Розничная сеть М-Видео повышает эффективность выполнения проектов с Microsoft Enterprise Project Management

Ввиду возросшего потока проектов, реализуемых одновременно в нескольких бизнес-направлениях (дирекциях компании), руководством «М.ВИДЕО» было принято решение о внедрении информационной системы управления проектами на базе Microsoft Project 2003.

В ходе проекта внедрения специалистами компании «Богданов и партнеры» было проведено обследование бизнес-процессов компании «М.ВИДЕО», разработан Корпоративный стандарт системы управления проектами и произведена настройка и пилотная эксплуатация Microsoft Enterprise Project Management (EPM). Благодаря использованию системы, компания «М.ВИДЕО» получила возможность эффективного управления реализуемыми.

Компания «М.ВИДЕО» имеет прочную позицию на рынке розничной торговли бытовой техникой, однако руководство компании не намерено останавливаться на достигнутом. Розничная сеть «М.ВИДЕО» непрерывно развивается, расширяет свою долю рынка, осваивая новые территории и привлекая все большее количество покупателей.

Одним из приоритетных направлений деятельности компании является расширение розничной сети в регионах России, делающее магазины «М.ВИДЕО» доступными большему количеству потенциальных клиентов. Однако, в связи с тем, что темпы открытия новых магазинов постоянно повышаются, компания пришла к выводу, что имеющихся людских и информационных ресурсов недостаточно для эффективной реализации проектов.

Пилотной зоной внедрения были выбраны Дирекция по развитию розничной сети (открытие новых магазинов) и Дирекция информационных технологий.

В компании «М.ВИДЕО» существует линейно-функциональная организационная структура, которая подразумевает согласование и утверждение управленческих решений на разных уровнях руководства. Для того, например, чтобы согласовать, изменение срока окончания проекта в связи с форс-мажорными обстоятельствами, менеджеру проекта необходимо согласовать решение с руководителями функциональных подразделений, а затем с генеральным директором. Сроки согласования зависят от количества функциональных подразделений, задействованных в проекте.

Основным недостатком линейно-функциональной структуры в проектном управлении является то, что подразделения, не ведущие непосредственно проект, не заинтересованы в его результате. Каждое подразделение отслеживает только свой блок работ проекта, не осознавая своего места и участия в общем процессе. Это приводит к конфликтам, перекладыванию вины за ошибки одними отделом на других.

Руководители портфелей проектов (Департаментов) в данной структуре сосредотачивает на себе множество информационных потоков.

Не все графики проектов формировались в единой системе, не было возможности свести воедино все планы проектов, проанализировать все показатели на разных уровнях управления (исполнители, менеджеры проектов, менеджеры ресурсов, руководители портфелей, топ-менеджмент, финансовое подразделение). У участников проекта не всегда есть информация по ходу проекта.

Официально не был зафиксирован приоритет проектов открытия магазинов или иных проектов. Такая ситуация вызывает проблемы при выделении ограниченных ресурсов департаментов. Для выделения сотрудника в тот или иной проект, необходимо понимать, что приоритетнее – проект открытия магазина, внутренние проекты развития, текущая деятельность сотрудника (например, юридическая).

Помимо решения задач, связанных с развитием розничной сети, компании «М.ВИДЕО» требовалось упорядочить управление проектами, реализуемыми Дирекцией ИТ. В число проектов, решаемых Дирекцией ИТ входило не только техническое оснащение новых магазинов и внедрение программного обеспечения, но и проекты развития информационных систем по запросам других Департаментов. Отсутствие регламентации управления проектами сказывалось на сроках и точности исполнения поставленной задачи, что в свою очередь, не в лучшую сторону отражалось на объемах затраченных средств.

Не определены четко роли внутренних заказчика и спонсора проекта и их обязанности.

Таким образом, «М.ВИДЕО» испытывала необходимость в регламентации отношений между заказчиком и исполнителем внутри компании, для того, чтобы сформировать требования к результатам проекта в виде согласованного технического задания, определять перечень выполняемых работ, и проводить оценку эффективности от внедрения информационных систем.

В сложившейся ситуации, с целью оптимизации процессов управления проектами Дирекции по развитию розничной сети и Дирекции ИТ, было принято решение осуществить проект внедрения информационной системы управления проектами на базе Microsoft Project 2003.

В ходе реализации проекта внедрения Microsoft Project 2003 планировалось разработать «Корпоративный стандарт по управлению проектами» и настроить информационную систему управления проектами согласно описанию процессов, содержащихся в «Регламенте управления проектами». Целями проекта являлись:

• Внедрение единой системы управления инвестиционными проектами.
• Стандартизация и оптимизация ключевых бизнес-процессов.

Планировалось реализовать следующие этапы проекта:

• Обследование бизнес-процессов компании «М.ВИДЕО».
• Разработка и адаптация «Корпоративного стандарта системы управления проектами».
• Настройка и внедрение информационной системы управления проектами Microsoft Enterprise Project Management (EPM).
• Проведение обучения для сотрудников компании «М.ВИДЕО» по настроенной системе управления проектами.
• Техническая поддержка и развитие системы.

Работы по проекту были начаты с проведения серии интервью с ключевыми сотрудниками компании, позволившего выявить проблемы и описать существующие в «М ВИДЕО» процессы управления проектами. По итогам интервью были разработаны «Рекомендации по оптимизации управления проектами», «Техническое задание на настройку системы управления проектами». После согласованию данных документов был создан «Регламент по управлению проектами», включающий полное описание бизнес-процессов управления проектами, а также скорректирован план внедрения решения.

В разработанном документе, помимо процесса управления проектами, был детально описан процесс формирования бюджета, учитывающий всю специфику, связанную с открытием новой торговой точки.

Также был задокументирован существующий процесс разработки плана-графика работ, включающий несколько стадий. Согласно «Регламенту», на этапе инициации после назначения менеджера проекта создается предварительный («пилотный») график. Далее менеджер проекта начинает детализировать этот график и согласовывать его с другими подразделениями. Рабочий план-график появляется только после того, как все тонкости согласованы со всеми сторонами и утверждены все временные сроки по работам. На этапе уточнения графика менеджером проекта в «Регламенте» была предусмотрена возможность приглашения экспертов из соответствующих отделов. Это позволяет озвучить и обсудить проблему еще на первом этапе формирования плана-графика, таким образом, приняв меры к ее решению и предупредив возможные риски. Сроки согласований ограничены по времени, что не дает возможности «затянуть» какой-то этап проекта.

Важной особенностью планов-графиков реализации проектов открытия новых магазинов в компании «М ВИДЕО» является существование временных точек, в которых одно подразделение передает проект другому. Согласно разработанному «Регламенту», эти точки планируются менеджером проекта и контролируются руководством.

Помимо исследования бизнес-процессов для издания «Регламента по управлению проектами», одновременно проводился анализ знаний сотрудников компании «М.ВИДЕО» в области управления проектами.

После выявления основных проблем компания «Богданов и партнеры» приступила к реализации проекта. Еще до установки программного обеспечения Microsoft Project 2003 было проведено моделирование задач компании «М.ВИДЕО» на стенде (виртуальной машине) специалистами «Богданов и партнеры».

Этап внедрения информационной системы подразумевал сбор технических требований к системе управления проектами и разработку программно-технической архитектуры системы. При помощи функционала Microsoft Project 2003 была реализована система управления ресурсами и настроены права доступа различных пользователей.

После завершения технической стороны проекта, для сотрудников компании «М.ВИДЕО» были проведены семинары и тренинги, позволяющие освоить информационную систему управления проектами на основе Microsoft Project 2003 и уяснить, какие на данный момент реализованы функциональные возможности.

Пилотное использование системы включало работу с непосредственными пользователями системы и создание инструкций по работе с программным обеспечением для каждого пользователя.

Заключительным этапом проекта внедрения планируется осуществить разработку предложений по интеграции Microsoft EPM с другими информационными системами «М ВИДЕО». В частности, в 2006 году в компании на базе ERP была внедрена информационная система SAP. В результате начала функционировать единая информационная система финансового и кадрового учета, а также был создан эффективный инструмент управления издержками. Кроме того, планируется интеграция системы управления проектами с почтовой системой и системой электронного документооборота на базе Lotus.

Преимущества решения:

• Управление проектами. Основными результатами проекта является функционирующая система управления проектами, а также повышение эффективности выполнения проектов.
• Ускорение процесса согласования. Внедренная система управления проектами позволила ускорить процесс согласования различных изменений, вносимых в проекты. Это положительно сказалось не только на отдельных этапах, но и на проектах в целом.
• Ускорение формирования плана-графика. Благодаря разработанному и внедренному «Регламенту по управлению проектами», была реализована возможность приглашения экспертов при формировании плана-графика проекта. Это позволило гораздо быстрее готовить график и учитывать в нем все тонкости, которые могут быть не отмечены при первоначальном рассмотрении менеджером.
• Регламентация создания ТЗ. Внедренная система управления проектами позволила внести в качестве обязательного элемента отношений между заказчиком и исполнителем проекта процесс формирования Технического задания. Уточнение и документирование требований заказчика позволили более обстоятельно подойти к вопросу выделения средств на проекты.
• Контроль со стороны руководства. Высшее руководство компании «М. Видео» получило возможность при помощи системы управления проектами контролировать любые этапы работ.

Подробности на сайте Microsoft.

О компании «М.ВИДЕО»

Компания «М.ВИДЕО» является второй розничной сетью по объему продаж бытовой техники и электроники в России. «М.ВИДЕО» - одна из самых динамично развивающихся розничных сетей на российском рынке, занимающая в настоящий момент 1-е место в России по: темпам роста, объемам продаж, приходящимся на один магазин, и продажам, приходящимся на одного сотрудника. По итогам первого полугодия 2006 года розничная сеть «М.ВИДЕО» насчитывает 72 магазина в 19 городах РФ.