«Центр проектов развития промышленности» организовал взаимодействие сотрудников с помощью решения «Электронный офис», разработанного на платформе Microsoft SharePoint

ЗАО «Центр проектов развития промышленности» подключилось к услуге «Электронный офис», предоставляемой компанией «Креативные бизнес-технологии». Услуга «Электронный офис» предполагает предоставление по схеме SaaS функционала одноименного программного комплекса, разработанного на платформе Microsoft SharePoint. В результате заказчик без каких-либо значительных финансовых и временных затрат получил в свое распоряжение простое в использовании решение для автоматизации менеджмента поручений, электронного документооборота и управления взаимоотношениями с клиентами.

С помощью системы «Электронный офис» на базе SharePoint 2010 в сжатые сроки была организована эффективная работа с входящими документами за счет автоматизации распознавания отправителя сообщений e-mail или факсов; обеспечен контроль принятия решений по входящим документам, организована работа с заказами. Использование решения в режиме услуги позволило сделать быстрое внедрение и избежать больших капитальных затрат.

 

До 2007 года «Центр проектов развития промышленности» использовал в своей работе только информационную систему на платформе «Консультант», которая позволяла регистрировать открытые заказы, контролировать их выполнение при помощи статусов и планировать работу сотрудников. Также эта система использовалась для автоматизации процесса подготовки заключений экспертов. Однако она не обеспечивала ведение электронного архива и электронного документооборота. Руководство компании также не устраивало то, как в этой системе было организовано взаимодействие между сотрудниками.

Имеющиеся недостатки данного решения было решено исправить внедрением системы электронного документооборота DocsVision, но выяснилось, что и она не подходит для ЦПРП.

Об имеющихся проблемах при работе с DocsVision узнали специалисты компании «Креативные бизнес-технологии», которые изучали бизнес-процессы в ЦПРП в рамках проекта разработки стратегии развития информационной системы экспертной организации. Они предложили попробовать решение «Электронный офис», разработанное на платформе Microsoft SharePoint.

Компания «Креативные бизнес-технологии» фактически выполняет функции ИТ-службы ЗАО «Центр проектов развития промышленности», на аутсорсинге, предоставляя ему различные услуги по поддержке и развитию ИТ-инфраструктуры.

«Электронный офис» является разработкой компании «Креативные бизнес-технологии» и первым в России решением на платформе Microsoft SharePoint, предлагаемым как услуга SaaS. Возможность пользоваться данной системой как услугой и позволила компании ЦПРП сначала попробовать поработать с предлагаемой системой, не тратя время на внедрение ее у себя.

Для работы с «Электронным офисом» не потребовалось больших финансовых и временных затрат. Следовательно, отсутствовали риски потери инвестиций и времени в случае, если новое решение не удовлетворит руководство компании-клиента.

Несмотря на возможность использования в реальной работе всего функционала системы уже на стадии тестирования, как правило, ее запуск идет поэтапно. В ЦПРП решено было начать с функции «Сервис-деск» для организации ИТ-поддержки, работы архива и АХО, функции «Контроль за поручениями». Затем «Электронный офис» стал использоваться для регистрации входящих документов. С началом регистрации входящих документов в «Электронном офисе», сотрудники компании ЦПРП перестали работать в DocsVision, ее полностью заменила система на базе SharePoint.

В процессе проверки системы на соответствие требованиям и особенностям заказчика выяснилось, что в плане регистрации и автоматической классификации входящих документов система «Электронный офис» требует доработки. Компания «Креативные бизнес-технологии» в течение 1,5 месяцев создала и провела внедрение соответствующего модуля. Этот модуль позволил значительно оптимизировать работу по приему и регистрации поступающей в компанию корреспонденции по e-mail и факсу. Процесс отправки их на рассмотрение стал быстрее и нагляднее.

Система «Электронный офис» осуществляет регистрацию входящих документов автоматически. Когда заявка с документами приходит в ЦПРП по электронной почте или факсу, то она идентифицирует отправителя по обратному адресу или номеру телефона, с которого пришло факсимильное сообщение, если данные по нему уже имеются в электронном справочнике контрагентов и контактных лиц.

Если заказчик новый, то данные по нему заносятся в систему сотрудниками компании вручную. Однако, как правило, этого не требуется, поскольку подавляющее большинство входящих сообщений приходит от постоянных клиентов.

После регистрации входящих документов в системе формируется карточка заказа, которая отражает не только его поэтапное исполнение, но и содержит различную связанную с ним информацию: банковские реквизиты контрагента для выставления ему счета, осуществленные им платежи, переписку, договора и прочее.

Как идет исполнение заказов — руководители компании могут увидеть благодаря функции «Контроль за поручениями». Она позволяет определить, на какой стадии находится рассмотрение документов конкретного клиента, загрузку специалистов компании (следовательно, оптимально ее распределять) и сроки исполнения заданий.

В системе также предусмотрено формирование отчетов, которые показывают количество выполненных в течение любого заданного периода поручений и сколько из них оказались просроченными, а также другую информацию, характеризующую качество работы каждого сотрудника. Также существуют отчеты трудоемкости. Реализованная в «Электронном офисе» методика менеджмента поручений позволяет сотрудникам и руководству видеть все задачи персонала в одном месте, не «перепрыгивая» из системы в систему. При этом в системе отражаются не только задания руководства и задачи, связанные с должностными обязанностями, но также «просьбы»-поручения коллег и их комментарии к передаваемым внутри организации документам.

Кроме того, в системе предусмотрена автоматизированная процедура заказа дел в архиве (экспертам компании часто приходится осуществлять такие запросы) с контролем возврата документов, если они существуют только в бумажном виде.

Пользователями «Электронного офиса» являются 53 сотрудника компании ЦПРП.

Решение, созданное на платформе Microsoft SharePoint, позволило в короткие сроки организовать эффективную работу с получаемыми от клиентов сообщениями. Благодаря автоматизации распознавания отправителя сообщений e-mail или факсов и простоте загрузке в систему документации вдовое сократилось количество сотрудников, занимающихся регистрацией входящих документов (с 4 до 2).

С запуском «Электронного офиса» значительно повысилась эффективность работы экспертов, которые являются основными и самими высокооплачиваемыми сотрудниками компании, качество обслуживания клиентов и скорость принятия решения менеджерами компании.

Запуск «Электронного офиса» в режиме услуги позволил начать работу без долгого внедрения, больших капитальных затрат и наличия в штате ИТ-специалистов, поддерживающих функционирование данной системы. К тому же, схема SaaS позволяет в короткие сроки осуществить внедрение у себя обычной версии системы. Поскольку компания ЦПРП планирует обмен документами в электронном виде с различными организациями, то из-за их требований будет обязана все данные хранить на собственных серверах и компьютерах. Это одна из причин запланированного внедрения «Электронного офиса» и переноса информации в собственную информационную систему. Такое внедрение и перенос информации будут осуществлены в течение 2 дней.

Тесная интеграция «Электронного офиса» с Microsoft Office обеспечивает удобную работу сотрудников ЦПРП. Они, например, имеют возможность задать автоматическое сравнение версий документа, открытого из SharePoint и в текстовом редакторе Word.

Подробности на сайте Microsoft

О «Центре проектов развития промышленности»

ЗАО «Центр проектов развития промышленности» было учреждено в Санкт-Петербурге в 1995 году с целью исследования проблем, возникающих при экспорте продукции бывших предприятий ВПК, и разработки проектов содействия экспорту. Базой для создания специализированного предприятия послужил многолетний опыт основных его сотрудников в области экспорта-импорта высоких технологий, полученный ими еще в период существования СССР, а затем и экономических преобразований в России. Одним из основных направлений деятельности компании стал экспортный контроль. Ее специалисты в частности проводят экспертизу, которая определяет, подпадает ли под запрет передача продукции и технологий двойного назначения иностранным компаниям и организациям. Применение компанией современных информационных технологий позволяет осуществлять дистанционное обслуживание заказчиков в различных регионах страны.