В начало
05 Декабря 2011

Научно-образовательный центр нанотехнологий РАН автоматизирует делопроизводство и управление процессами СМК на платформе Microsoft SharePoint Server 2010

Являясь научно-образовательным центром нанотехнологий РАН, Санкт-Петербургский академический университет стремится к оптимизации собственной ИТ-инфраструктуры.

Для реализации этого стремления было инициировано внедрение компонент автоматизации управления процессами делопроизводства и системы менеджмента качества (СМК) на платформе Microsoft SharePoint Server 2010. Целью внедрения была оптимизация организационной деятельности Академического университета, связанной с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, хранением и учётом документов, назначением задач, контролем исполнительской дисциплины, управлением документами и записями СМК, мониторингом процессов СМК.

 

Внедрение системы менеджмента качества по стандарту ISO 9001:2008 в Академическом университете привело к необходимости пересмотра дорогостоящих и малоэффективных способов «бумажной» работы с документами, оптимизации автоматизации управленческой деятельности и ее перевода в электронную форму. Кроме того, предстоящая сертификация системы менеджмента качества Академического университета потребовала поиска инструментов, позволяющих сделать менее трудоемким процесс подготовки и проведения аудитов СМК.

Таким образом, назрела необходимость поиска профильного, технологичного, простого в поддержке и использовании решения для оптимизации организационной деятельности Академического университета, связанной с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, хранением и учётом документов, контролем исполнительской дисциплины, управлением документами и записями СМК, мониторингом процессов и проведением аудитов СМК.

Компоненты «Делопроизводство» и «СМК» на платформе Microsoft SharePoint Server 2010, предназначены для автоматизации организационной деятельности, связанной с регистрацией, обработкой, подготовкой, хранением и учётом документов, назначением задач, контролем исполнительской дисциплины, процессами согласования, утверждения, ознакомления с документами, управлением документами и записями СМК.

Основные функции компонент «Делопроизводство» и «СМК»:

  • Создание по шаблонам внутренних документов организации: приказы, распоряжения, служебные записки, письма и пр.;
  • Регистрация входящих документов (внутренних и внешних), исходящих, факсов, приказов/распоряжений;
  • Автоматизация основных маршрутов движения документов: согласование, утверждение, ознакомление, назначение/переназначение задачи, постановка на контроль;
  • Хранение результатов процессов, связанных с документом, в карточке документа;
  • Функционал связанных с документом задач и других документов (приказ + внутренний акт, например);
  • Контроль исполнительской дисциплины (назначение исполнителей c уведомлением о назначенной задаче, мониторинг исполнения задач и документов «на контроле»);
  • Публикация, хранение и многокритериальный поиск документов;
  • Журналы регистрации корректирующих, предупреждающий действий;
  • Журналы регистрации несоответствий, мониторинга компетентности персонала, документов о соответствии;
  • Журналы регистрации мониторинга вычислительной техники, резервных копий, оценки поставщиков;
  • Электронная номенклатура дел СМК;
  • Процессы согласования, утверждения, ознакомления с документами СКМ, хранение отчетов о результатах процессов;
  • Инструменты мониторинга результативности процессов СМК;
  • Инструменты информирования сотрудников об изменениях документации и записей СМК;
  • Сервисы администрирования: заведение пользователей, раздача прав доступа, резервное копирование и восстановление данных, настройка уведомлений.

Внедренная система позволила оптимизировать и повысить эффективность взаимодействия сотрудников за счет создания единого информационного пространства для электронного обмена информацией и автоматизации основных процессов делопроизводства и СМК организации:

  • уменьшение времени прохождения служебной корреспонденции (входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов) между подразделениями за счет движения документов в электронном виде;
  • повышение прозрачности процессов движения служебной корреспонденции за счет возможности контролировать в режиме реального времени ход выполнения процесса работы с документом (исполнение документа, согласование проекта документа);
  • ускорение поиска служебной корреспонденции за счет хранения всех документов в единой базе данных;
  • сокращение трудозатрат на выполнение делопроизводственных функций: тиражирование, распечатка документов, ознакомление с документами;
  • сокращение трудоемкости управления документами и записями СМК;
  • снижение затрат на поддержание инфраструктуры обмена сообщениями, в том числе уменьшение затрат на расходные материалы;
  • полномасштабное внедрение в практику работы современных инструментов обмена информацией и совместной работы сотрудников.

В дальнейших планах по развитию системы – создание единого справочно-информационного портала, который позволит обеспечить централизованный и удобный доступ к общедоступной информации подразделений, позволит каталогизировать и систематизировать информационные ресурсы Университета.

Подробности на сайте Microsoft

О СПБ АУ НОЦНТ РАН
 
СПБ АУ НОЦНТ РАН - это первое и на сегодняшний день единственное высшее учебное заведение, входящее в систему Российской академии наук. Инициатива организации Академического университета принадлежала директору ФТИ им. А. Ф. Иоффе РАН, вице-президенту РАН, академику Ж. И. Алфёрову, который возглавляет его с момента создания по настоящее время и является сегодня ректором. Центр высшего образования создан для осуществления в Академическом университете образовательных программ высшего и послевузовского профессионального образования, программ дополнительного образования и повышения квалификации.

Топ статей за Декабрь 2011

Санкт-Петербургский государственный политехнический университет внедрил технологии виртуализации

В сети пиццерий Mamamia завершено внедрение решения LS Retail на платформе Microsoft Dynamics NAV 2009

Nissan будет продавать автомобили в Microsoft Dynamics CRM

ОАО «Сетевая компания» Республики Татарстан выбирает Exchange Server 2010 для организации совместной работы и планирования рабочей деятельности

ОАО «Сетевая компания» Республики Татарстан выбирает Exchange Server 2010 для организации совместной работы и планирования рабочей деятельности

Для компании Piterra создан корпоративный портал на платформе Microsoft Office SharePoint Server 2007

Компания «Золотая Середина» подвела итоги работы решения Manzana Loyalty на базе Microsoft Dynamics CRM

Компания MAREVEN FOOD CENTRAL модернизировала почтовую систему Microsoft Exchange Server до версии 2010

Мэрия Новосибирска выбрала платформу Microsoft SharePoint 2010 для развертывания единого портального решения, а также системы хранения и обмена информацией для муниципалитета

Мэрия Новосибирска выбрала платформу Microsoft SharePoint 2010 для развертывания единого портального решения, а также системы хранения и обмена информацией для муниципалитета

Что ждать от Microsoft в 2012 году?

Научно-образовательный центр нанотехнологий РАН автоматизирует делопроизводство и управление процессами СМК на платформе Microsoft SharePoint Server 2010

«Элтех» запускает товародвижение и CRM на базе Microsoft Dynamics AX 2009

«Элтех» запускает товародвижение и CRM на базе Microsoft Dynamics AX 2009

Факультет психологии МГУ выбирает ИТ-инфраструктуру на базе продуктов Microsoft

Завершен проект перевода Altyntau Resources на Microsoft Dynamics AX 2009

В группе компаний Mercury начался проект по внедрению Microsoft Dynamics AX 2009

В компании Прагматик завершено внедрение Microsoft Dynamics AX 2009

C Новым годом!

В ООО «Нарьянмарнефтегаз» завершено внедрение Microsoft SharePoint 2010

Архив

 

Новости ИТ Примеры внедрения Мысли про ИТ
ИТ-компании Серверные продукты ИТ-события
Агентство Вакансии География
Облако тегов Архив
2003-2015 © ИТ-контент

Контент Агентство "ИТ-Контент"

E-mail: itcontent@itcontent.ru

Реклама на сайте