ЗВЕЗДА-ЭНЕРГЕТИКА с помощью Microsoft Project значительно увеличила эффективность координации работ по проектам

Крупная энергетическая компания ЗВЕЗДА-ЭНЕРГЕТИКА испытывала необходимость в создании единой информационной системы для увеличения эффективности управления своими проектами. В результате была создана и внедрена АСУП на основе используемого ПО Microsoft Project и проведена интеграция с существующей корпоративной системой бюджетного управления на базе Инталев: КФ 2004.

С помощью Microsoft Project ЗВЕЗДА-ЭНЕРГЕТИКА устранила конфликт между различными программными продуктами, что позволило создать единое информационное пространство на предприятии и использовать свои ресурсы гораздо эффективнее.

ЗВЕЗДА-ЭНЕРГЕТИКА имеет собственный департамент управления проектами, задачей которого является координация всего фронта работ по коммерческим проектам на горизонтальном уровне. Специалистами компании накоплен немалый опыт в области проектного управления, в том числе с использованием средств автоматизации.

Однако все задачи по управлению решались персоналом департамента самостоятельно, по собственной инициативе, в частности, с помощью стандартной версии Microsoft Project. Из всего функционала Microsoft Project было задействовано лишь управление временными ресурсами. При этом информация о проектах находилась, в основном, в локальном варианте у менеджеров проектов без возможности публикации на сервере. Это исключало вовлечение в работу в единой проектной среде остальных бизнес-подразделений компании. Таким образом, силы были разрозненны, что, конечно, не могло дать необходимый толчок для повышения эффективности и качества работы, а также сокращения сроков реализации заказов.

После внедрения в компании в 2005 году системы оперативного учета на базе 1С: Предприятия 8.0, а также системы управленческого учета и бюджетного управления на основе решения Инталев: Корпоративные финансы 2004 (Инталев: КФ 2004) перед руководством компании встала очередная задача - повысить уровень автоматизации ведения собственных коммерческих проектов. Фактически, это и стало отправной точкой к поиску и окончательному выбору автоматизированной системы класса EPM (Enterprise Project Management) с последующим внедрением в масштабах предприятия.

Проанализировав ситуацию, руководство предприятия пришло к выводу о необходимости создания и внедрения полноценной АСУП, позволяющей решать задачи оперативного управления проектами в едином информационном пространстве, которое также предстояло создать. Система должна была удовлетворять следующим условиям:

1. По факту внедрения система должна стать стандартом взаимодействия всех подразделений компании в процессе реализации проектов на уровне базового функционала для управления сроками, финансовыми, материальными и человеческим ресурсами.
2. С помощью данной системы должна произойти унификация корпоративных шаблонов проектов, содержащих исходную базовую структуру декомпозиции работ с установленными длительностями и назначенными ресурсами. Это позволяет значительно уменьшить затраты на планирование новых проектов.
3. Система должна обеспечить централизацию хранения накопленной информации по текущим и завершенным проектам как на уровне задач, так и на уровне возникающих в процессе реализации документов.
4. Одна из самых важных прикладных задач - интеграция АСУП с существующей корпоративной системой бюджетного управления на базе коммерческого продукта Инталев: КФ 2004.

Взвесив все за и против, руководство остановилось на решении, предлагаемом софтверным интегратором и знакомом специалистам команды: было решено создавать информационную систему на базе Microsoft Project. Основной идеей стало превращение данного программного обеспечения в инструмент, отражающий еще и реальную финансовую картину по проекту, что исключило бы необходимость привлечения сотрудников финансово-экономического блока предприятия для получения данной информации, либо работы управляющего еще и в финансовой учетной системе.

Для выполнения поставленной задачи по масштабной доработке Microsoft Project и превращению продукта в полноценную корпоративную систему, руководители предприятия обратились к помощи софтверной фирмы Поликом Про, уже накопившей многолетний опыт реализации подобных проектов. Компания-интегратор была выбрана не случайно. Согласно представлениям руководства ЗВЕЗДА-ЭНЕРГЕТИКА, она должна была удовлетворять следующим условиям: во-первых, находиться территориально близко, чтобы иметь возможность оперативно решать любые проблемные ситуации, возникающие на этапе внедрения системы; во-вторых, несомненно, учитывался положительный опыт компании-партнера в реализации проектов внедрения АСУП на базе Microsoft Project. По третьему критерию - опыту успешных взаимоотношений с потенциальными компаниями, внедряющими данную систему - подходила лишь компания Поликом Про.

В команду проекта внедрения АСУП вошли как представители софтверной компании, так и заказчика: специалисты ИТ-департамента, ключевые пользователи подразделения - заказчика системы.

Специалисты компании-интегратора вместе с заказчиком проанализировали бизнес-процессы, связанные с управлением проектами, после чего разработали концепцию системы, а также регламент бизнес-процессов и документооборота.

Далее был разработан план реализации проекта, проведена настройка системы на основе ПО Microsoft Enterprise Project Management, сформировано техническое задание на интеграцию информационных баз Microsoft Enterprise Project Management и Инталев: КФ 2004.

На основе ТЗ были созданы программные модули, позволяющие экспортировать плановую информацию по бюджету проекта в управленческий контур системы Инталев: КФ 2004, а в Microsoft Project доставлять фактические данные по движению денежных средств.

Во время тестирования первой и последующих версий модуля интеграции у компании-заказчика возник целый ряд новых требований к изменению функциональности. В связи с этим специалистам компании-интегратора пришлось пересмотреть некоторые организационные вопросы, в том числе сроки выполнения заказа.

Следующим этапом после установки и настройки АСУП стало обучение сотрудников компании-заказчика консультантами Поликом Про работе в системе в соответствии с местом каждого из сотрудников в проектной структуре. Для исполнителей в рамках проектов был проведен короткий четырехчасовой курс, подкрепленный методическими материалами с инструкциями, как получить доступ к проекту через Project Web Аccess, как открыть назначенную задачу и проставить процент ее исполнения. Для менеджеров проектов специалистами Поликом Про были проведены расширенные курсы по работе в системе, а также были выпущены подробные инструкции, затрагивающие вопросы управления рисками, отслеживания критического пути и т.д.

В ходе настройки и опытной эксплуатации системы были сформулированы требования к представлению информации по проектам. При этом оказалось, что новая система на основе Microsoft Enterprise Project Management позволяет автоматизировать до 80% типовых задач проектного управления. В конце 2006 года система была запущена в промышленную эксплуатацию.

После внедрения на предприятии АСУП менеджерам проектов стала доступна сводная финансовая информация, а также сведения по всему портфелю проектов. Появилась возможность получения по запросу информации о сроках, затратах, ходе выполнения и количестве текущих проектов в каждой группе, подробных сведений по любому проекту, информации о загруженности каждого специалиста, актуальных данных о бюджете проекта, загружаемых из финансовой корпоративной системы Инталев: КФ 2004.

По результатам внедрения компанией получены:

• регламент управления проектами на базе Microsoft Project 2003;
• установленная и настроенная лицензированная технологическая платформа;
• программный модуль обмена информацией между учетной управленческой системой и системой управления проектами;
• учебно-методические материалы для пользователей системы всех уровней;
• архив проектной информации.

Благодаря созданному специалистами Поликом Про модулю интеграции вся плановая бюджетная информация по проектам автоматически передается в управленческую финансовую систему, и, наоборот, информация по фактическим оплатам и поступлениям попадает из управленческого контура в проектную среду.

Система позволяет также обосновать (путем анализа загрузки ресурсов с помощью анализатора портфеля проектов) такие действия, как увеличение сроков исполнения проекта. В случае обоснованного смещения критических сроков есть возможность утвердить второй базовый план и сделать его эталоном для сравнения с фактическими данными. В системе существует возможность ведения до 11 базовых планов одновременно.

В  настоящее время в АСУП работает порядка 15 основных пользователей (управляющих проектами), а также более 40 исполнителей, имеющих возможность пользоваться ресурсами с помощью Project Web Access.

Таким образом, планирование и использование ресурсов -  временных, финансовых, материальных или человеческих - стало прозрачным и более эффективным. Многие вопросы актуализации данных и контроля исполнения задач по проекту теперь решаются в он-лайн режиме. Отслеживание критических сроков наступления событий в процессе реализации проектов перестало носить стихийный характер за счет пунктуально формируемых самой системой уведомлений.

Вместе с тем, при вводе системы в промышленную эксплуатацию стала актуальной цель, изначально не обозначенная в рамках проекта, - создание проектного офиса, без которого в рамках уже существующего департамента управления проектами невозможно эффективное развитие системы проектного управления в дальнейшем. Проектный офис, по мнению руководства компании, будет исполнять роль идеологического центра, координирующего все вопросы изменения системы и доработки регламентных процедур, обучения менеджеров проектов, управления пулом ресурсов и т.п.

Дальнейшие доработки АСУП планируются только в части механизма интеграции с корпоративной системой бюджетного управления в связи с переводом ее с платформы Инталев: КФ 2004 на Инталев: КФ 2005.

Подробности на сайте Microsoft

О компании ЗВЕЗДА-ЭНЕРГЕТИКА

Инжиниринговая организация ЗВЕЗДА-ЭНЕРГЕТИКА является одной из крупнейших компаний России, предлагающим комплексные решения в области энергообеспечения. Основной продукт, реализуемый компанией - стационарные и блочно-модульные малые электростанции мощностью до 200 МВт.  ЗВЕЗДА-ЭНЕРГЕТИКА была создана в 2001 году, и за шесть лет своего существования реализовала свыше 450 проектов на базе дизельных и газопоршневых агрегатов.