Автоматизация документооборота в ОАО «Газавтоматика» на базе Microsoft Office Sharepoint Server 2007

Руководство ОАО «Газавтоматика», понимая выгоды использования СЭД, приняло решение о внедрении автоматизированного документооборота на основе продукта Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Подрядчиком по выполнению проекта стала компания «Микротест», обладающая обширной экспретизой в части реализации проектов по автоматизации документооборота и имеющая статус Microsoft Gold Certified Partner.

Специфика деятельности компании «Газавтоматика» предполагает разработку и проведение множества не только внешних, но и внутренних документов. Ранее все документирование велось на предприятии вручную, что делало работу с документами очень неудобной. Так, перед направлением на согласование каждый документ в нескольких экземплярах распечатывался и направлялся всем заинтересованным сотрудникам компании. На каждом этапе прохождения каждый экземпляр визировался. Естественно, электронного архива для хранения документов в компании также не существовало, что значительно усложняло поиск нужного документа.

Основные проблемы в части документооборота, с которыми сталкивалась компания «Газавтоматика», следующие:

• Длительный процесс согласования документов;
• Случаи потерь бумажных документов;
• Значительные временные затраты и затраты на расходные материалы, необходимые для изготовления и обращения бумажных копий;
• Пропуск сроков исполнения;
• Трудности при повторном использовании разработанных информационных материалов;
• Устаревшая программа регистрации документов, не подключенная в локальную вычислительную сеть, не позволяла вести единую базу документов, доступную для других пользователей, и как следствие, не выполняла все необходимые функции, в т.ч. поиск документов, отслеживание движения документов и др.

Для решения этих задач руководство компании «Газавтоматика» инициировало проект по автоматизации документооборота.

Основное назначение внедренной системы электронного документооборота (СЭД) – автоматизация делопроизводства и документооборота, контроля исполнительской деятельности, поиска документов, а также организация централизованного хранилища электронных документов.

Кроме того, СЭД должна была предоставлять собой платформу для информационного взаимодействия между сотрудниками компании, которое не регламентировано конкретными выделенными бизнес-процессами: электронные доски обсуждений, форумы, совместная работа над документом, проведение электронных опросов, создание автоматических рассылок.

Также система должна была предоставить платформу для последующей автоматизации бизнес-процессов, в которых документооборот является существенной составляющей. Как предполагалось, такую автоматизацию сотрудники компании «Газавтоматика» должны осуществлять самостоятельно, используя заложенные в платформу инструменты для описания бизнес-процессов в графическом виде, в том числе с использованием шаблонов.

Руководство ОАО «Газавтоматика» предъявило также следующие требования к масштабируемости системы документооборота:

• расширение числа рабочих мест;
• увеличение функциональных модулей;
• увеличение номенклатуры и состава информационных ресурсов (корпоративной базы данных, внешних информационных источников);
• расширение топологии вычислительных сетей;
• повышение числа используемых технических средств, операционных сред, коммуникационных каналов.

По итогам тщательного анализа представленных на рынке систем было выбрано решение на основе технологической платформы ведущего мирового разработчика программного обеспечения Microsoft Office SharePoint 2007, которая с момента появления в конце 2006 года уверенно заняла лидирующие позиции на рынке.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 — это интегрированный набор серверных возможностей, поддерживающий все приложения для интрасети, экстрасети и Интернета в масштабе предприятия на основе единой интегрированной платформы вместо отдельных разрозненных систем.

Большая популярность информационных систем на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007 обусловлена следующими преимуществами платформы:

• Тесная интеграция с приложениями Microsoft Office: Word, Excel, Outlook;
• Открытая масштабируемая архитектура с поддержкой веб-служб и стандартов совместимости, включающих XML и протокол SOAP;
• Поддержка русского языка от производителя;
• Продуманный эргономичный web ориентированный интерфейс, с поддержкой настольных компьютеров и мобильных устройств;
• Плотная интеграция со службой каталогов Active Directory;
• Продвинутые средства администрирования и настройки.

Реализовывать проект построения системы электронного документооборота была приглашена компания «Микротест», успешное сотрудничество с которой в рамках проектов по управленческому консалтингу и внедрению информационной системы на базе решений 1С выступило гарантом профессионализма специалистов и качества выполнения работ.

Проект построения системы электронного документооборота был разделен на два основных этапа:

• внедрение системы управления делопроизводством;
• внедрение системы управления договорами и интеграция СЭД с системой 1С в части ведения договорной документации.

Первый этап реализации проекта построения системы электронного документооборота в компании «Газавтоматика» – автоматизация процессов делопроизводства. В рамках данного этапа были охвачены следующие бизнес-процессы предприятия:

• делопроизводство и учет документов (входящих, исходящих и внутренних);
• подготовка и согласование организационно-распорядительной документации (положения, регламенты, инструкции и т.д.) и прочих внутренних документов;
• подготовка и согласование служебных записок;
• подготовка и согласование повесток совещаний и заседаний, подготовка и рассылка протоколов;
• контроль выполнения поручений руководства.

В целом, подсистема управления делопроизводством обеспечивает автоматизацию следующих делопроизводственных функций компании «Газавтоматика»:

• регистрация, учет и хранение всех исходящих, входящих и внутренних документов с настраиваемой автоматической нумерацией;
• организация единого регламента работы с документами в подразделениях с возможностью проверки правильности и своевременности исполнения документов;
• обеспечение совместной работы над документами с контролем версий;
• поиск документов по любому набору реквизитов электронной регистрационной карточки;
• обеспечение иерархического представления документов;
• ведение справочников;
• обеспечение работы пользователей на основе авторизации и прав доступа, определяемых положениями, должностными обязанностями;
• получение статистических отчетов по документообороту.

Подсистема управления договорами предоставляет следующие возможности:

• задание маршрута подготовки и согласования договоров, контроль управления процессом согласования;
• просмотр информации о ходе согласования договоров и сохранение информации о замечаниях, полученных в процессе согласования;
• подготовка отчетов о ходе согласования;
• при нарушении сроков согласования позволяет выявлять «узкие места» процесса, выяснять причины задержек в согласовании документов и устранять их тем или иным способом.

В результате выполнения проекта в ОАО «Газавтоматика» построена комплексная система электронного документооборота на базе передового решения Microsoft Office SharePoint 2007, которая позволяет компании структурировать и унифицировать информационный обмен внутренней документацией, оптимизировать поиск и хранение документов, повысить прозрачность и управляемость деятельности подразделений. Кроме того, данная система предоставит сотрудникам компании «Газавтоматика» необходимый набор инструментов для самостоятельного описания и автоматизации новых бизнес-процессов, а также формирования новых процедур и документов.

Использование системы управления делопроизводством от «Микротест» позволило ОАО «Газавтоматика» достигнуть следующих результатов в области документооборота:

• Централизованное хранение и управление всеми корпоративными информационными ресурсами;
• Быстрый и удобный поиск любой информации;
• Отказ от большого объема бумажной документации;
• Устранение случаев потери документации;
• Осуществление контроля исполнения документов, включая временные и качественные показатели.

Благодаря вышеперечисленным результатам, ОАО «Газавтоматика» получила возможности для дальнейшего развития своей деятельности за счет:

• Повышения прозрачности движения документации внутри компании;
• Снижения временных затрат на проведение документов по всем этапам документооборота;
• Повышения ответственности сотрудников компании при исполнении документов за счет оперативного контроля.

Подробности на сайте Microsoft

О компании «Газавтоматика»

ОАО «Газавтоматика» – дочернее предприятие крупнейшей в мире газовой компании ОАО «Газпром». Образованная в 60-х годах, компания «Газавтоматика» является родоначальником технического прогресса в части автоматизации газовой отрасли. Сегодня ОАО «Газавтоматика» выполняет полный комплекс работ от исследований до внедрения в области автоматизации и управления объектами газовой отрасли, объединяя в своем составе 4 научно-исследовательских и инжиниринговых подразделения, 2 завода, 3 конструкторские фирмы, отраслевой метрологический центр и 11 специальных монтажно-наладочных фирм.