Компания «Янтарный Полигрим» осуществила миграцию офисной системы с OpenOffice.org на платформу Microsoft Office 2007

В связи с необходимостью использовать лицензионное программное обеспечение компания «Янтарный Полигрим» решила внедрить офисные приложения OpenOffice.org, созданные на базе открытого кода и не требующие покупки лицензии. Однако жалобы от сотрудников всех подразделений на неудобство работы в этой программной среде привели к решению о переходе на Microsoft Office. Переход компании «Янтарный Полигрим» на Microsoft Office 2007 обеспечил удобство и повышение эффективности работы ее сотрудников.

Проект реализовывался почти одновременно с внедрением комплексного решения для компаний малого бизнеса — Microsoft Small Business Server 2003 (SBS). На базе SBS был развернут инструмент для совместной работы Microsoft SharePoint Services, на основе которого теперь работает служба Service Desk.

Необходимость использования легитимной платформы для офисной системы поставила руководство компании «Янтарный Полигрим» перед выбором существующих на рынке решений. Сначала выбор был сделан в пользу миграции на офисные приложения OpenOffice.org, созданные на базе открытого кода и не требующие покупки лицензии. Однако жалобы от сотрудников всех подразделений на неудобство работы в этой программной среде заставили директора компании «Янтарный Полигрим» принять решение о приобретении и развертывании в компании Microsoft Office. Использование новой системы офисных приложений сразу показало положительные результаты и продолжилось в новом офисе, с открытием которого также было решено внедрить комплексное решение для малого бизнеса — Windows Small Business Server 2003 и средство для совместной работы SharePoint Services. Эти инструменты открывают новые перспективы внедрения элементов аналитики, прогнозирования и стратегического планирования.

Компания «Янтарный Полигрим» специализируется на выпуске рекламно-коммерческой и офисной полиграфической продукции (книг, брошюр, буклетов, бланков, визитных карточек, плакатов и проч.), предоставляет услуги в области флексопечати на рулонных материалах и широкоформатной печати. Деятельность компании охватывает три направления:

1. Печать полиграфической продукции под заказ в рамках тендера
2. Производство удостоверений, обложек, учетных книг
3. Оперативный выпуск полиграфической продукции (макеты, плакаты, визитки) на массовый рынок. В число основных структурных подразделений компании входит производственный отдел, бухгалтерия, отдел продаж, офис продаж и дизайнерский отдел

Для подготовки тендерной документации для государственных предприятий в первую очередь необходимы два рабочих инструмента — программа электронных таблиц, обеспечивающая подготовку документации, анализ себестоимости, быстрый подсчет и сверку цифр, и электронная почта для обеспечения коммуникаций, постановки задач, планирования встреч, передачи информации (в том числе отправка и сбор отчетов).

Как и во многих других компаниях малого и среднего бизнеса, у руководства «Янтарного Полигрима» отсутствовала финансовая возможность осуществить одновременный перевод всех рабочих мест на лицензионную платформу, которая обеспечила бы комфортную среду для работы всех подразделений в структуре офиса компании. В тот момент было принято решение, которое казалось разумным и единственно возможным, — осуществить миграцию на офисные приложения OpenOffice.org, созданные на базе открытого кода и не требующие покупки лицензии.

Вопрос легализации решался путем приобретения и установки на все компьютеры пользователей «Янтарного Полигрима» операционной системы Windows XP Professional, а также инсталляции нелицензируемой офисной системы OpenOffice.org.

Реакция пользователей на OpenOffice.org оказалась негативной: его приложения были непривычными и неудобными, функционал – не столь широким, как на используемых сотрудниками дома программах Microsoft Office. В целом система работала медленно и ей не хватало ресурсов настольных систем.

В компании также столкнулись с отсутствием поддержки необходимых форматов документов. Так, например, не поддерживались форматы документов Excel, в которых часто сохраняются и редактируются данные из бухгалтерской системы 1C. В этих же форматах бухгалтерия привыкла готовить сводные таблицы, рассчитывать себестоимость, налоговую нагрузку и выполнять многие другие операции.

За бухгалтерией последовали другие структуры компании. Вопрос о переходе на легальную версию Microsoft Office стал подниматься практически на каждом совещании.

Руководство «Янтарного Полигрима» приняло решение о постепенном переходе с OpenOffice.org на платформу Microsoft Office. Перевод на новую систему офисных приложений осуществлялся одним из ведущих региональных поставщиков решений Microsoft и Золотым партнером Microsoft, калининградской компанией «Новый мир».

Первым подразделением, в котором была установлена система Microsoft Office, стала бухгалтерия.

Вскоре в компании открылась вторая площадка, — офис оперативной полиграфии, занимающийся розничными продажами, и сразу же встал вопрос о коммуникациях между производственным офисом и офисом продаж. Для решения этой задачи был приобретен продукт Microsoft Windows Small Business Server 2003 (SBS) – это интегрированное ИТ-решение представляет собой полнофункциональный бизнес-сервер, включающий в все, что нужно малым и средним компаниям. При внедрении его сразу встал вопрос выбора почтового клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, входящего в SBS. Некоторое время для этой цели пытались ограничиться использованием службой Outlook® Web Access сервера SBS.

В результате сегодня Outlook 2007 — основной рабочий инструмент офиса продаж, обеспечивающий работу с электронной почтой, планирование, создание встреч и ведения календаря, а также решение множества текущих задач.

Попутно на платформе SBS был развернут инструмент для совместной работы Windows SharePoint Services, на базе которого функционирует служба Service Desk. В рамках Service Desk решаются самые различные внутриофисные задачи компании.

Всякий раз, когда поднимался вопрос о приобретении нескольких копий Microsoft Office для очередной группы пользователей, оказывалось, что в большинстве случаев они смутно представляют себе, какой функционал будут задействовать. Из всего арсенала возможностей Microsoft Office в лучшем случае используется 40%, а в худшем — 5%. Поэтому первый вопрос, который задает генеральный директор «Янтарного Полигрима» руководителям подразделений, которые приходят к нему с просьбой о покупке Microsoft Office, — какова их цель?

В настоящее время в компании «Янтарный Полигрим» идет плавный процесс обучения, освоения новых функций Microsoft Office.

Широкие функциональные возможности приложений пакета Microsoft Office позволяют существенно оптимизировать работу компании, повысить производительность труда офисных сотрудников. Например, использование общей базы контактов всеми сотрудниками позволяет значительно сократить потери времени на их поиск.

При внедрении Microsoft Office в комплексе с сервером SBS (EBS) открываются новые перспективы для более детального анализа работы предприятия. Сейчас в «Янтарном Полигриме» развертывается аналитическая система на базе сервера SBS, доступ к которой можно будет получить через Microsoft Office. Следующий шаг, который планируется сделать, — это настроить получение аналитических срезов за определенные периоды — по объемам продаж, по финансовым потокам, по товарным остаткам и так далее.

Еще одна возможность Microsoft Office, которую планируется использовать, — это выявление закономерностей динамики продаж с помощью функции Excel (условно штатной при наличии SBS сервера). Она позволяет понять тип клиентской аудитории, проанализировав клиентскую базу, проводить сегментацию базы клиентов, выявлять их ключевые потребности на основании истории продаж, делать прогнозы объемов продаж.

Дополнительная перспектива связана с совместным использованием документов в среде SharePoint, что является важным для управления информацией и запуска рабочего процесса.

Подробности на сайте Microsoft

О компании «Янтарный Полигрим»

Компания «Янтарный Полигрим» специализируется на выпуске рекламно-коммерческой и офисной полиграфической продукции, предоставляет услуги в области флексопечати на рулонных материалах и широкоформатной печати.