Научно-образовательный центр нанотехнологий РАН автоматизирует делопроизводство и управление процессами СМК на платформе Microsoft SharePoint Server 2010
Являясь научно-образовательным центром нанотехнологий РАН, Санкт-Петербургский академический университет стремится к оптимизации собственной ИТ-инфраструктуры.
Для реализации этого стремления было инициировано внедрение компонент автоматизации управления процессами делопроизводства и системы менеджмента качества (СМК) на платформе Microsoft SharePoint Server 2010. Целью внедрения была оптимизация организационной деятельности Академического университета, связанной с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, хранением и учётом документов, назначением задач, контролем исполнительской дисциплины, управлением документами и записями СМК, мониторингом процессов СМК.
Внедрение системы менеджмента качества по стандарту ISO 9001:2008 в Академическом университете привело к необходимости пересмотра дорогостоящих и малоэффективных способов «бумажной» работы с документами, оптимизации автоматизации управленческой деятельности и ее перевода в электронную форму. Кроме того, предстоящая сертификация системы менеджмента качества Академического университета потребовала поиска инструментов, позволяющих сделать менее трудоемким процесс подготовки и проведения аудитов СМК.
Таким образом, назрела необходимость поиска профильного, технологичного, простого в поддержке и использовании решения для оптимизации организационной деятельности Академического университета, связанной с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, хранением и учётом документов, контролем исполнительской дисциплины, управлением документами и записями СМК, мониторингом процессов и проведением аудитов СМК.
Компоненты «Делопроизводство» и «СМК» на платформе Microsoft SharePoint Server 2010, предназначены для автоматизации организационной деятельности, связанной с регистрацией, обработкой, подготовкой, хранением и учётом документов, назначением задач, контролем исполнительской дисциплины, процессами согласования, утверждения, ознакомления с документами, управлением документами и записями СМК.
Основные функции компонент «Делопроизводство» и «СМК»:
Создание по шаблонам внутренних документов организации: приказы, распоряжения, служебные записки, письма и пр.;
Регистрация входящих документов (внутренних и внешних), исходящих, факсов, приказов/распоряжений;
Автоматизация основных маршрутов движения документов: согласование, утверждение, ознакомление, назначение/переназначение задачи, постановка на контроль;
Хранение результатов процессов, связанных с документом, в карточке документа;
Функционал связанных с документом задач и других документов (приказ + внутренний акт, например);
Контроль исполнительской дисциплины (назначение исполнителей c уведомлением о назначенной задаче, мониторинг исполнения задач и документов «на контроле»);
Публикация, хранение и многокритериальный поиск документов;
Журналы регистрации несоответствий, мониторинга компетентности персонала, документов о соответствии;
Журналы регистрации мониторинга вычислительной техники, резервных копий, оценки поставщиков;
Электронная номенклатура дел СМК;
Процессы согласования, утверждения, ознакомления с документами СКМ, хранение отчетов о результатах процессов;
Инструменты мониторинга результативности процессов СМК;
Инструменты информирования сотрудников об изменениях документации и записей СМК;
Сервисы администрирования: заведение пользователей, раздача прав доступа, резервное копирование и восстановление данных, настройка уведомлений.
Внедренная система позволила оптимизировать и повысить эффективность взаимодействия сотрудников за счет создания единого информационного пространства для электронного обмена информацией и автоматизации основных процессов делопроизводства и СМК организации:
уменьшение времени прохождения служебной корреспонденции (входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов) между подразделениями за счет движения документов в электронном виде;
повышение прозрачности процессов движения служебной корреспонденции за счет возможности контролировать в режиме реального времени ход выполнения процесса работы с документом (исполнение документа, согласование проекта документа);
ускорение поиска служебной корреспонденции за счет хранения всех документов в единой базе данных;
сокращение трудозатрат на выполнение делопроизводственных функций: тиражирование, распечатка документов, ознакомление с документами;
сокращение трудоемкости управления документами и записями СМК;
снижение затрат на поддержание инфраструктуры обмена сообщениями, в том числе уменьшение затрат на расходные материалы;
полномасштабное внедрение в практику работы современных инструментов обмена информацией и совместной работы сотрудников.
В дальнейших планах по развитию системы – создание единого справочно-информационного портала, который позволит обеспечить централизованный и удобный доступ к общедоступной информации подразделений, позволит каталогизировать и систематизировать информационные ресурсы Университета.
СПБ АУ НОЦНТ РАН - это первое и на сегодняшний день единственное высшее учебное заведение, входящее в систему Российской академии наук. Инициатива организации Академического университета принадлежала директору ФТИ им. А. Ф. Иоффе РАН, вице-президенту РАН, академику Ж. И. Алфёрову, который возглавляет его с момента создания по настоящее время и является сегодня ректором. Центр высшего образования создан для осуществления в Академическом университете образовательных программ высшего и послевузовского профессионального образования, программ дополнительного образования и повышения квалификации.
