Минэкономразвития и торговли РФ внедряет новую систему электронного документооборота

Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере анализа и прогнозирования социально-экономического развития, развития предпринимательской деятельности, внешнеэкономической деятельности, таможенного дела, торговли и т.д.

Суммарный документооборот Министерства составляет порядка 250 тысяч документов в год. Эффективное управление столь сложной системой документационного обеспечения центрального аппарата Министерства немыслимо без внедрения современного технологического оборудования.

В Министерстве использовались элементы электронного документооборота, реализованные на основе СУБД Oracle, работавшей на сервере Sun, и не обеспечивавшие необходимой функциональности.

Цели, стоявшие при внедрении системы документооборота — создать инфраструктуру автоматизации управления, которая предоставляет достаточное количество информации для принятия решений, и включить в электронный документооборот конечных исполнителей, обеспечив прозрачность процессов исполнения поручений до их уровня. Для создания этой системы была выбрана платформа автоматизации документооборота DocVision.

В сжатые сроки она была внедрена, создана инфраструктура в виде базовых служб, механизмы групповой работы, инфраструктура автоматизации регламентов, процессы наложения резолюций и исполнения этих резолюций, а также решены организационные проблемы и проведено обучение сотрудников. В результате внедрения получены следующие преимущества:

• повышение эффективности корпоративных методов работы над документами
• повышение качества контроля над состоянием документооборота, исключение утраты отдельных документов и обеспечение контроля исполнения документов на каждом уровне исполнения
• сокращение времени поиска документов и соответствующей информации
• сокращение затрат на обработку документов внутри Министерства и подготовку установленной отчетности за заданные периоды времени
• обеспечение внедрения информационных технологий, связанных с обработкой электронных документов в виде текстовых и графических файлов («электронных образов»)
• создание сводного каталога электронной библиотеки документов Минэкономразвития России.

Подробности на сайте Microsoft