ООО “Гранд Медиа” внедряет систему взаимоотношения с клиентами на базе Microsoft Dynamics CRM

В результате внедрения системы взаимоотношения с клиентами на основе Microsoft Dynamics CRM 4.0, сотрудники компании “Гранд Медиа” получили удобный и эффективный инструмент, который позволяет основное время уделять своим прямым обязанностям – продажам и продвижению.

Менеджеры теперь оперативно предоставляют клиентам весь необходимый пакет документов по первому требованию, не отвлекая для этих целей сотрудников бухгалтерии. Информация по клиентам как никогда стала актуальной и полной.

До внедрения Microsoft Dynamics CRM в ООО «Гранд Медиа» использовались два программных продукта: разработка компании «Скайнет» SkyNET:АРМ и 1С-Бухгалтери 7.7. Первым продуктом пользовались, в основном менеджеры по продажам и маркетологи - в основном для поиска информации, реже – для внесения некоторого ограниченного набора данных. Второй продукт использовался бухгалтерией для выписки счетов и актов. Основная часть отчетов, в т.ч. и по результатам работы каждого из менеджеров формировалась вручную в Excel, а затем в конце месяца сводилась воедино. При таком подходе неизбежно часть данных терялась, часть – искажалась. Не улучшала картину и постоянная ротация сотрудников отдела продаж: уволившиеся сотрудники, зачастую, собственную наработанную клиентскую базу «уводили» из компании, а вновь принятые – начинали «с нуля». На этот же период пришелся период роста компании, и как следствие - роста объема продаж. Соответственно возросли требования: как качеству размещаемого материала, так и к объему работ, выполняемому каждым сотрудником. Руководство столкнулось с проблемой: работать по старинке как все, или же, пересмотрев стратегические цели, оптимизировать бизнес-процессы и выработать наиболее гибкую и эффективную систему деятельности компании. Естественно одновременно с этим встал вопрос как о построении грамотной ИТ-инфраструктуры, так и автоматизации процессов в целом. Разрозненно работающие приложения уже не вписывались в утвержденную концепцию эффективности и прозрачности, не удовлетворяли предъявляемым требованиям в изменившихся условиях.

Ощутив потребность в изменении существующего положения вещей, и осознавая, что собственных ресурсов для реализации подобного проекта нет, компания «Гранд Медиа» приступила к выбору оптимального решения по построению ИТ-инфраструктуры, автоматизации процессов продвижения, позиционирования и активных продаж с учетом требований, предъявляемых спецификой бизнеса. Компании требовалось качественное решение, желательно от надежного поставщика; с максимальной территориальной близостью привлекаемых к проекту ресурсов, обладающих к тому же достаточной компетенцией; с минимальными затратами на доработку. Ставка в первую очередь была сделана на тюменские IT-компании. В результате всестороннего анализа предлагаемых продуктов и услуг по их внедрению (1С:CRM, Sales Expert, Terrasoft) был сделан выбор в пользу сбалансированного решения на базе продуктов Microsoft: в качестве основы для построения сети был выбран Windows Small Business Server, рабочим инструментом сотрудников отделов продаж и маркетинга стал Microsoft CRM Small Business Edition 3.0 и Microsoft Office 2007. Данное решение максимально соответствовало требованиям, предъявляемым заказчиком и позволило максимально упростить «сдачу под ключ» всего проекта в целом, позволило минимизировать риски внутреннего сопротивления со стороны сотрудников заказчика.

CRM-решение, разработанное специалистами компании ЗАО «Бизнес-Перспектива» для ООО «Гранд Медиа» на основе системы Microsoft Dynamics CRM охватывает автоматизацию следующих функций:

• Ведение единой и актуальной базы по рекламодателям
• Ведение проектов, рубрик в разрезе издания, журнала
• Проведение маркетинговых мероприятий и анализ их эффективности
• Ведение истории взаимодействия с каждым клиентом
• Отображение фотографий контактных лиц клиента в карточке клиента
• Отображение местоположения клиента на карте Дубль ГИС
• Автоматическое обновление списка и реквизитов организаций на основании данных ДубльГИС
• Процесс согласования и размещения макета материала
• Процесс ведения сделки с каждым клиентом
• Пакетное формирование документов для оформления сделки с клиентом (прайс-лист, предложение о сотрудничестве, договор, заказ, акт, счет) на основании единых типовых шаблонов
• Формирование базы распространения на основании сделок, заключенных в разрезе определенного издания
• Формирование маршрутов на основании базы распространения
• Система анимированных оповещений и напоминаний о новых клиентах, назначенных и просроченных заданиях, договоренностях о встречах, телефонных звонках, изменениях о состоянии сделок, платежах, процессов
• Интеграция с учетной системой в части контроля оплат по заключенным сделкам
• Формирование плана продаж
• Проведение план-фактного анализа
• Построение прогноза продаж
• Оценка эффективности работы менеджеров за день/месяц/год
• Оценка финансовой эффективности проектов

В ходе разработки и внедрения решения попутно был решен и оптимизирован ряд принципиальных вопросов, относящихся:

• к сфере консалтинга:

• оптимизирован процесс ведения сделки с клиентом, при котором бумажные носители документов, сопровождающих сделку, формируются в месте их возникновения, т.е. у менеджера по продажам
• разработана система мотивации персонала, ориентированная на безэмоциональную оценку результатов деятельности каждого сотрудника, побуждающая к совершению повторных и перекрестных продаж

к сфере интеграционных решений:

• разработано самостоятельное решение по интеграции Microsoft Dynamics CRM с электронной справочной системой «ДубльГИС», позволяющее как легко сориентировать менеджера по местоположению клиента, так и автоматически актуализировать справочную информацию по клиентской базе при выходе очередного обновления «ДубльГИС»
• разработано решение по интеграции Microsoft Dynamics CRM с ПО VentaFAX, недорогим решением по приему и отправке факсимильных сообщений через факс-модемы
• разработано решение по синхронизации данных Microsoft Dynamics CRM с учетной системой в части отслеживания оплат выставленных клиенту счетов
• разработана система журнализации, напоминаний и оповещений о событиях системы про отсутствии стандартного Outlook-клиента

В результате внедрения системы, сотрудники компании получили удобный и эффективный инструмент, который позволяет основное время уделять своим прямым обязанностям – продажам м продвижению, который не позволит что-либо забыть и всегда напомнит о запланированных действиях. Менеджеры теперь оперативно предоставляют клиентам весь необходимый пакет документов по первому требованию, не отвлекая для этих целей сотрудников бухгалтерии. Информация по клиентам как никогда стала актуальной и полной.

Руководство компании получило единую, постоянно актуализируемую клиентскую базу, и уже не зависит от прихотей отдельных сотрудников. Появилась возможность объективно оценивать работу каждого, выделяя наиболее активных, тем самым способствуя формированию лояльной команды. Впервые появилась возможность оперативно проанализировать текущую ситуацию и спрогнозировать возможную прибыль, а следовательно – более точно спрогнозировать возможные затраты.

Перспективы дальнейшего развития решения в первую очередь высказывает сам заказчик. Наиболее актуальными на данный момент задачами являются:

• Разработка системы оповещений менеджеров через SMS-сервис
• Создание внутрикорпоративного чат-сервиса
• Логистическая задача формирования оптимальных маршрутов распространения журналов с учетом имеющейся базы распространения, печать маршрутных листов и отображение маршрутов в «ДубльГИС»
• Разработка внутреннего документооборота по персоналу, связанному с перемещением сотрудников (приказы)

Подробности на сайте Microsoft

О компании «Гранд Медиа»

Основным профилем деятельности компании ООО «Гранд Медиа» является рекламно-издательский бизнес (журналы «БАНЗАЙ» и National Business), а также деятельность по организации различных мероприятий. Оба журнала являются федеральными продуктами Издательского дома «БАНЗАЙ» (с центром в Екатеринбурге и представительством в Москве). Компания одной из первых в Тюмени начала на постоянной основе проводить круглые столы и бизнес-форумы с крупнейшими представителями тюменского бизнеса и оригинальные развлекательные проекты городского масштаба. Cо временем правильность выбранной стратегии подтвердилась. Сейчас «Гранд Медиа» успешно работает по всей Тюменской области, включая ХМАО и ЯНАО.