Управление лицензиями в корпорации «Жилищная инициатива»

Корпорация «Жилищная инициатива» при поддержке компании Softline получила контроль над своим программным обеспечением, которое играет существенную роль в функционировании корпорации. С целью сведения к минимуму юридических рисков и финансовых затрат на программное обеспечение было выбрано решение по внедрению технологии SAM (Software Asset Management – Управление лицензиями на ПО).

Численность ИТ-персонала корпорации – всего два человека, что обусловлено небольшим компьютерным парком, состоящим из 45 персональных машин и двух серверов. Основные приложения, используемые в компании, – Microsoft Windows, Microsoft Office, 1C, продукты «Лаборатории Касперского», а также специализированное строительное программное обеспечение.

Software Asset Management (SAM) — это технология, направленная на оптимизацию процессов управления активами программного обеспечения в организации и на их защиту: учет программного обеспечения, его использования, лицензий (прав на использование), документов, подтверждающих наличие прав на использование (таких как сертификаты, лицензионные свидетельства, лицензионные соглашения, договоры, бухгалтерские отгрузочные документы), разработка и использование регламентов и политик закупки программного обеспечения, ввода его в эксплуатацию, эксплуатации, вывода ПО из эксплуатации и т. д.

Внедрение проекта было поручено специалистам компании Softline, которая является признанным авторитетом в области поставок программного обеспечения, консалтинговых и образовательных ИТ-услуг.

В рамках проекта Softline провела комплексную интеграцию системы управления программным обеспечением в существующую структуру корпорации. Нужно отметить, что работа по внедрению была проведена «с нуля» всего шестью специалистами Softline в течение трех недель.

Был произведен аудит программного обеспечения с последующим сопоставлением результатов аудита с имеющимися документами, подтверждающими наличие необходимых лицензий. По результатам инвентаризации и ее анализа были разработаны рекомендации по использованию программного обеспечения в компании, т. е. была разработана система закупки программного обеспечения, его установки, аудита, списания и т. д. Также на основе детального изучения бизнес-процессов корпорации было стандартизировано программное обеспечение для каждого рабочего места пользователя путем составления «паспорта компьютера». В рамках проекта по внедрению технологии SAM сотрудников также проконсультировали по юридическим вопросам, касающимся использования программного обеспечения в корпорации. В частности, специалисты по юридическому консалтингу компании Softline подготовили методические рекомендации для доказательства правомерности используемого ПО.

В результате внедрения в Корпорации «Жилищная инициатива» технологии управления лицензиями удалось сократить затраты на лицензирование примерно на 10%. По результатам проведенного компанией Softline аудита и сопоставления лицензионных документов был создан ролевой набор ПО для компании, т. е. для каждой категории сотрудников, выполняющих определенные бизнес-роли, был создан набор стандартного ПО, необходимого для выполнения служебных обязанностей. Например, стала очевидной необходимость лицензировать около 15% используемого программного обеспечения. Около 10% имеющихся лицензий не соответствовали текущим версиям приложений, более 30% программного обеспечения было удалено из-за недолицензирования.

Согласно четкой схеме управления, ИТ-отделом корпорации проводится регулярный аудит ПО, осуществляемый один раз в месяц.

Также можно выделить следующие преимущества, полученные корпорацией, благодаря внедрению технологии SAM:

• разделена ответственность за установку нелицензионного программного обеспечения между пользователями и ИТ-персоналом;
• осуществлена формализация и стандартизация договоров на закупку программного обеспечения, соответствующих требованиям законодательства РФ;
• приведено обоснование легальности использования программного обеспечения, созданного внутри компании в рамках служебных задач сотрудниками компании, так называемых «Служебных произведений»;
• исключена возможность «перелицензирования» и «недолицензирования» программного обеспечения;
• упорядочен процесс управления программным обеспечением в течение всего его жизненного цикла в рамках компании;
• благодаря внедрению «паспорта компьютера», удалось оптимизировать структуру используемого пользователями программного обеспечения; каждый сотрудник имеет необходимый ему набор приложений, что позволяет минимизировать средства на закупку и ограничить установку нелегального программного обеспечения управленческими средствами.

Внедрение SAM в перспективе позволит корпорации:

• реализовать учет используемого программного обеспечения, что даст возможность компании осуществлять закупку только тех программных продуктов, которые реально нужны и используются в рабочем процессе;
• выстроить процесс постоянного аудита – обновления информации об используемом программном обеспечении, за счет которого будет осуществляться постоянный контроль за ПО, установленным на пользовательских ПК.

Подробности на сайте Microsoft

О корпорации «Жилищная инициатива»
Открытое акционерное общество Корпорация «Жилищная инициатива» было образовано в 1990 году. Корпорация «Жилищная инициатива» выполняет функции инвестора, заказчика и генерального подрядчика, эксплуатирующей организации, осуществляет риэлтерскую деятельность, правовое сопровождение сделок. Корпорация последовательно развивает принципы комплексной реконструкции и застройки городских территорий, активно работает над совершенствованием проектов квартир, офисов, осуществлением программ капитального ремонта и модернизации жилищного фонда.