистического контура, финансовые операции выполнялись «автоматически». Это можно объяснить сложившейся разобщенностью системы бухгалтерского учета и товарооборота и большим объемом работ: необходимо было организовать одновременную работу более 50 пользователей различной квалификации в сжатые сроки. Систему бухгалтерского учета решено было запускать с параллельным дублированием информации в двух системах. Жесткий режим внедрения требовал тщательного тестирования разработанных модулей и обучения пользователей.

Внедрение первой стадии этапа прошло достаточно гладко. К единственному ее недостатку можно отнести некоторое нарушение сроков подготовки ежедневной отчетности, связанное как с недостаточной подготовкой конечных пользователей, так и с отсутствием готовности работы сотрудников отдела ИТ предприятия с системой. Однако к сезонному пику продаж предприятие подошло с нормальным ритмом работы.

По итогам введения проекта магазин не только пережил сезонный пик деловой активности, учебную кампанию, но восстановил штатный режим подготовки отчетной документации. Появилась возможность говорить о первых результатах.

Внедрение единой информационной системы позволило:

• Обеспечить фундамент для дальнейшего сокращения сроков подготовки и предоставления управленческой и отчетной информации;
• Выявить на предприятии ряд бизнес-процессов, требующих первоочередной модификации и оптимизации;
• Формализовать и документировать функции, выполняемые сотрудниками предприятия, а также оценить их влияние на эффективность работы предприятия в целом;
• Обеспечить достоверность первичной информации, вводимой в систему.

О компании

Торговый дом «Библио-Глобус» занимает одну из самых заметных позиций в российском книготорговом бизнесе. Он был основан в 1957 году. Сегодня в магазине одновременно выставляется свыше 60 тыс. названий российских книг и более 6 тыс. книг зарубежных авторов, а также около 35 тыс. наименований канцелярских товаров; работает коллекционный отдел, сервисный и культурный центр. Основная стратегия «Библио-Глобуса»: в рамках ассортиментной политики: «Любая книга, выпущенная в России и за ее пределами, должна быть представлена в Библио-Глобусе».