ЗАО «КОМСТАР-Регионы» внедряет корпоративный портал с функцией HelpDesk и модулем согласования договоров на базе Microsoft Sharepoint Server 2010 Beta

В целях сокращения временных издержек на осуществление коммуникаций между различными подразделениями Уральского филиала компании «КОМСТАР-Регионы» требовалось решение по автоматизации совместной работы сотрудников. Отсутствовал централизованный сервис по приему и распределению заявок ИТ-отдела на оказание технической поддержки. Эффективность и занятость сотрудников данного отдела слабо поддавалась внешнему контролю, вследствие чего невозможно было оценить индивидуальную эффективность сотрудников.

Эти задачи решило внедрение корпоративного портала на базе продукта Microsoft SharePoint Server 2010. На портале был создан модуль согласования договоров, а также система технической поддержки пользователей HelpDesk с функцией отчетности и отслеживания процесса обработки заявок. Благодаря этому увеличилась прозрачность процессов по согласованию документации и обработке запросов сотрудников. Новая система мгновенных отчетов по обработанным запросам позволяет контролировать деятельность ИТ-отдела и заранее выявлять проблемные области в его работе.

 

Работа в такой быстроразвивающейся и высококонкурентной отрасли, как телекоммуникации обязывает ЗАО «КОМСТАР-Регионы» использовать только новейшие решения от ведущих производителей программного обеспечения.

Ввиду того, что Уральский филиал компании имеет территориально распределенную структуру, сотрудники должны максимально быстро обмениваться информацией, независимо от их местонахождения. В целях сокращения временных издержек на осуществление коммуникаций между различными подразделениями требовалось решение по автоматизации совместной работы сотрудников.

Отсутствие централизованной системы хранения и согласования документов приводило к потерям времени. Документы на бумажных носителях часто терялись.

Отсутствовал централизованный сервис по приему и распределению заявок ИТ-отдела на оказание технической поддержки. Эффективность и занятость сотрудников данного отдела слабо поддавалась внешнему контролю, вследствие чего невозможно было оценить индивидуальную эффективность сотрудников. Кроме того, руководитель тратил большое количество времени на формирование отчетов по работе отдела.

Для удержания лидерских позиций на рынке Уральскому филиалу ЗАО «КОМСТАР-Регионы» требовалось комплексное решение, позволяющее одновременно повысить эффективность совместной работы всех сотрудников компании, организовать единое, удобное в навигации хранилище документов, упорядочить рабочие процессы создания и согласования документов, а также получать информацию о занятости сотрудников ИТ-отдела и распределении задач между ними.

В поиске решения, которое удовлетворило бы всем предъявленным требованиям, специалисты Уральского филиала ЗАО «КОМСТАР-Регионы» обратились к компании-партнеру – Softline, обладающей успешным опытом в сфере ИТ-консалтинга. Инженеры Softline посоветовали построить портальное решение и систему документооборота, взяв за основу программные продукты компании Microsoft. В результате было принято решение о создании портала на базе продукта Microsoft SharePoint Server 2010.

Портал – это информационная система, установленная на сервере и доступная всем пользователям организации, которая является средством обеспечения совместной работы и обмена информацией. Это решение позволяет ускорить доступ сотрудников к рабочей информации и автоматизировать бизнес-процессы в компании.

Целью проекта являлось пилотное внедрение корпоративного портала Microsoft SharePoint Server 2010 для решения задач по предоставлению сотрудникам доступа к внутрикорпоративной информации, а также автоматизации процесса согласования договоров и обработки заявок пользователей.

Для достижения поставленной цели было необходимо выполнить следующие работы: установить корпоративный портал, настроить общий, а затем специализированный функционал портала, включающий модули согласования договоров и технической поддержки пользователей (HelpDesk).

Работы над проектом по организации системы совместной работы проходили в тесной связи ИТ-отдела Уральского филиала ЗАО «КОМСТАР-Регионы» и специалистов Центра решений Microsoft компании Softline.

Основными задачами инженеров на первом этапе работ стали подготовка существующей ИТ-инфраструктуры к развертыванию портального решения, создание виртуальной среды, интеграция с программной серверной системой создания отчетов SQL Reporting Services. Все необходимые действия были успешно выполнены командой специалистов Softline.

На втором этапе работ было произведено непосредственно внедрение портального решения Microsoft SharePoint Server 2010. Ключевыми активностями на этом этапе стали: создание отдельных узлов портала и общего узла, включающего такие разделы, как список новостей, ссылок, опросы, календарь событий, юридическая документация, кадровая документация. Также был создан узел согласования договоров, настроены права доступа и безопасности.

Специалисты Softline создали несколько шаблонов согласуемых документов (различные виды договоров и приказов). Для каждого из них были разработаны несколько уникальных рабочих процессов, с заранее определенными маршрутами согласования документов. Была обеспечена возможность автоматического формирования листа визирования со списком рецензентов, комментариями и датами утверждения.

Проведя анализ процессов и документации, инженеры Центра решений Softline разработали необходимые роли сотрудников, подразумевающие набор обязанностей пользователя, который определяет его ответственность за раздел на портале. Каждой роли пользователей сопоставляются определенные права доступа на коллекцию узлов, список, библиотеку документов, документ или элемент списка, которые дают возможность производить определенные действия с этой информацией.

Третьим, и завершающим этапом работ стало предоставление технической поддержки портального решения со стороны инженеров Центра решений Softline, с выездом на территорию заказчика для проведения профилактических, восстановительных и иных работ, связанных с обслуживанием программы.

По окончании работ специалисты Softline провели обучающие консультации для технических специалистов «КОМСТАР-Регионы», которые затем обучили пользователей.

В результате проекта по внедрению Microsoft SharePoint Server 2010 было развернуто полноценное портальное решение для работы пользователей. На портале был создан модуль согласования договоров, а также система технической поддержки пользователей HelpDesk с функцией отчетности и отслеживания процесса обработки заявок. Благодаря появлению модуля технической поддержки увеличилась прозрачность процессов по обработке запросов сотрудников. Новая система мгновенных отчетов по обработанным запросам позволит контролировать деятельность ИТ-отдела и заранее выявлять проблемные области в работе службы ИТ.

Поскольку Уральский филиал ЗАО «КОМСТАР-Регионы» имеет территориально распределенную структуру, удаленные пользователи также должны иметь доступ к информации и основным сервисам. В ближайшем будущем все сотрудники из других городов Уральского филиала «КОМСТАР-Регионы» получат доступ к екатеринбургскому порталу. Уже сейчас модуль согласования документов используется в Екатеринбурге и в Нижнем Тагиле. Таким образом, происходит постепенное масштабирование решения.

Подробности на сайте Microsoft

О компании «КОМСТАР-Регионы»

«КОМСТАР-Регионы» - ведущий российский поставщик комплексных решений по организации связи (IP-телефония, кабельное ТВ и доступ в Интернет в регионах России), входящий в Группу компаний «КОМСТАР - Объединенные ТелеСистемы». Сегодня Уральский филиал ЗАО «КОМСТАР-Регионы» предоставляет широкий спектр высококачественных телекоммуникационных услуг предприятиям и жителям на территории Екатеринбурга, Нижнего Тагила, Перми, Каменска-Уральского, Первоуральска, Режа, Дегтярска, Полевского и др. Происходит активное развитие географии продаж и расширение спектра предоставляемых услуг в перспективном Уральском регионе.