ООО «Имедженси Принт» внедрило Microsoft Exchange Server 2003 и Microsoft Outlook 2003 для организации коллективной работы сотрудников компании

В компании «Имедженси Принт» возникла необходимость увеличить эффективность работы сотрудников с помощью специализированных средств совместной работы, которые изначально были в Exchange, но использовать которые было невозможно из-за применения нестандартизованных клиентов для доступа к серверу.

Требовалось создание полноценной системы поддержки бизнес-процессов, которые были внедрены в компании во время сертификации по стандарту ISO 9001. Кроме того, для организации эффективной работы сотрудников потребовалось ввести единую рабочую площадку и создать корпоративную программную среду для коллективной работы, которая связывала все рабочие места в компании.

Для предоставления широкого набора услуг и обеспечения высокого качества компания «Имедженси Принт» использует наиболее современные технологии производства и контроля. Информационная система компании состоит примерно из 60 рабочих станций и четырех серверов, на одном из которых установлен сервер электронной почты и работы с корпоративными приложениями Microsoft Exchange Server 2003. Он обеспечивает взаимодействие всех сотрудников, работающих в корпоративной сети компании.

Однако большинство бизнес-процессов поддерживалось только электронной почтой - сотрудники передавали друг другу неформализованные сообщения, в результате на согласование времени совещания или регламента выполнения работы уходило много времени и этот процесс не был документирован - информация о проектах сохранялась в личной почте сотрудников.

Проконтролировать его со стороны начальника было затруднительно. Кроме того, в компании не было сформировано единой корпоративной базы электронных адресов и телефонов сотрудников и контрагентов - информация хранилась в персональных папках, что значительно замедляло поиск нужного контакта.

Передача файлов также часто выполнялась по электронной почте, что создавало большое количество вариантов одного и того же файла, и часто возникали трудности с поиском последней, согласованной с заказчиком версии файла для изготовления этикетки. В компании возникла потребность в создании общих папок, с помощью которых сотрудники могли бы обмениваться файлами и где можно было проследить историю создания документов и изображений.

Поэтому существующее решение, где сервер Microsoft Exchange использовался только для работы с электронной почтой, уже не удовлетворяло сотрудников компании. В компании возникла необходимость увеличить эффективность работы сотрудников с помощью специализированных средств совместной работы, которые изначально были в Microsoft Exchange, но использовать которые было невозможно из-за применения нестандартизованных клиентов для доступа к серверу. Требовалось внедрение полноценной системы поддержки бизнес-процессов, которые были внедрены в компании во время сертификации по стандарту ISO 9001. Кроме того, для организации эффективной работы сотрудников потребовалось ввести единую рабочую площадку и создать корпоративную программную среду для коллективной работы, которая связывала все рабочие места в компании.

В качестве кандидатов для построения подобной корпоративной среды рассматривались офисные пакеты OpenOffice.org совместно с пакетом Internet-приложений SeaMonky и Microsoft Office 2007, куда входила среда для организации совместной работы Microsoft Outlook. При выборе конкретного решения первостепенное внимание уделялось наличию календаря-планировщика с возможностью организации совместной работы. В частности, оценивался такой функционал офисного пакета как: организация встреч, планирование задач и др.

Оптимальным вариантом оказалось сочетание Microsoft Exchange Server 2003 и Microsoft Outlook 2003, так как в OpenOffice и SeaMonky не было адекватного средства совместной работы, поскольку они отсутствуют в базовой поставке, а делать специальную сборку пакетов вместе с дополнительными модулями оказалось экономически неэффективно - расходы на интеграцию с Exchange перевешают финансовые выгоды от использования бесплатного пакета.

В результате выбор пал на Microsoft Outlook 2003. Его внедрение было осуществлено в полном объеме в масштабах всего предприятия. Так как решение было достаточно типовым, особых трудностей при его развертывании не было. Все необходимые для коллективной работы компоненты заработали сразу после установки. Никаких проблем по интеграции клиентов Outlook с уже работающим на предприятии Exchange Server не возникло.

Поэтому сотрудникам ИТ-отдела пришлось организовать обучение сотрудников, не знакомых с инструментами коллективной работы в среде Outlook. Как правило, обучение проводилось в индивидуальном порядке: сотрудников знакомили с основными принципами и приемами работы в новой системе коллективной работы. Если в дальнейшем у них возникали какие-то вопросы, они могли обратиться за консультацией в службу технической поддержки.

Проблемы возникли со средством защиты Kaspersky Internet Security, которое было установлено на сервер Exchange и из-за которого периодически прекращалась работы электронной почты. Однако после доработки антивируса “Лабораторией Касперского” эта проблема также была решена.

Связка Microsoft Exchange Server 2003 и Microsoft Outlook 2003 предоставила сотрудникам компании возможность коллективной работы, оперативного обмена информацией и в целом повысила эффективность совместной работы. В частности:

• уменьшилось время на поиск контактов сотрудников и контрагентов - теперь их можно было быстро найти в общем каталоге контактов;
• улучшился контроль за информацией, поскольку сотрудники стали пользоваться общими папками для передачи файлов с материалами, то есть накопленные компанией данные начали храниться централизованно;
• упростилась процедура согласования совещаний и совместных мероприятий - для этого сотрудники перешли на использование системы планирования с помощью календаря;
• улучшилась подотчетность сотрудников, поскольку у руководства компании появилась возможность контролировать сроки исполнения заказов и эффективность работы сотрудников.

После внедрения решения общая производительность труда выросла примерно на 25% за счет более эффективной коммуникации.

Подробности на сайте Microsoft

О компании «Имедженси Принт»

ООО «Имедженси Принт» специализируется на производстве самоклеящихся этикеток любой степени сложности и конфигурации для производителей парфюмерии, косметики, бытовой химии; алкогольной индустрии; продуктов питания; нефтехимической промышленности и фармацевтики.