В банке «Северная казна» запущено в эксплуатацию решение по организации совместной работы в договорно-правовом отделе юридического управления на основе Microsoft SharePoint Services 3.0

Руководству юридического управления банка «Северная казна» требовалось объединить все поступающие запросы в одном источнике, наладить контроль загрузки и исполнительской дисциплины сотрудников отдела. Для решения этой задачи был создано решение на основе технологии Microsoft SharePoint Services 3.0, которое позволило объединить все поступающие запросы, оперативно назначать исполнителей, контролировать сроки выполнения и трудозатраты.

В рамках решения реализован функционал связывания запросов с файлами библиотек документов, доски обсуждения, библиотеки типовых документов. Благодаря этому сотрудники юридического управления могут быстрее находить документы по исполненным запросам, согласовывать заключения со специалистами в предметных областях и использовать результаты работы при выполнении схожих задач.

Юридическое управление банка «Северная казна» является сервисным подразделением. Основная часть работы юридического управления – это обработка запросов других подразделений банка. Сотрудники других отделов направляют в юридическое управление запросы с помощью системы электронного документооборота, электронной почты, по телефону или на бумаге. В ходе выполнения запросов руководитель отдела либо руководитель Юридического Управления может назначить исполнителя для подготовки решения по запросу.

Юридическое Управление состоит из четырех отделов:

1. Договорно-правовой отдел занимается деятельностью, связанной с юридическим обеспечением не основных бизнес-процессов Банка – юридическое консультирование, подготовка и визирование текстов документов.
2. Отдел взысканий и исковой защиты занимается проведением взысканий с плохих заемщиков и юридической защитой Банка.
3. Экспертно-правовой отдел занимается подготовкой типовых документов и юридическим консультированием, связанным с основными бизнес-процессами Банка.
4. Отдел сопровождения бизнеса занимается юридическим контролем и сопровождением кредитных, расчетных операций и аккредитивов.

Руководство юридического управления приняло решение на первом этапе внедрить портал в договорно-правовом отделе. Деятельность отдела состоит в следующем:

1. Выполнение запросов подразделений и сотрудников Банка, поданных в форме служебных записок и в свободной форме.
2. Выполнение запросов внешних лиц, организаций и органов.
3. Выполнение запросов, на согласование договоров, не относящихся к основному бизнесу Банка.
4. Выполнение запросов, связанных с подготовкой и утверждением внутренних нормативных документов банка.
5. Выполнение запросов на подготовку нотариальной доверенности сотрудникам банка.

Разработанное решение представляет собой сайт юридического управления банка, состоящий из узлов отделов. На первом этапе было принято решение автоматизировать работу договорно-правового отдела. Благодаря разработанной синхронизации с каталогом пользователей Active Directory узел договорно-правового отдела позволяет сотруднику любого отдела любого филиала банка создать заявку. Сотрудники банка имеют возможность создать заявку одного из пяти типов:

• На выдачу доверенности
• На исполнение запроса
• На исполнение запроса сторонней организации
• На согласование договора
• На согласование нормативного документа

После составления заявки сотрудники банка будут получать уведомление о статусе заявки: имя исполнителя, срок исполнения, готовность, комментарии исполнителя. Непосредственно на узле отдела пользователи могут проверять состояние выполнения заявки, ознакомиться с решением и получить по ссылке в решении результаты в виде файла из библиотеки документов.

При назначении исполнителя руководитель отдела также указывает ориентировочную трудоемкость задачи и срок исполнения. Это позволяет при большом потоке заявок проконтролировать исполнение всех поступивших заявок без лишних затрат времени руководителя отдела, т.к. контроль осуществляется «по отклонениям».

Оценка трудоемкости задач позволяет руководителю видеть суммарную загрузку исполнителей на ближайшие дни. Непосредственно в момент назначения задачи руководитель отдела получает суммарную сводку по загрузке исполнителей.

Если необходимо привлечь к решению задачи более одного специалиста или получить заключения специалиста другого отдела, руководитель отдела может создать рабочую область по задаче. После создания рабочей области всем участникам приходит приглашение на данную рабочую область. Перейдя по ссылке, пользователи могут участвовать в обсуждении в виде форума и совместно работать над документом.

Настройки безопасности позволяют авторам заявок получить доступ к информации о ходе выполнения. Исполнители видят только назначенные им задачи, начальник отдела получает картину по всем задачам своего отдела, а руководитель управления имеет возможность просматривать информацию по всем отделам управления.

Совместные ресурсы – такие как библиотека типовых решений, база договоров и нормативных документов предоставляет быстрый доступ сотрудников управления к информации, необходимой в работе. Возможность создания ссылок между документами библиотек позволяет связывать между собой договоры и приложения, дополнительные соглашения, внутренние нормативные документы и поправки к ним.

Руководитель юридического управения и руководители отделов с помощью данного решения получают возможность контролировать работу исполнителей. По каждой заявке хранятся плановые и фактические значения трудоемкости и сроков исполнения.

В результате ежедневной работы работы сотрудников юридического управления узел накапливает информацию по всем исполненныи и отклоненным заявкам, становится базой знаний юридического управления. Система поиска позволяет искать решения по уже закрытым заявкам и созданным документам.

Возможность подавать заявки в юридическое управление и контролировать их исполнение со своего рабочего места экономит сотрудникам банка время и дает возможность планировать свою работу, согласовывать сроки выполнения заявок юридическим управлением со сроками выполнения своих задач. При изменении сроков по каким-либо причинам автор заявки получает уведомление с указанием причины и прогноза готовности.

Возможность обсуждать вопросы по заявкам в виде форума позволяет нескольким сотрудникам согласовывать решения, оставаясь на своем рабочем месте.

Подробности на сайте Microsoft

О банке «Северная казна»

Банк «Северная казна» по многим финансовым показателям уверенно входит в первую сотню кредитных учреждений России, а по размерам чистых активов, собственных средств, сумме средств на счетах клиентов и прибыли «Северная казна» является одним из крупнейших банков Свердловской, Челябинской и Пермской областей. Благодаря высокому уровню сервиса и отлаженной системе работы с клиентами, ежегодно до 35% всех вновь регистрируемых предприятий Екатеринбурга открывают свои счета именно в банке “Северная казна”. При создании “Северной казны” с самого начала была сделана ставка на лидерство в передовых банковских технологиях. Со временем солидный список инноваций позволил банку занять лидирующие позиции в регионе именно за счет того, что новые технологии позволяли качественно обслуживать большее число клиентов.