Самарская Губернская Дума внедрила систему электронного документооборота на платформе DocsVision 3.5

С октября 2006 года в Самарской Губернской Думе началась эксплуатация автоматизированной информационной системы комплексного электронного документооборота (АИСКЭД СГД), созданной на платформе DocsVision 3.5 с использованием технологии Microsoft. NET. В системе работает более 150 пользователей - депутаты, их помощники, сотрудники аппарата Думы.

Программная платформа DocsVision разработана на основе передовых технологий: Microsoft SQL Server 2005, Internet Information Server с использованием Web-farms и XML web-служб. Также в решении использовались Microsoft.NET 2.0, Microsoft Exchange Server 2003.

Суммарный документооборот Думы составляет порядка 12 тысяч документов в год, с которыми работают около 40 подразделений Думы. Поэтому эффективное управление столь сложной системой документационного обеспечения должно базироваться на использовании современных информационных технологий, обеспечивающих создание полнотекстовой информационно-технологической системы электронного документооборота. Именно такой является созданная и внедренная в Думе автоматизированная информационная система комплексного электронного документооборота.

Ранее в Самарской Губернской Думе эксплуатировалась система электронного документооборота на платформе Lotus Notes. Система была внедрена в 1997 году. За время эксплуатации система развивалась, обновлялось программное обеспечение. Однако со временем поддержка системы усложнилась из-за дефицита специалистов на самарском рынке, хорошо знающих данную платформу.

Были сформулированы требования, исключающие возникновение подобной ситуации в будущем: наличие простых визуальных инструментов для поддержки и развития системы; возможности интеграции с другими информационными системами посредством XML Web Services.

В основу функционирования системы положена современная разработка DocsVision, ориентированная на крупные компании с возможностью быстрого создания и доработки системы документооборота под конкретные требования заказчика.
В основе решения лежит инфраструктура Microsoft. Стандартные средства Microsoft Windows Server позволяют быстро развертывать систему, настроенную под индивидуальные нужды заказчика. Служба каталогов Active Directory обеспечивает возможность создавать управляемый файловый сервер с гибкими настройками прав доступа. Мощная платформа .NET Framework обеспечивает быстрый и эффективный способ разработки масштабируемых корпоративных приложений.

В созданном решении также были использованы Microsoft SQL Server и Microsoft Exchange Server. Клиентская часть выводится в окне Internet Explorer и не требует отдельной установки. Дополнительное клиентское приложение, интегрированное с Microsoft Outlook, позволяет работать с системой даже тем пользователям, которые находятся вне офиса. Система легко дорабатывается под конкретные нужды заказчика и позволяет решить возникающие предметные проблемы при внедрении продукта и максимально удовлетворить пожелания заказчика.

На первом этапе проводилось развертывание серверных компонент системы и доработка функциональности системы в соответствии с пожеланиями заказчика. На втором этапе была произведена автоматическая инсталляция рабочих мест и обучение пользователей. Этап опытной эксплуатации состоял из нескольких подэтапов, на которых подключались новые группы пользователей системы.

Период становления системы составил 10 месяцев. За это время были проведены анализ деловых процессов в Думе, доработка системы с учетом специфики работы сотрудников, опытная эксплуатация. После тестирования и обучения пользователей началась промышленная эксплуатация системы.

С момента ввода в промышленную эксплуатацию в систему электронного документооборота были вовлечены все сотрудники, участвующие в законотворческой деятельности Думы.

Система электронного документооборота АИСКЭД СГД:

• Существенно повышает эффективность работы с документами, обеспечивая автоматизацию базовых процессов документооборота и совместную работу сотрудников.
• Улучшает контроль за состоянием документооборота, исключает утрату отдельных документов, позволяя отслеживать все уровни исполнения документов.
• Обеспечивает автоматизацию регламентов и процессов наложения и исполнения резолюций.
• Позволяет контролировать исполнительскую дисциплину как отдельных сотрудников, так и подразделений в целом.
• Сокращает время, затрачиваемое на поиск документов.
• Снижает затраты на обработку документов.
• Обеспечивает внедрение технологий обработки электронных документов (в виде текстовых и графических форматов “электронных образов”).
• Создает сводный каталог электронной библиотеки документов Думы.

В системе реализована возможность использования электронной цифровой подписи при согласовании и утверждении документов, что планируется использовать в будущем.

Подробности на сайте Microsoft.

О Самарской Губернской Думе

Самарская Губернская Дума - законодательный орган государственной власти Самарской области. Компетенция, порядок деятельности Думы, ее органов и должностных лиц определяются Конституцией Российской Федерации, Уставом области, федеральным и областным законодательством и Регламентом Самарской Губернской Думы.