Участие в программе Microsoft Home Use Program облегчило органам власти Ярославской области переход на новую версию Microsoft Office Professional Plus 2010

Сотрудники аппарата Правительства и других органов власти Ярославской области широко используют продукты Microsoft в своей работе. В 2010 году, когда встала задача перехода на новую версию Microsoft Office, было решено принять участие в программе Microsoft Home Use Program (HUP), позволяющей сделать такой переход максимально легким. Эта программа является частью подписки Software Assurance и предоставляет возможность установки лицензионных копий приложений Microsoft Office на домашних компьютерах сотрудников по минимальной цене (9$).

Благодаря простоте и удобству в использовании программы HUP пользователи смогли осуществить установку нового ПО дома самостоятельно, не прибегая к помощи ИТ-специалистов. Полномасштабное внедрение Microsoft Office Professional Plus 2010 в организации помогло обеспечить доступ к документам Office из любой точки и способствовало повышению производительности труда сотрудников.

 

Как рассказал заместитель директора Департамента информатизации и связи Правительства Ярославской области Владимир Ионов, несколько лет назад сотрудники органов власти региона использовали в своей деятельности приложения пакета Open Office. При этом достаточно часто возникали проблемы при работе с документами, поступающими от партнеров, поскольку из-за различия форматов эти документы не всегда корректно отображались.

Чтобы решить данную проблему и вместе с тем обеспечить пользователям комфортные условия работы, было принято решение об использовании набора приложений Microsoft Office. С этой целью в июне 2009 г. между Департаментом информатизации и связи Правительства Ярославской области и компанией Microsoft было заключено соглашение Enterprise Agreement. Это соглашение представляет собой программу корпоративного лицензирования, созданную корпорацией Microsoft для организаций, которые имеют 250 и более компьютеров, выбрали платформу Microsoft в качестве корпоративного стандарта и намерены развивать сотрудничество в сфере информационных технологий.

Лицензионное соглашение Enterprise Agreement позволяет организации использовать различные версии Microsoft Office, поэтому Департамент информатизации и связи Правительства Ярославской области решил провести эксперимент.

В качестве консультанта для проекта внедрения Microsoft Office 2010 был привлечен партнер Microsoft — ярославская компания АЛАН, которая уже имела опыт успешного внедрения ряда инфраструктурных программных продуктов корпорации Microsoft в органах власти Ярославской области.

Чтобы осуществить переход на последнюю версию набора приложений Microsoft Office наиболее быстрым и эффективным образом и при этом не увеличить бремя нагрузки на специалистов Департамента информатизации и связи, на которых, как правило, ложится консультирование сотрудников при использовании нового ПО, было решено принять участие в программе Microsoft Home Use Program.

Эта программа предоставляет сотрудникам организации возможность за минимальную стоимость (9$) получить копию приложений Microsoft Office, на которые были приобретены корпоративные лицензии, для установки на домашних компьютерах. Благодаря такой возможности они могут работать дома с той же версией программного продукта, что и на работе. Это дает сотрудникам уверенность в совместимости создаваемых ими документов, а также облегчает переход на новую версию ПО, так как знакомство с ней происходит и дома, и на работе. На использование продуктов не накладывается никаких ограничений — сотрудник может использовать их как для рабочих, так и для личных целей. Количество сотрудников, имеющих право на домашнее использование ПО, определяется количеством закупленных корпоративных лицензий.

Как рассказал директор компании АЛАН Александр Елин, развертывание Microsoft Office Professional Plus 2010 осуществлялось в три несложных этапа. На первом из них следовало активировать программу Home Use Program и получить код доступа. Для этого сотрудник организации, который был указан в качестве основного контактного лица при подписании корпоративного соглашения, регистрировался на портале Центра поддержки корпоративных лицензий (Volume Licensing Service Center, VLSC) и, выбрав из списка предложенных опций «Программа Home Use Program», вводил номер лицензии. При этом он указывал доменные имена адресов сотрудников, участвующих в программе.

На втором этапе выполнялась передача дистрибутива пользователям. Для этого тот же сотрудник, который активировал программу Home Use Program, рассылал сотрудникам письмо с кодом доступа и ссылкой на сайт www.microsofthup.ru, где они получали ключ и дистрибутив Microsoft Office.

И наконец, на третьем этапе проводился инструктаж пользователей по установке продуктов с помощью специально подготовленной «Инструкции по установке Home Use Program».

Как отметил Владимир Ионов, говоря об особенностях процесса развертывания новой версии ПО, чтобы не загружать сеть большим количеством закачек дистрибутива Microsoft Office Professional Plus 2010, сначала дистрибутив был передан ответственным специалистам в каждом органе исполнительной власти, а те, в свою очередь, распространили его среди сотрудников своей организации.

На сегодняшний день в органах государственной власти Ярославской области свыше 1200 пользователей работают с офисными продуктами Microsoft. Каждый сотрудник имеет возможность использовать Microsoft Office Professional Plus 2010 на домашнем компьютере.

Рассказывая о преимуществах новой версии Microsoft Office, Владимир Ионов выделяет такие усовершенствования, как улучшенный календарь Microsoft Outlook и новые возможности управления электронной почтой, а также значительно расширенные возможности редактирования мультимедийных элементов, включая видео, в Microsoft PowerPoint. Microsoft Office 2010 обеспечивает быструю подготовку документов с помощью представления Microsoft Office Backstage, объединяющего основной набор команд, а появление функции Sparklines в Microsoft Excel позволяет строить миниграфики, помещающиеся внутри ячеек и наглядно отображающие динамику числовых данных.

Переход на новую версию Microsoft Office позволяет решить и такую проблему, как доступ к документам отовсюду, где есть интернет. Такая возможность появляется с онлайн-приложениями — облегчёнными версиями Word, PowerPoint, Excel и OneNote, работающими в браузере.

В Microsoft Office 2010 значительно расширены возможности соавторской работы, когда несколько пользователей, находящихся на любом удалении друг от друга, могут одновременно редактировать документы в Microsoft Word, Microsoft PowerPoint или Microsoft OneNote.

Говоря о планах на будущее, Владимир Ионов отметил, что в 2011 году Департамент информатизации и связи намерен продлить лицензионное соглашение на использование программных продуктов Microsoft в органах власти Ярославской области.

Подробности на сайте Microsoft

О Правительстве Ярославской области

Ярославская область входит в состав Центрального федерального округа и объединяет 100 муниципальных образований, 11 городских и 69 сельских поселений. Административный центр области — город Ярославль. Правительство Ярославской области является постоянно действующим высшим исполнительным органом государственной власти, формируемым Губернатором. Основными задачами правительства являются разработка проектов областного бюджета и программ социально-экономического развития региона; обеспечение их исполнения и подготовка соответствующих отчетов об исполнении; формирование других областных органов исполнительной власти.