Группа компаний «ИВС» оптимизирует корпоративное взаимодействие и бизнес-процессы с помощью Microsoft Office SharePoint Server 2007

Внедрение корпоративного портала на платформе Microsoft Office SharePoint Server 2007 позволило организовать единое информационное пространство холдинга, обеспечивающее единую точку входа к корпоративной информации и эффективное исполнение ключевых бизнес-процессов.

За счет построения и автоматизации формализованных процессов службы управления персоналом сроки исполнения основных внутрикорпоративных процедур сократились более чем в 4 раза. Возросшая эффективность работы службы управления персоналом позволила достичь сокращения расходов на обеспечение деятельности более чем на 20%. Полученный опыт по использованию возможностей Microsoft Office SharePoint Server 2007 для оптимизации корпоративного взаимодействия позволит значительно расширить спектр услуг по внедрению портальных решений для заказчиков компании.

В условиях динамично развивающегося бизнеса группы компаний ИВС неизбежно произошел как рост числа сотрудников компании, так и увеличение объема корпоративной информации важной для осуществления деятельности группы компаний.

В связи с этим особенно актуальным стало обеспечение корпоративного взаимодействия и оптимизации бизнес-процессов, обеспечивающих деятельность компании, повышение уровня информированности сотрудников о деятельности компании.

До момента внедрения, в группе компаний ИВС отсутствовал какой-либо инструмент, обеспечивающий внутрикорпоративные коммуникации, также отсутствовали формализованные корпоративные процедуры, такие как прием нового сотрудника, обработка заявок на техническое обслуживание или оформление отпуска.

В связи с вышеозначенными факторами возникали следующие проблемы:

• Недостаточная информированность сотрудников группы компаний о действующих и вновь разработанных корпоративных нормах и правилах
• Большие срокови обработки заявлений сотрудников
• Недостаточно эффективные механизмы контроля исполнительской дисциплины
• Сложность осуществления внутрикорпоративных коммуникаций для сотрудников удаленных офисов

Для решения поставленных целей и проблем требовалось решение следующих задач:

• Создание единого информационного пространства для взаимодействия сотрудников
• Создание и накопление библиотек корпоративной информации
• Стандартизация и автоматизация основных бизнес-процессов, обеспечивающих деятельность компании

Реализация поставленных целей проводилась в рамках комплексного проекта по созданию корпоративной системы управления персоналом. В ходе разработки концепции решения был проведен детальный анализ корпоративных бизнес-процессов, изучение лучших практик других компаний, изучение программных платформ, которые в той или иной степени решали задачи проекта.

Основным бизнес-критерием выбора программной платформы для реализации проекта, изначально была возможность решения разнородных задач в единой информационной среде, наличие единой точки входа к корпоративным ресурсам и знаниям. Очевидно, что наиболее эффективно обеспечить выполнение этих требований можно было лишь на портальной платформе, поддерживающей возможность управления бизнес-процессами.

С учетом того, что ИТ-инфраструктура группы компаний ИВС построена на продуктах Microsoft, наличия успешного опыта внедрения решений по оптимизации корпоративного взаимоде йствия на платформе Microsoft у заказчиков, альтернативы выбору платформы Microsoft SharePoint Server 2007 не существовало в принципе.

Результаты опытного внедрения портала на Microsoft SharePoint в одном из подразделений группы компаний лишь подтвердили правильность сделанного выбора — доступность и простота использования, привычный пользовательский интерфейс, бесшовная интеграция с Microsoft Office, Microsoft Exchange, гибкость настройки и расширяемость платформы способны полностью решить поставленные задачи проекта.

Для обеспечения внедрения корпоративного портала была организована рабочая группа во главе с корпоративным директором группы компаний ИВС, состоящая из представителей подразделений компании, службы управления персоналом, экспертов по ИТ-инфраструктуре, автоматизации бизнес-процессов, корпоративному взаимодействию.

В ходе регулярных совещаний рабочей группы была разработана концепция корпоративного портала группы компаний ИВС, содержащая высокоуровневые требования к разрабатываемому решению и приоритеты их реализации.

На первом этапе внедрения была разработана и запущена в эксплуатацию структура узлов портала первого уровня, в числе которых были:

• Новости группы компаний (общего характера и проектные)
• Библиотека нормативных документов группы компаний
• Библиотека сертификатов и лицензий компаний
• Графики использования корпоративных ресурсов (транспорт, комнаты совещаний)
• Корпоративный телефонный справочник

Внедрение начальной, довольно простой структуры портала, позволило, по нашему мнению, значительно упростить процесс адаптации решения в компании — уже на этом этапе сотрудники стали охотно использовать портал в своей работе, оценив удобство его использования для работы и поиска разнородной корпоративной информации. Как результат, портал стал основным информационно-справочным ресурсом группы компаний.

В то же время, рабочая группа проекта продолжала работы по наращиванию функциональности портала на платформе Microsoft Office SharePoint 2007. На основе выпускаемых частных технических заданий было реализовано множество задач, некоторые из которых по своему уникальны. Остановимся лишь на некоторых из них:

• Отображение организационной структуры группы компаний. На портале была реализована интерактивная модель оргструктуры, формируемая на основании данн ых службы каталогов Active Directory. В результате пользователи портала смогли легко находить всеобъемлющую информацию о сотрудниках компании, ее подразделениях и существующей иерархии
• Рабочие области для проведения совещаний. Стандартный функционал Microsoft SharePoint по работе с событиями был расширен с целью автоматизации процесса управления совещаниями, охватывающего все этапы жизненного цикла – от инициации и формирования состава участников и повестки до оформления протокола и контроля исполнения решений совещания. Шаблон протокола совещания был реализован таким образом, что выделенные в нем поручения автоматически ставились на контроль и отображались в списке задач ответственных исполнителей, как на портале, так и в списке задач Microsoft Office Outlook
• Автоматизация ключевых бизнес-процессов службы управления персоналом. С помощью компонентов Microsoft Office SharePoint Designer, Microsoft Office InfoPath Forms Services на основании формализованных мод елей корпоративных бизнес-процессов были автоматизированы такие критически важные бизнес-процессы как «Оформление командировки», «Прием нового сотрудника», «Увольнение сотрудника», «Оформление отпуска». В рамках данных автоматизированных процессов обеспечивается консолидация действий различных подразделений компании, что, в итоге, обеспечивает максимально быстрое и эффективное достижение необходимого результата и исключает множество необязательных действий, негативно влияющих на сроки решения задач
• Оформление заявок на техническую поддержку. На портале была реализована единая точка входа для запросов услуг службы технической поддержки. Пользователи могут без труда получать актуальную информацию о статусе заявки, а также, при формировании обращения, ознакомиться с доступным для них уровнем технической поддержки

Для подразделений группы компаний были созданы отдельные узлы, обеспечивающие взаимодействие и работу с информацией уже в рамках подразделений.

С помощью средств Microsoft Office SharePoint 2007 по обеспечению корпоративных коммуникаций было также налажено неформальное внутрикорпоративное общение через портал — сотрудники группы компаний с интересом общаются на форумах, участвуют в проводимых опросах и голосованиях, ведут собственные блоги и участвуют в наполнении корпоративного СМИ.

Слаженная работа проектной команды, мощная организационная поддержка со стороны руководства группы компаний позволили обеспечить полномасштабный ввод корпоративного портала в эксплуатацию. Доступный интерфейс, знакомый каждому сотруднику, позволил избежать длительного обучения. За счет этих факторов, а также своей богатой функциональности в настоящее время корпоративный портал стал основным рабочим инструментом в информационной среде группы компаний ИВС.

По результатам внедрения можно сделать вывод, что все поставленные цели были достигнуты в полной мере:

• За счет создания единого информационного пространства группы компаний общий уровень информированности сотрудников о деятельности компании, действующих нормах и правилах вырос более чем в 8 раз
• За счет организации библиотек корпоративной информации, сертификатов и лицензий компании в 2 раза сократились сроки подготовки presale-презентаций, подготовки конкурсных и котировочных заявок в коммерческом департаменте
• Автоматизация основных процессов управления персоналом позволила сократить сроки исполнения внутрикорпоративных процедур более чем в 4 раза. При этом общие расходы компании на обеспечение деятельности сократились более чем на 20%
• Сроки выполнения заявок службой технической поддержки сократились на 30%

Кроме того, корпоративный портал стал прекрасным примером для демонстрации возможностей и преимуществ платформы Microsoft Office SharePoint Server 2007 для оптимизации процедур корпоративного взаимодействия. Уже сейчас заказчики группы компаний ИВС проявляют значительный интерес к решениям, реализованным на корпоративном портале.

Развитие корпоративного портала продолжается. Уже сейчас находится в опытной эксплуатации очередной блок автоматизированных процессов таких как «Заказ транспортных услуг», «Планирование графика отпусков», реализован раздел для работы со штатными расписаниями, осуществлена интеграция с корпоративной системой управления взаимоотношением с клиентами на платформе Microsoft Dynamics CRM.

В ближайшей перспективе планируется интеграция с корпоративной системой управления проектами на платформе Microsoft Office Project Server 2007, системой управления коммуникациями Microsoft Communications Server, что позволит завершить формирование единого информационного пространства группы компаний «ИВС».

Подробности на сайте Microsoft

О группе компаний ИВС

Компания «Информационно-Вычислительные системы» основана в 1990 году. С момента создания приоритетным направлением деятельности было оказание ИТ-услуг. В течение долгих лет, Группа компаний ИВС успешно работает на рынке информационных технологий в Пермской области и далеко за её пределами. В настоящее время компания является одним из крупнейших региональных системных интеграторов России в области информационных технологий.