Внедрив Microsoft Lync 2010, Институт нефтегазовой геологии и геофизики СО РАН планирует сократить расходы на связь до 50%

До начала проекта в ИНГГ СО РАН применялись прямые городские телефонные линии и действовала АТС, обеспечивающая только внутреннюю связь. Ограниченные возможности АТС не позволяли установить телефонный аппарат на каждом рабочем столе. В 2002 году в институте была внедрена служба Microsoft Exchange Instant Messaging, предоставляющая функции мгновенных сообщений и передачи файлов. Однако этого было недостаточно для ведения активной научной работы, требовалось повысить эффективность взаимодействия сотрудников и одновременно снизить затраты на связь.

В начале 2011 года в институте была развернута новая платформа для коммуникаций Microsoft Lync, которую сейчас используют 550 сотрудников. Lync Server позволил предоставить услуги цифровой телефонии каждому сотруднику. В компании уже оценили преимущества нового решения. Предполагается, что в результате запланированного полного или частичного отказа от традиционной телефонной инфраструктуры в пользу цифровой на базе Lync расходы на связь сократятся на 50%.

Научные исследования — это коллективная работа, в которой участвуют сотрудники самых разных подразделений, расположенных порой на расстоянии сотен километров друг от друга. Именно поэтому обеспечение качественной связи является одной из наиболее актуальных задач организации. До недавнего времени в ИНГГ СО РАН, как и в большинстве российских НИИ, телефонная инфраструктура была представлена лишь декадно-шаговой внутренней АТС, обеспечивающей только внутреннюю связь) и отдельными прямыми городскими телефонными линиями, заведенными в узел коммутации и кроссированными на разводку телефонных линий по зданиям. Городские телефоны часто были распараллелены на несколько комнат, количество доступных городских и внутренних линий делало невозможным установку на рабочем столе каждого сотрудника индивидуального аппарата.

В 2002 году, на фоне стремительного роста популярности системы мгновенных сообщений ICQ, в ИНГГ СО РАН задумались о внедрении подобного внутреннего сервиса, хотя на тот момент эта система не предоставляла никаких других функций, кроме IM (мгновенных сообщений) и передачи файлов.

В результате проведенного анализа имеющихся на рынке решений выбор пал на службу Exchange Instant Messaging, входящую в состав сервера Microsoft Exchange 2000, который уже использовался в институте. После этого, положительно оценив решение, в организации несколько раз переходили на более новые его версии: Live Communications Server 2003/2005, Office Communications Server (OCS) 2007/2007R2. Традиционно в них использовался преимущественно функционал мгновенных сообщений и передачи файлов, но с внедрением OCS 2007 R2 ИТ-специалисты института начали проводить эксперименты с внешними подключениями, голосом, видео и совместным использованием рабочего стола.

Необходимость повышения эффективности взаимодействия сотрудников подталкивала ИТ-департамент ИНГГ СО РАН к поиску решения, которое предоставило бы более широкие возможности для коммуникаций.

Организацией были рассмотрены разные варианты решения вставших перед ней задач, в том числе внедрение аппаратной АТС или аппаратно-программной платформы типа Cisco Call Manager. Кроме того, был проанализирован опыт внедрения разных телефонных решений у соседей — других научно-исследовательских институтов Сибирского отделения РАН. Проведенная оценка привела специалистов к выводу, что конкурирующие решения обладают такими существенными минусами, как высокая стоимость, сложность внедрения и эксплуатации, низкая степень использования расширенного функционала.

Поскольку многие рабочие места уже были оснащены гарнитурами, веб-камерами и акустическими системами, в ИТ-департаменте посчитали, что поэтапное внедрение телефонии на базе новой платформы для офисных коммуникаций Microsoft Lync 2010 будет оптимально по стоимости и использованию. Тем более, что у большинства сотрудников ИНГГ СО РАН уже имелся опыт использования клиентской части (приложения Office Communicator) предыдущей версии этого решения.

Помимо трудозатрат специалистов внедрение коммуникационного сервера Lync не требовало никаких дополнительных вложений — в ИНГГ СО РАН была подписка Software Assurance на лицензии, включающая доступ ко всем новым продуктам, серверная инфраструктура уже была создана.

К числу основных преимуществ Microsoft Lync 2010 в организации отнесли новые и усовершенствованные инструменты, обеспечивающие общение сотрудников внутри корпоративной сети и взаимодействие с внешними пользователями, в частности удобную организацию аудио- и веб-конференций без использования дополнительного ПО, поддержку IP-телефонии, гибкие возможности настройки автосекретарей и групп вызовов. Кроме того, этот коммуникационный продукт может быть интегрирован с корпоративным порталом и электронной почтой Microsoft Outlook, что также даёт пользователям расширенные возможности для коммуникаций.

Работы по реализации проекта в ИНГГ СО РАН были осуществлены в кратчайшие сроки. Сначала в конце 2010 года было реализовано подключение OCS 2007 R2 по протоколу SIP (SIP Trunck) к провайдеру городской телефонии, проведена тестовая эксплуатация телефонных возможностей ограниченным кругом сотрудников, а уже в январе 2011-го был реализован полномасштабный переход на Microsoft Lync Server 2010, весь функционал которого был предоставлен в распоряжение сотрудникам института.

Основные работы по внедрению Microsoft Lync 2010 были выполнены за две недели. У ИТ-специалистов института уже имелся опыт подобного перехода, более того, в декабре 2010 года они отработали все технические вопросы при внедрении бета-версии Lync 2010. Решение было развернуто в виртуальной серверной инфраструктуре на базе технологии Hyper-V, что позволило сделать внедрение в максимально короткие сроки.

В рамках проекта был развернут основной сервер Lync, проведена интеграция с имеющейся инфраструктурой OCS (включая интеграцию с Edge-сервером и Mediation-сервером OCS), после чего эти компоненты были заменены компонентами сервера Lync. Для внутренних пользователей новый клиент был распространен автоматически с помощью Microsoft System Center Configuration Manager 2007R2, а внешние пользователи получили возможность скачать новую версию клиента с портала института. Миграция на новый сервер для пользователей прошла абсолютно незаметно. Помимо этого была проведена интеграция с почтовым сервером Microsoft Exchange 2010, развернута голосовая почта, назначены и внесены в онлайновые телефонные справочники института добавочные номера, на едином телефонном номере реализована функция автосекретаря. Также реализована услуга fax-to-email на едином номере с доставкой факсов в общеинститутский почтовый ящик. Внедрение осуществлялось исключительно силами ИТ-специалистов ИНГГ СО РАН.

Развертывание Microsoft Lync 2010 проходило по схеме дополнения ранее применяемого ПО и поэтапного его замещения, что обеспечило плавный переход пользователей. Отдельное внимание было уделено обучению сотрудников: для них на внутреннем портале размещены специальные материалы, а также проводятся семинары.

К настоящему времени главный результат реализации проекта в ИНГГ СО РАН, по словам Дениса Косякова, заключается в том, что решение работает и активно используется, а дополнительные возможности Microsoft Lync 2010 плавно вписались в имеющийся пользовательский опыт применения системы мгновенных сообщений от Microsoft.

В настоящее время число пользователей нового решения достигло 500 человек, из них около 100 человек — наиболее активные. По данным мониторинга на период лета 2011 года, в институте ежедневно насчитывается 260-300 уникальных пользователей, 700-800 сессий мгновенных сообщений, 3000-4000 мгновенных сообщений, 50-100 передач файлов, 30-50 аудиосессий и около 10 совместных доступов к рабочему столу. Что касается непосредственно телефонии, то в месяц совершается около 1200 ip-звонков при 6000 звонков по традиционной телефонной сети.

Преимущества Lync оценили и обычные пользователи, и ИТ-специалисты, например, при оказании поддержки.

В ИНГГ СО РАН пока полностью не отошли от традиционной телефонной инфраструктуры — на Lync сейчас переключена только часть прямых телефонных линий (традиционным способом еще эксплуатируется 110 городских линий). В ближайшее время запланирован более масштабный переход, который, как ожидается, позволит сократить расходы на связь примерно на 50%. В пользу этих прогнозов говорят следующие цифры: сегодня традиционная связь обходится институту в немногим более 1,2 млн. рублей в год, тогда как плата провайдеру за новое решение составляет 20 тыс. рублей в месяц, или 220 тыс. рублей ежегодно.

При этом в ИНГГ СО РАН планируют сохранить инвестиции в имеющееся телефонное оборудование и с этой целью просчитывают два варианта. Первый — установка недорогой цифровой АТС с подключением цифровой линии E1 и ее интеграция с инфраструктурой Lync на стороне провайдера, а второй — установка шлюзов для утилизации имеющихся телефонных линий и перевод внешних подключений на E1.

ИТ-департамент института выступает инициатором проекта по предоставлению инфраструктуры объединенных коммуникаций и совместной работы (Lync+Exchange+SharePoint) для всего Сибирского отделения РАН.

Подробности на сайте Microsoft

Об ИНГГ СО РАН

Институт нефтегазовой геологии и геофизики Сибирского отделения РАН им. А.А. Трофимука проводит фундаментальные и прикладные исследования в области геологии нефти и газа, стратиграфии, седиментологии, геофизики, а также другие изыскания, направленные на решение приоритетных научных проблем в целях развития Сибири и Российской Федерации в целом. В двадцати пяти научных лабораториях и подразделениях института трудятся 626 сотрудников, в том числе 266 научных работников. Помимо этого в институте действуют три филиала — Западно-Сибирский (в городе Тюмень), Томский и Надымский.