Кондитерское объединение «СладКо» внедряет концепцию мобильного офиса, основанную на технологиях Microsoft

Для осуществления распределенной групповой работы в компании «СладКо» был проведен ряд мероприятий организационного и информационного характера, в основе которых лежало внедрение новейших технологий Microsoft, направленных на реализацию концепции мобильного офиса. Для помощи во время реализации проекта были приглашены специалисты проектно-наладочного предприятия «БИОС».

В результате была построена информационная система, позволившая существенно снизить риски, связанные с отсутствием в офисе критически важных сотрудников компании и офисные расходы.

Кондитерское объединение «СладКо» изначально создавалось на основе нескольких территориально разобщенных предприятий, общее управление которыми необходимо было создавать. Кондитерские фабрики компании расположены в Ульяновске и Екатеринбурге, главный офис — в Москве, большая часть продаж приходится на регионы, а топ-менеджеры живут в разных городах.

Вместо традиционного решения, подразумевающего создание центрального офиса с концентрацией в нем всего управленческого персонала, руководители компании пошли по иному пути, решив реализовать концепцию «мобильного офиса». Внедрение такого решения было действительно необходимо, чтобы повысить общую управляемость: проблемы, возникавшие при традиционном подходе к управлению компанией, значительно затрудняли ее работу.

Воплощение этой концепции потребовало принципиально нового подхода к построению корпоративной информационной инфраструктуры и внедрения новых информационных технологий, обеспечивающих безопасность коммуникаций, стабильность и конфиденциальность при широких функциональных возможностях.

При всей своей привлекательности идея мобильного офиса могла быть реализована только в том случае, если бы руководству компании удалось решить несколько важнейших задач. Среди них можно назвать:

• организационную поддержку концепции, разработку новой структуры, организацию обучения мобильного персонала;
• выработку новых корпоративных стандартов удаленного взаимодействия, наработку «корпоративной культуры мобильного офиса»;
• реорганизацию сетевой инфраструктуры компании, внедрение новых аппаратных средств и устройств, поддерживающих удаленную работу;
• внедрение программного обеспечения, поддерживающего удаленную работу, интеграцию его в существующую инфраструктуру.

Решение последних двух задач составило технологический базис концепции. Ко времени внедрения «мобильного офиса» в компании «СладКо» уже существовала развитая информационная структура, основанная на продукции Microsoft. Поэтому желательно было нарастить новую функциональность, не разрушая старой.

В качестве информационной платформы «мобильного офиса» было решено использовать комплекс технологий Microsoft, включающий следующие программные продукты: Microsoft Windows Server 2003, Microsoft Exchange Server 2003, Microsoft Live Communications Server 2003, Microsoft ISA Server 2004, Microsoft SharePoint Services 2003, Microsoft Conferencing Server, Microsoft Windows XP Professional, Microsoft Office InfoPath 2003.

Основными причинами такого выбора послужили следующие соображения:

• наличие обширного мирового опыта по использованию технологий Microsoft для задач формирования «мобильного офиса»;
• уверенность в том, что систему удастся успешно сопровождать силами ИТ-подразделений компании без привлечения сторонних специалистов;
• богатый опыт специалистов компании в работе с ПО Microsoft;
• наличие адекватного аппаратного обеспечения, поддерживаемого ПО Microsoft;
• отличная интегрированность различных программных технологий и средств Microsoft между собой и с ранее существовавшими информационными решениями.

Для достижения поставленных задач руководство компании «СладКо» привлекло партнера — компанию «БИОС», имеющую богатый опыт внедрения информационных систем на базе ПО Microsoft. Партнер обеспечил оптимальность закупок ПО, а также комплексность и плавность процесса внедрения.

Кроме того, был осуществлен ряд мероприятий, среди которых можно отметить следующие:

• каждый менеджер высшего и среднего руководящего звеньев получил ноутбук с веб-камерой и мобильный телефон, поддерживающий GPRS. Ряд мобильных сотрудников был обеспечен КПК;
• было проведено обучение работников компании основам мобильной работы и информационной грамотности в условиях «мобильного офиса».

Создание «мобильного офиса» для одного менеджера обошлось «СладКо» в 1600—1700 долл. США, включая покупку ноутбука. Ежемесячные расходы составляют около 150 долл. США на каждого.

В основе информационной части концепции «мобильного офиса» лежит серверная платформа Windows Server 2003. Именно на ее возможностях — функциональности и безопасности — строится вся система. Миграция основных серверов компании на эту ОС была осуществлена в мае 2004 года.

Далее необходимо было решить следующие основные задачи:

• обеспечить сотрудникам подразделений «СладКо», расположенных в Екатеринбурге, Москве, Ульяновске и Санкт-Петербурге, доступ к Интернету и в корпоративную сеть;
• развернуть корпоративную службу мгновенных сообщений, которую можно было бы использовать как для обмена конфиденциальной информацией внутри компании, так и для общения с внешним миром.

Для этого одновременно со сменой ОС были установлены Microsoft Exchange Server 2003 и Live Communications Server 2003.

В компании был создан специальный Интернет-портал, который позволил менеджерам, находящимся в командировках, просматривать почту и документы в офисном компьютере и участвовать в видеоконференциях. Через Интернет сотрудник может выйти в корпоративную сеть независимо от того, где он находится, и обсудить текущие вопросы через систему мгновенных сообщений.

Кроме «технических» вопросов, при внедрении технологии удаленного офиса существуют еще и проблемы эффективной работы групп распределенных сотрудников, связанные с организацией совместного документооборота, синхронизацией определенных действий, информационным поиском и т.п. Для решения этого класса задач в компании был внедрен (в июне 2004 г.) сервис Windows SharePoint Services, работающий в комплексе с офисными приложениями Microsoft Office 2003. В настоящий момент технология SharePoint работает в основном как эффективное хранилище данных, однако вскоре в компании будет внедрен Microsoft SharePoint Portal Server 2003, после чего будут использованы все его возможности, включая поисковый механизм, категорирование документов, календари и т.п.

Весь процесс внедрения информационной инфраструктуры «мобильного офиса» занял чуть более года.

Все продукты приобретались по корпоративной схеме лицензирования Multi-Year Open License, характеризующейся покупкой программного обеспечения в рассрочку: платежи растянуты на три года. В лицензии MYO автоматически включается опция Software Assurance — доступ к новым версиям.

В результате проделанной в компании «СладКо» работы по внедрению мобильных информационных технологий удалось достичь следующих результатов:

• снижения стоимости аренды офисов, коммунальных платежей, транспортных расходов;
• возможности привлечения квалифицированной рабочей силы (включая топ-менеджмент) без необходимости ее физического объединения в одном городе и на одной территории;
• обеспечения удобного режима работы;
• повышения информационной культуры персонала (как сопутствующего преимущества);
• возможности связи с критически важными для управления компанией сотрудниками в периоды их болезни, отъезда в командировки или отпуска.

В целом, внедрение «мобильного офиса» позволило компании «СладКо» обеспечить стабильность производственной инфраструктуры, обеспечить ее управляемость, не нарушая целостности, но дополнив эффективным информационным решением. Опыт «СладКО» убедительно демонстрирует, что «мобильный офис» — не оторванная от реальности идея, а плодотворная, работающая концепция, позволяющая оптимизировать работу распределенной компании.

Подробности на сайте Microsoft

О компании «СладКо»

Кондитерское объединение «СладКо» является одним из крупнейших производителей кондитерских изделий в России. Продукция «СладКо» производится на фабрике в Екатеринбурге и на Кондитерской фабрике «Волжанка» в Ульяновске. Головной офис объединения находится в Екатеринбурге. Филиалы «СладКо» работают в Москве и Ульяновске. Региональные офисы продаж работают в 33-х городах России.

«СладКо» поставляет на рынок все виды кондитерских изделий: шоколад, печенье, вафли, карамель и т.д. «СладКо» занимает со 3 по 6 место в каждой из категорий кондитерского рынка. Доля «СладКо» на рынке кондитерских изделий составляет 9%. По итогам 2004 г. «СладКо» рассчитывает получить торговую выручку в размере 160 млн. долл. США (2003 г. — 139 млн. долл. США).