Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 повысил эффективность проектной деятельности компании Богданов и партнеры

Чтобы повысить эффективность собственного портфеля проектов развития и оптимизировать процессы контроля над внешними проектами, компания Богданов и партнеры начала применять методологию управления портфелем проектов и внедрила у себя решение на базе Microsoft Office Project Portfolio Server 2007.

Внедрение, которое проводилось собственными силами компании, было вызвано тем фактом, что высокотехнологичный бизнес, которым является консультирование в области управления проектами, требует постоянного внутреннего развития и оптимизации процессов управления.

Линейка продуктов и услуг, предоставляемых компанией Богданов и партнеры своим заказчикам, постоянно растет. Вывод на рынок новых услуг, равно как и подготовка новых сотрудников требуют постоянного выполнения внутренних проектов развития. Перед компанией Богданов и партнеры встала необходимость внедрения технологии управления портфелем проектов, с помощью которой планировалось достичь следующих целей:

• усовершенствование процесса инициации внутренних проектов, согласования и утверждения у руководства компании;
• упрощение отбора в портфель наиболее ценных проектов.

Компания Богданов и партнеры имеет собственный проектный офис, который в течение нескольких лет развивает внутренний регламент управления проектами и поддерживает систему управления проектами на базе решения Microsoft Enterprise Project Management 2007. Хорошо известный и популярный продукт Microsoft Project великолепно подходит на стадии планирования и выполнения проекта. Но для поддержки процедур согласования проектов и решения задач по управлению портфелем проектов возможностей Microsoft Project недостаточно, и поэтому был выбран новый продукт - Microsoft Office Project Portfolio Server 2007.

Проектный офис компании Богданов и партнеры разработал внутреннюю процедуру инициации проектов. Был разработан рабочий процесс прохождения проекта с момента инициации до завершения. Для отбора проектов были разработаны специальные критерии. Для контроля выполнения проекта были сформированы KPI.

Для автоматизации управления портфелем проектов методология была перенесена в информационную систему Microsoft Office Project Portfolio Server 2007.

Согласно регламенту компании Богданов и партнеры, каждая новая инициатива должна быть оформлена в виде карточки проекта, содержащей подробное описание нового проекта. Форма карточки была реализована на сервере. Помимо описательной части по каждому проекту заполнялся подробный бюджет со статьями затрат и прибыли.

После проверки карточки проектным офисом проект переходил на этап отбора. Процесс отбора в портфель заключается в определении наиболее приоритетных критериев, которые вместе с финансовыми показателями являются инструментами отбора проектов. Отбором проектов в портфель занимается проектный офис. После этого проекты, прошедшие отбор системой, должны быть окончательно утверждены генеральным директором, который выделяет финансирование на их реализацию.

Для управления проектами на стадии выполнения используется Microsoft Office Project Server, в котором создается план утвержденного в портфель проекта.

Актуальная информация о ходе выполнения проекта обратно заносится из Microsoft Office Project Server в Microsoft Office Project Portfolio Server 2007. С помощью специально настроенных отчетов руководство постоянно контролирует состояние портфеля проектов. Это позволяет принимать решения о целесообразности выполнения уже начатых проектов и накапливать базу знаний для более эффективного отбора проектов в дальнейшем.

Внедрение системы управления портфелями проектов в компании происходило с июля по октябрь 2007 года. В настоящий момент к системе подключено 12 рабочих мест. Пользователи системы - это менеджеры и ведущие консультанты, сотрудники проектного офиса и руководство компании. Система развернута под управлением Windows Server 2003, используется СУБД Microsoft SQL Server 2005.

В будущем планируется расширение функциональности системы: более тесная интеграция с Microsoft Office Project Server. Также в планах - использование функции управления приложения с целью усовершенствования процедуры отбора новых информационных систем для внедрения.

Внедрение системы управления портфелем проектов на базе Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 позволило компании Богданов и партнеры достичь следующих результатов:

• была внедрена автоматизированная процедура инициации проектов, формирования карточки и бюджетов проектов;
• проектный офис получил инструмент для эффективной оценки проектов и отбора наиболее перспективных;
• процесс согласования и утверждения проектов стал прозрачным и автоматизированным;
• у руководства компании появилась полная картина по имеющимся инициативам, возможностям их реализации и получаемым выгодам от их реализации.

Использование Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 позволило компании выйти на новый уровень корпоративного управления.

Подробности на сайте Microsoft

О компании Богданов и партнеры

Компания Богданов и партнеры является золотым сертифицированным партнером Microsoft и занимается обслуживанием потребностей клиентов в сфере управления проектами в России, странах СНГ и во всем мире с 2002 г. Среди клиентов Богданов и партнеры - ведущие мировые и отечественные компании: Microsoft, Siemens, КАМАЗ, РАО ЕЭС, BASF, Уралcиб, Микояновский комбинат, Росгосстрах, Toyota Motor, DANONE, Литовская энергия и многие другие.