Компания Autosecurity повышает эффективность совместной работы и качество обслуживания клиентов, внедрив портал на основе SharePoint

Autosecurity – динамично развивающаяся группа компаний, в которой традиционно большая часть вопросов решалась в ходе проведения встреч. В условиях роста динамичности бизнеса и внешней среды их согласование стало трудоемким и затратным по времени процессом.

Внедрение портала Microsoft Office SharePoint Server 2007 позволило сразу же автоматизировать ряд бизнес-процессов, ускорив их, и сократить простои в 1,4 раза.

Существенная часть бизнес-задач компании традиционно решается путем организации личных встреч. Обсуждение стратегических вопросов проводится в форме собраний, на которых требуется присутствие руководителей пяти подразделений, Генерального директора, директора по развитию и HR-директора. С ростом компании и увеличением динамизма современной бизнес-среды организация подобных собраний столкнулась с определенными трудностями. Поддержание высокого уровня обслуживания клиентов требует применения гибких форм организации труда, поэтому часть сотрудников, включая руководителей подразделений, работает по «скользящему» графику. В таких условиях организация собраний в требуемом составе сотрудников крайне затруднительна. Согласование встреч стало занимать много времени и потребовалось решение, которое могло бы помочь сделать этот процесс более простым и рациональным.

Помимо вышеозначенной проблемы руководство компании и рядовые сотрудники осознали потребность в создании простой и гибкой системы обсуждения текущих вопросов.

Специалисты компании «Кварта Консалтинг» проанализировали сложившуюся ситуацию и структурировали имеющиеся задачи. На основе полученных результатов был выбран инструмент, оптимально отвечающий потребностям организации бизнеса на данном этапе развития – Microsoft Windows SharePoint Services.

Бизнес-задачи были объединены в группы, для каждой из которых был подобран соответствующий инструмент SharePoint.

Особенно важным для компании является наличие актуальной информации о встречах менеджеров каждого из отделов с контрагентами и клиентами для возможности оперативной корректировки времени и повестки собрания. Данная задача была решена с помощью настойки общего календаря SharePoint, где отображается загруженность всех ключевых сотрудников и подразделений.

Для оптимизации рабочего времени важна возможность обсудить какой-либо вопрос без организации личной встречи всех заинтересованных лиц. Данной бизнес-потребности наилучшим образом отвечает один из инструментов SharePoint – форум. Пользователи могут дистанционно обсудить интересующий вопрос и учесть мнение различных специалистов. Пользовательские настройки помогают сделать этот процесс максимально удобным для специалистов, находящихся в командировке или по различным причинам работающим удаленно.

Дополнительно на внутрикорпоративном форуме организованы соответствующие функциональные разделы, где обсуждаются текущие вопросы работы каждого подразделения компании. Такая организация форума позволяет оперативно получить консультацию ведущих специалистов и решить задачу клиента оптимальным путем за минимальный срок.

Отдельным преимуществом использования форума явилась возможность обсуждения широкого круга вопросов, относящихся к формированию и поддержанию внутрикорпоративной культуры, что, в свою очередь позволяет поддерживать высокие стандарты качества обслуживания клиентов.

В результате внедрения корпоративного портала SharePoint компания существенно упростила процесс принятия важных решений и получила гибкий инструмент внутрикорпоративного взаимодействия. Основные результаты, которых удалось достичь с помощью внедрения данного решения:

• возросло качество принимаемых решений за счет более глубокой их проработки большим числом менеджеров.
• сократилось время, затрачиваемое сотрудниками на согласование встреч.
• повысилось качество обслуживания клиентов за счет оперативного привлечения к интерактивному обсуждению специалистов подразделений и упрочнения внутрикорпоративной культуры.
• структурировано обсуждение проблем и задач внутри подразделений.

Внедрение портала Microsoft Office SharePoint Server 2007 позволило сократить время на согласование встреч на 19%, в 1,4 раза сократились простои за счет проведения более производительных встреч.

В дальнейшем компания планирует автоматизацию других бизнес-процессов с помощью перехода на полнофункциональный Microsoft Office SharePoint Server, что позволит повысить эффективность деятельности компании.

Подробности на сайте Microsoft

О Группе компаний Autosecurity

Компания Autosecurity образована в 1999 году. На данный момент компания является одним из лидеров на рынке установки противоугонных систем и дополнительного оборудования автомобилей. Лаборатория Autosecurity, позволяет проводить комплексный анализ противоугонной стойкости различных средств защиты от угона, разрабатывать новые решения в сфере противоугонной защиты, осуществлять полноценный консалтинг страховых комплектов и спутниковых решений.