ИТ-холдинг К-Инвест внедряет новую версию Microsoft Office 2007

ИТ-холдинг К-Инвест провел стандартизацию программного обеспечения. В основе выбранного решения лежит продукт Microsoft Office 2007 Professional, позволяющий решить основную поставленную задачу, а также обеспечить обмен данными с внешними источниками.

Помимо этого, возможности нового решения, в частности Microsoft Office Excel 2007, повысили эффективность работы пользователей и упростили выполнение многих операций бизнес-анализа. Не менее важной оказалась и легкая интеграция нового офисного пакета с имеющимися в компании технологиями Microsoft. В дальнейшем на базе этого решения в рабочий процесс были внедрены и другие продукты Microsoft.

Активное развитие холдинга, появление новых дочерних компаний и увеличение числа пользователей стали причиной роста затрат на техническое обслуживание используемых информационных систем. Так, работа пользователей с множеством разнообразных версий Microsoft Office приводила к сложностям при обмене документами внутри организации и с партнерами. Пользователи тратили рабочее время на выяснение версии продукта, в котором был создан документ, затем на конвертирование, повторный обмен файлами и прочие не связанные с рабочим процессом операции.

Основными критериями выбора решения стали следующие:

• необходимость доступа к новым версиям программных продуктов, без дополнительных затрат;
• потребность гибкого управления лицензиями, снижения расходов на управление лицензиями, установку и сопровождение, консультирование пользователей;
• снижение разовых затрат на приобретение лицензий, путем использования многолетний программы лицензирования;
• возможность внедрения недорогого решения, позволяющего анализировать данные, не требующего существенных вложений в обучение пользователей и программные продукты.

Решение о переходе на Microsoft Office 2007 Professional и дальнейшем внедрении других продуктов Microsoft было принято ИТ-отделом компании «К-Инвест» без привлечения консультантов. Процесс переход занял примерно 4 месяца. На первом этапе был составлен план перехода, затем проведена стандартизация рабочих мест (их в компании 240, включая и удаленные), а после - само внедрение. В результате стандартизации было введено три стандартных конфигурации рабочих мест, и именно на их основе теперь проводятся закупки ПО и аппаратных средств.

Наиболее приоритетным пунктом плана стало обновление ПО на рабочих местах тех сотрудников, которые занимаются анализом информации и на столах руководителей. В дальнейшем проходила замена ПО на остальных рабочих станциях, например, в удаленных магазины, которые используют офисные приложения не столь оперативно.

Внедрение нового решения прошло практически незаметно и дополнительного обучения пользователей не потребовалось. Небольшие затруднения у пользователей вызвал лишь новый интерфейс продуктов. Все привыкли видеть окно, в нем меню, и так далее. Лента сначала казалась чем-то непривычным. Однако в срок до нескольких дней пользователи не только привыкали к новому интерфейсу, но и начинали использовать те функции Microsoft Office, о существовании которых ранее и не подозревали. Практически сразу о продукте говорили, как о значительно более удобном, чем предыдущие версии: интерфейс стал более интеллектуальным и в то же время простым.

Новые возможности Microsoft Excel позволили повысить эффективность работы пользователей. Так, например, условное форматирование в Microsoft Office Excel 2007 позволяет легко и быстро строить отчеты на основе существующих данных. Такие функции, как работа со сводными таблицами, различными источниками данных, OLAP-кубами, значительно упростили выполнение бизнес-анализа.

Важным моментом в выборе этого решения оказалась политика лицензирования Enterprise Agreement Subscription. Именно она позволила лицензировать копии ПО во всех организациях, входящих в холдинг. Программа Enterprise Agreement Subscription предполагает использование лицензированного программного обеспечения лишь в течение срока действия соглашения, то есть арендовать его на выгодных условиях, внося ежегодную плату за его использование. А кроме того, именно благодаря этой политике можно будет легко изменять широкий набора используемых продуктов и их версий.

Новый офисный пакет легко интегрировался с имеющимися в компании технологиями Microsoft, а также стал основой для внедрения таких решений, как Microsoft Exchange Server 2007 и Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Внедрение Office SharePoint Server 2007 было обусловлено необходимостью развития существующего в компании корпоративного портала. Ранее он функционировал на базе технологии Windows SharePoint Services 2.0, однако ее возможности были признаны недостаточными для построения полноценного решения, позволяющего порталу выступить центральным звеном в информационной системе холдинга.

В настоящее время на корпоративном портале размещены узлы нескольких подразделений, самостоятельно развиваемые пользователями-администраторами, реализовано резервирование помещения конференц-зала под проведение мероприятий, организованы библиотеки корпоративной документации, позволяющие администраторам узлов без помощи ИТ-специалистов организовывать доступ к важной документации, информировать пользователей корпоративной сети о важных мероприятиях. Также планируется использование возможностей портала для согласования счетов внешних контрагентов. В дальнейшие планы «К-Инвест» входит последовательное развитие портала в том числе и превращение его в централизованное средство бизнес-аналитики.

В качестве инструментов разработки в холдинге используются Office SharePoint Designer 2007 и Visual Studio 2005. Visual Studio 2005 также применяется для разработки собственной системы автоматизации работы торговых агентов для ООО «Южная дистрибуторская компания», входящей в холдинг.

Внедренное решение позволило решить практически все задачи: стандартизировать имеющееся программное обеспечение, снизить стоимость лицензирования приложений, предоставить пользователям простые и эффективные средства бизнес-анализа информации. Именно аналитические инструменты оказались наиболее востребованы сотрудниками «К-Инвест». Используемые теперь OLAP-кубы на основе службы Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services в связке с клиентским приложением (Microsoft Office Excel 2007) позволили достичь нужного уровня оперативности в предоставлении подобной информации.

Сейчас можно смело говорить о том, что значительно снизились затраты на техническую поддержку, уменьшилось количество простоев из-за проблем с различными версиями ПО, активно развивается направление бизнес-аналитики. Выгоды от стандартизации появились приблизительно через 3-4 месяца после внедрения. Число обращений в техподдержку по поводу использования продуктов сократилось на 30%, а обращения по поводу совместимости файлов прекратились совсем.

Подробности на сайте Microsoft

О группе компаний «К-Инвест»

Группа «К-Инвест» – многопрофильный холдинг, работающий в южном регионе РФ, объединяющий розничные, дистрибуторские и логистическую компании. Компании группы осуществляют розничную торговлю и дистрибуцию косметики, бытовой химии и специализированных косметических продуктов и материалов для предприятий индустрии красоты ведущих российских и мировых производителей; поставки хозяйственных товаров для баров, ресторанов и офисов, занимаются оказанием логистических услуг.