Менеджмент компания «Зеленая страна» внедряет систему электронного документооборота на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007

В связи с увеличением объемов документации, менеджмент-компания «Зеленая страна» внедряет систему электронного документооборота на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Внедрение разработанной системы электронного документооборота позволило сделать процесс обращения документации более прозрачным и эффективным, сократить сроки выполнения рутинных операций, минимизировать риски потери информации и документов.

В связи с увеличением количества контрагентов и сотрудников «МК «Зеленая страна» ежедневно приходилось обрабатывать большое количество документов. Поэтому перед руководством компании остро встали вопросы автоматизации договорного и других документационных процессов, создания электронного архива документов для решения следующих задач:

• организация удобного поиска и хранения информации;
• организация оборота документации для сопровождения текущей деятельности;
• организация работы канцелярии;
• сокращение сроков получения корреспонденции;
• создание эффективного и прозрачного механизма обработки заявок по технической поддержке.

Кроме того, будущая система электронного документооборота должна была предоставлять возможности работы с хранилищем документов через web-портал, поиска документов по имени файла и содержанию, а также разграничение прав доступа к объектам СЭД (регистрационным реестрам, папкам хранилища, отчетам, справочникам и т.д.).

Осенью 2007 года руководство «МК «Зеленая страна» провело тендер по выбору поставщика системы электронного документооборота, по результатам которого предпочтение было отдано компании Digital Design. Предложенное ее специалистами решение заключалось в построении системы документооборота «МК «Зеленая страна» на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007. В рамках проекта предполагалось использовать все преимущества выбранного продукта:

• широкие возможности по настройке системы;
• высокий уровень масштабирования;
• инструменты интеграции с продуктами Microsoft;
• возможности web-доступа.

Договор между «МК «Зеленая страна» и Digital Design был подписан в октябре 2007 года.

Внедрение системы документооборота осуществлялось в два этапа. На первом этапе специалисты Digital Design провели обследование бизнес-процессов заказчика и создали проект будущей системы. Далее были реализованы следующие задачи:

• построено электронное хранилище документов;
• автоматизирован договорной процесс;
• автоматизирован процесс обработки заявок на техническую поддержку.

Электронное хранилище документов «МК «Зеленая страна» было создано на базе программного продукта Microsoft Office SharePoint Server 2007. В рамках этой задачи специалистами Digital Design были настроены необходимые функциональные возможности:

• библиотеки форм документов (шаблоны документов);
• формы документов в формате Microsoft Office InfoPath 2007 (входящие, исходящие, внутренние документы);
• регистрационные журналы (места регистрации и хранения документов с возможностью группировки и сортировки по атрибутам);
• справочник типов документов (внутренние, входящие, исходящие, с группировкой по типам);
• справочник номенклатуры дел;
• справочник сотрудников;
• справочник контрагентов;
• механизм поиска документов;
• механизм оповещения сотрудников (по электронной почте).

В рамках автоматизации договорного процесса был реализован механизм регистрации и согласования документации. Для решения этой задачи специалисты Digital Design задействовали следующие возможности Microsoft Office SharePoint Server 2007:

• хранилище договорной документации (библиотеку документов);
• форму договора в формате Microsoft Office InfoPath 2007;
• механизмы поиска документов (встроенные механизмы Microsoft Office SharePoint Server 2007, в том числе полнотекстовый поиск);
• механизмы представления данных хранилища (с поддержкой группировки и сортировки по атрибутам карточки договора);
• механизмы маршрутизации договорной документации по определенным правилам (с возможностью модификации участников договорного процесса и последовательности движения документа в рамках процедуры согласования);
• механизмы уведомления участников договорного процесса (по электронной почте);
• механизмы мониторинга определенных событий договорного процесса;
• механизмы формирования истории обработки договорной документации.

Для автоматизации процесса обработки заявок на техническую поддержку и обеспечения их централизованного хранения в «МК «Зеленая страна» были использованы следующие функциональные возможности Microsoft Office SharePoint Server 2007:

• механизмы поиска документов;
• механизмы представления данных хранилища и отчетности;
• маршрутизация заявок по определенным правилам;
• уведомление участников процесса обработки заявок (по электронной почте);
• Мониторинг Определенных Событий Процесса Обработки Заявок.

Внедрение разработанной системы электронного документооборота позволило сделать процесс обращения документации более прозрачным и эффективным, сократить сроки выполнения рутинных операций, минимизировать риски потери информации и документов. Многие бизнес-процессы в «МК «Зеленая страна» значительно ускорились за счет создания единого информационного пространства, в результате чего существенно повысилась эффективность использования ресурсов компании.

Подробности на сайте Microsoft

О «Менеджмент компании «Зеленая страна»»

«Менеджмент компания «Зеленая страна» (ранее «Еврогарден») была создана в мае 2006 года с целью развития в России сети садовых центров с широким ассортиментом разнообразных товаров и услуг для владельцев загородных домов. Торговая сеть «Зеленая страна» входит в крупнейшую европейскую сеть садовых центров Intratuin B. V. (www.intratuin.nl), одного из признанных лидеров европейского садоводческого рынка.