Компания Columbus IT внедряет систему согласования заявок на затраты и командировки на основе технологий Microsoft

Внедрение системы на базе технологий Microsoft позволило сократить время согласования документов в компании Columbus IT до нескольких часов, так как необходимые действия теперь выполняются через Интернет. Централизованная система хранения заявок на затраты и командировки позволяет руководителям подразделений и проектов вовремя реагировать на превышение бюджета и контролировать уровень прибыльности.

Помимо этого удалось значительно повысить качество обработки документов и исключить потерю информации при прохождении различных этапов процесса согласования заявок. Теперь каждый участник процесса вовремя информирован о необходимых действиях, а благодаря существующему контролю своевременности исполнения задач может следить за ходом согласования.

До внедрения системы электронного согласования документов Columbus IT использовала бумажный оборот заявок на командировки и автоматизированный процесс одобрения затрат без возможности оперативного анализа за период. Это создавало ряд неудобств и замедляло работу с заявками в целом. Отсутствие гибкости в настройке маршрутов согласования без возможности динамической корректировки маршрутов увеличивало срок подтверждения затрат. Контролировать процесс согласования на всех этапах было сложно, что нарушало регламентов согласования заявок.

Менеджмент компании не обладал полной информацией для принятия решений по одобрению заявок, затрачивая дополнительное время на каждую операцию. Помимо этого в компании отсутствовала оперативная отчетность по затратам за период.

Ошибок, связанных с «человеческим фактором», избежать не удавалось, поэтому заполнение заявок требовало двойной работы от многих сотрудников компании, что, конечно, значительно снижало эффективность их работы.

Помимо этого, использовалась ручная работа по подготовке необходимых бухгалтерских отчетных форм о командировках (5 бланков на каждую поездку) или о затратах, что требовало дополнительных затрат на персонал и при этом оставляло высокую вероятность ошибок при заполнении.

Техническая сложность удаленной работы со старой системой согласования также значительно увеличивала сроки согласования и обработки затрат для финансового учета.

Выбирая программный продукт, были сформированы ключевые требования к системе.

Во-первых, это обеспечение короткого срока согласования заявок:

• Возможность параллельных маршрутов согласования
• Предоставление необходимой информации по электронной почте
• Выполнение одобрения из электронной почты через Интернет-соединение

Во-вторых, система должна была предоставить возможность автоматического формирования необходимых печатных форм бухгалтерской отчетности (в общей сложности 9 форм в 2х видах заявок). Также сотрудников компании интересовали широкие возможности интеграции с финансовым модулем ERP-системы Microsoft Dynamics® AX 3.0, и возможность оперативного анализа созданных заявок за период в основных финансовых разрезах (вид затрат, подразделение, офис, проект и пр.) и сравнение с бюджетом. И, конечно же, важным требованием были короткие сроки внедрения (до 3х месяцев).

Использовавшаяся ранее система согласования (модуль внутри ERP-системы Microsoft Dynamics AX 3.0) могла решить лишь часть вышеуказанных требований, а длительность проекта по доработке была оценена в 4 месяца. В процессе выбора рассматривалась готовая система документооборота от компании БОСС-РЕФЕРЕНТ, но она не обеспечивала необходимого уровня интеграции с ERP-системой Microsoft Dynamics AX 3.0, а также с электронной почтой.

По итогам сравнения трех платформ для реализации системы согласования заявок: Microsoft SharePoint 2007, модуль ERP-системы Microsoft Dynamics AX 3.0 и Босс-референт, компания остановила выбор на Microsoft SharePoint 2007, как на платформе, максимально удовлетворяющей составленным требованиям. Окончательное решение принималось совместно двумя руководителями: финансовым директором и руководителем отдела ИТ.

Для реализации пилотного проекта, касающегося заявок на командировки, в 2007 г. компания Culumbus IT обратилась к внешней группе разработчиков, имеющих опыт создания решений на платформе Microsoft SharePoint 2007. Необходимо было запустить систему в эксплуатацию сразу после реализации пилотного проекта, в виду высокой срочности решения поставленных задач, а затем уже расширять функционал созданной системы, подключив согласование заявок на затраты и настроив интеграцию с ERP-системой.

Запуск пилотного проекта состоялся в ноябре 2007г. общими усилиями специалистов Columbus IT и внешних разработчиков. Окончательное создание системы электронного согласования специалисты компании завершили самостоятельно без внешнего участия, и к февралю 2008 г. созданный функционал начал работать в полном режиме.

Особое внимание в ходе проекта уделялось удобству пользовательского интерфейса и максимальному использованию электронной почты. Детальной настройки потребовало разграничение прав доступа пользователей внутри созданной системы (документ, части содержимого формы Infopath и пр.) и настройка интеграции ключевых справочников с внешней ERP-системой (оргструктура, сотрудники, проекты и пр.).

Довольно большая часть сотрудников Columbus IT работает удаленно, находясь на проектах в офисах клиентов или в региональных офисах. Поэтому обучение работе с новой системой было проведено с помощью Интернет-конференций с использованием Microsoft Live Meeting. Такой способ показал большую эффективность, чем освоение пользовательской документации и, что немаловажно, позволил сэкономить деньги на командировках сотрудников для участия в тренинге.

Все подразделения компании работают в созданной системе с ноября 2007г. Можно с уверенностью сказать, что все поставленные цели внедрения были достигнуты. Сроки реализации проекта также были соблюдены, и наиболее острая задача была решена за 2 месяца по результатам пилотного запуска системы. Общая длительность проекта составила 6 месяцев.

Оценка экономической эффективности показала, что первоначальные инвестиции на пилотный проект и на последующее развитие системы, окупились в течение 6 месяцев, благодаря полученной экономии затрат:

• На 20% сократились командировочные и представительские расходы
• На 15% сократились затраты на персонал в отделе бухгалтерии

Кроме этого, удалось значительно повысить доступность необходимой информации для лиц, принимающих решение по каждой заявке. Время согласования заявок сократилось до нескольких часов.

Также в Columbus IT появилась возможность сравнения в режиме реального времени выполненных затрат с бюджетными цифрами за различные периоды времени, что позволяет контролировать необходимый уровень прибыльности компании и каждого подразделения.

На данном этапе система имеет перспективы развития в двух основных направлениях:

• Расширение интеграции с учетной системой ERP Microsoft Dynamics AX 3.0, для автоматического формирования финансовых документов на основе заявок.
• Автоматизация согласования других видов внутренних документов компании (договоры, предложения клиентам и пр.) с использованием созданного функционала построения маршрутов согласования и разделения прав доступа.

Отдельное внимание уделяется совершенствованию пользовательского интерфейса системы, чтобы сотрудники могли использовать максимум предоставляемых возможностей.

Подробности на сайте Microsoft

О компании Columbus IT

Columbus IT — международная консалтинговая компания с представительствами в 30 странах мира. Компания предоставляет консультационные услуги по выбору, внедрению и сопровождению корпоративных информационных систем, а также управленческому консалтингу; работает с крупнейшими мировыми поставщиками бизнес-приложений. В арсенале компании — более 5000 решений для предприятий различных отраслей по всему миру. Российское представительство Columbus IT было открыто в 1997 году, наряду с филиалами в Великобритании, Австрии, Чехии, Нидерландах, Венгрии, Сингапуре. Columbus IT обладает статусом Microsoft Gold Certified Partner.