Сотрудники компании Очаково-Калининград переходят в режим online благодаря технологиям Microsoft

До недавнего времени все заказы в компании Очаково-Калининград оформлялись в бумажном виде: торговый представитель приезжал к клиенту, заполнял специальную форму, привозил ее в компанию, и оператор вводил данные в учетную систему. После этого товар доставлялся заказчику. Естественно, такая процедура была невыгодна всем, прежде всего заказчику, который не получал вовремя то, что ему требовалось.

Руководство компании Очаково-Калининград пришло к выводу, что торговые представители должны иметь оперативный доступ к информационной системе предприятия. После сравнительного анализа для внедрения был выбран продукт «ST-Мобильная торговля», разработанный компанией «Системные Технологии», а также мобильные терминалы под управлением операционной системы Windows Mobile 6.

До недавнего времени все заказы оформлялись в бумажном виде: торговый представитель приезжал к клиенту, заполнял специальную форму, привозил ее в компанию, и оператор вводил данные в учетную систему. После этого товар доставлялся заказчику. Однако проверить наличие товара на складах удавалось не всегда, поэтому нужной номенклатуры порой не оказывалось и поставки задерживались. К тому же заявка обрабатывалась не слишком быстро, и, если клиент не хотел ждать, приходилось оформлять возврат, чего сам торговый представитель сделать не мог. Естественно, такая процедура была невыгодна всем, прежде всего заказчику, который не получал вовремя то, что ему требовалось.

Для того чтобы коренным образом улучшить ситуацию, руководство «Очаково-Калининград» приняло решение о внедрении системы электронного оформления заказов с помощью коммуникаторов, которые позволили бы торговым представителям оперативно, в режиме online, получать доступ к данным из учетной системы компании и справляться о наличии товара и возможностях его доставки. Надо было выбрать надежную, простую в обслуживании и освоении систему, не требующую больших эксплуатационных затрат и способную избавить от целого комплекса проблем, связанных с особенностями работы торговых представителей. Речь шла о большом количестве ошибок в бумажных документах, низкой скорости обслуживания клиентов, отсутствии удаленного доступа к сведениям о текущих товарных остатках и, конечно, о невозможности проконтролировать действия сотрудников, работающих вне офиса. Кроме того, систему мобильной торговли следовало интегрировать в уже имеющуюся систему учета «1С: Торговля и склад».

После сравнительного анализа для внедрения был выбран продукт «ST-Мобильная торговля», разработанный компанией «Системные Технологии», а в качестве терминалов, обеспечивающих оформление заказов в режиме online, — устройства ASUS A626, A639 и A696, а также HP1950 и DELL x50, функционирующие под управлением операционной системы Windows Mobile.

Внедрение «ST-Мобильная торговля» осуществлялось в три этапа. Сначала сотрудники производителя провели предварительное обследование информационной системы, проанализировали требования заказчика и составили техническое задание. По результатам анализа разработчики создали специальный модуль, предназначенный для интеграции «ST-Мобильная торговля» в учетную систему компании. После этого началось полноценное внедрение. Весь процесс занял один месяц и завершился еще в мае 2003 г. В 2008 г., система была переведена на платформу Windows Mobile 6, что позволило обновить парк карманных компьютеров.

Внедренная система предназначена как для торговых представителей, которые, находясь на территории заказчика, могут корректно оформить заказ с учетом текущего состояния складских остатков, так и для сотрудников, работающих в офисе и получивших возможность организовать доставку товара в тот же день. Для соединения с учетной системой используется стандартная для Windows Mobile процедура синхронизации по протоколу связи TCP/IP, осуществляемая торговым представителем по мобильной связи. Кроме того, встроенные средства платформы можно использовать для записи различных заметок, составления расписания и других напоминаний. Данное решение позволило оптимизировать все основные бизнес-процессы: мобильной торговли — прямые продажи «с колес» (Van Selling), продажи на основе предварительного сбора заказа (Pre Selling), сбор маркетинговой информации (мерчандайзинг).

Кроме того, был решен целый ряд других задач:

• Сокращение сроков приема заказов торговым представителем
• Повышение качества обслуживания и уровня взаимоотношений с клиентами
• Активное продвижение товаров торговыми представителями
• Организация сбора маркетинговой информации
• Оптимизация загрузки автомашин и фиксация их маршрутов при обслуживании клиентов
• Оптимизация оперативной деятельности компании
• Эффективный анализ данных менеджерами
• Планирование и контроль работы торговых представителей

Уже по истечении первых месяцев эксплуатации комплекса «ST-Мобильная торговля» были получены впечатляющие результаты:

• В пять раз сократилось время оформления заказов
• На 40—50% увеличилось количество точек, обслуживаемых одним торговым представителем
• На 40% вырос объем продаж
• На 95% сократилось количество ошибок
• До 97% увеличился показатель выполнения заказов
• На 80% уменьшились расходы на связь с торговыми представителями
• На 85% сократилось время ввода информации в учетную систему
• В два раза уменьшился штат операторов, выполняющих ввод информации в систему
• В 3 раза меньше требуется времени, чтобы обучить новых торговых представителей — появилась возможность передавать опыт собственных сотрудников компании

Подробности на сайте Microsoft

О компании Очаково-Калининград

Компания, образованная в 1996 г., в течение нескольких лет специализировалась на торговле пивом, крепким алкоголем и продуктами питания, однако развитие бизнеса потребовало радикальных преобразований: в 2003 г. она была переименована в «Очаково-Калининград» и осуществила перестройку своей структуры, опираясь на внедрение инновационных технологий и управленческих решений. В штате «ТД Очаково – Калининград» 122 сотрудника, в том числе 23 торговых представителя, принимающих заказы от клиентов, и всего один ИТ-специалист, отвечающий за функционирование корпоративной информационной системы.