Логистическая компания Art of Transport Logistics уменьшает затраты на поддержку ИТ на 50% благодаря замене OpenOffice.org на Microsoft Office 2007

Из-за проблем и пониженной производительности сотрудников компании Art of Transport Logistics в течение последних 16 месяцев было принято решение перейти от OpenOffice.org к пакету Microsoft Office 2007.

Планируется, что благодаря переходу компания сэкономит 50% на затратах на поддержку, а производительность большинства сотрудников увеличится более чем на 60 часов в год. Предполагается, что вследствие уменьшения затрат на поддержку ИТ, увеличения прибыли и улучшения производительности общая сумма годового дохода составит 13 000 рублей (550 долл. США) на каждого сотрудника.

Компания Art of Transport Logistics помогает более чем 1500 клиентов во всем мире, осуществляя хранение на складах, страхование, таможенное оформление и другие услуги логистики перевозок. У компании Art of Transport Logistics более 4000 партнеров по всему миру и 350 профессиональных менеджеров в 17 офисах, расположенных в пяти странах. За двенадцатилетнюю деятельность компании годовой грузооборот транспорта вырос с 94 000 до 2,3 миллионов тонн.

Компания Art of Transport Logistics предоставляет более 20 видов услуг логистики, связанных с перевозкой грузов. К примеру, компанией может быть организована максимально эффективная перевозка грузов самолетом, судном, грузовым автомобилем или поездом. Кроме услуг по страхованию и хранению грузов на складе, компания Art of Transport Logistics предлагает полный спектр услуг, связанных с таможенным оформлением. В ходе управления процессом логистики перевозок ежемесячно сотрудниками создаются сотни документов и электронных таблиц для отправки заказчикам. Для гарантированно надежного и оперативного оказания услуг логистики компании следует выстраивать эффективные коммуникации с партнерами по перевозке.

До 2007 года сотрудники компании Art of Transport Logistics использовали несколько различных наборов офисных приложений, в том числе Microsoft® Office 2003 и OpenOffice.org. В начале 2007 года в попытке сэкономить на стоимости лицензии директор ИТ решил, что компании следует использовать только OpenOffice.org.

Отдел ИТ установил на каждом ПК OpenOffice.org и операционную систему Linux, в которых практически отсутствуют планирование, обучение и объявления.

Переход на OpenOffice.org разочаровал многих сотрудников, испытывающих затруднения с внутренним обменом файлами. Зачастую из за того, что полученные от Art of Transport Logistics файлы были в другом формате, заказчики и партнеры не могли их открыть. Сотрудники тратили дополнительное время на работу с заказчиками, так как для достижения успеха в этом конкурентном бизнесе необходимо поддерживать высокий уровень обслуживания. Настройка нужного формата файлов отнимала время сотрудников. В результате, задерживалось как выполнение заданий, так и реакция на предложения. Так как многие заказчики используют наборы приложений Microsoft Office, сотрудники компании не были уверены, что файлы, страницы, графика и шрифты в OpenOffice.org останутся в том же виде на экране заказчика.

Сначала сотрудники компании Art of Transport Logistics не ожидали трудностей в связи с переходом на OpenOffice.org.

Сотрудники тратили время на нахождение функций в OpenOffice.org, а интерактивная справка не решала большинства вопросов. В результате количество обращений за поддержкой в ИТ-отдел удвоилось вместе с затратами на поддержку ИТ.

Выпуск пресс-релизов также задерживался из за частых сбоев приложений и из за того, что документы открывались слишком долго.

В 2008 году после 16 месяцев использования OpenOffice.org компания Art of Transport Logistics решила перейти на пакет Microsoft Office 2007. Сначала благодаря использованию OpenOffice.org сократились расходы компании на лицензии ПО. Но из за пониженной производительности, упавших доходов и возросших затрат на поддержку ИТ общие расходы компании с внедрением OpenOffice.org намного увеличились.

Оценив возможности пакета Microsoft Office 2007, компания решила, что он обеспечит лучшую поддержку бизнес-процессов.

Большинство сотрудников испытывали затруднения с OpenOffice.org из за того, что неправильно форматировали информацию. Сотрудники, создающие презентации в приложении Microsoft Office PowerPoint 2007, теперь могут быть уверены, что изображения правильно отображаются в их документах. Например, построенная сотрудниками схема бизнес-процесса в OpenOffice.org с использованием фигур почти никогда не отображалось правильно, если заказчик открывал его при помощи Office PowerPoint 2003. Поэтому, чтобы изображение не искажалось, сотрудникам приходилось сохранять его в виде графики. Чтобы редактировать изображение, сотруднику приходилось возвращаться к старой копии презентации, редактировать изображение и заново сохранять в виде графики.

С использованием пакета Microsoft Office 2007 уменьшится количество проблем с форматом файлов. Благодаря этому компания Art of Transport Logistics планирует улучшить качество обслуживания клиентов и реакцию на предложения. Уменьшится количество документов, которые заказчики не могут открыть, и документов в неправильном формате. Сотрудники будут быстрее реагировать на обращения заказчиков и будут лучше оснащены для ответа заказчикам и решения срочных проблем.

В компании Art of Transport Logistics считают, что пакет Microsoft Office 2007 будет более тесно интегрирован с существующими у них бизнес-системами. Для интеграции OpenOffice.org с системой обработки грузовых перевозок компания привлекала стороннего консультанта.

В дополнение к развертыванию пакета Microsoft Office 2007 компания Art of Transport Logistics решила заменить Linux на операционную систему Windows XP. Компания также планирует развертывание программного обеспечения для обмена сообщениями электронной почты и совместной работы Microsoft Exchange Server 2007 для использования с клиентским приложением для обмена сообщениями и совместной работы Microsoft Office Outlook 2007.

При помощи пакета Microsoft Office 2007 компания Art of Transport Logistics планирует повысить производительность, оптимизировать бизнес-процессы, обеспечить более высокое качество обслуживания клиентов и уменьшить затраты на разработку и поддержку ИТ. По прогнозам, использование продукта обеспечит трехлетнюю внутреннюю норму дохода в 226 процентов и период окупаемости в пять месяцев. Планируется, что с использованием пакета Microsoft Office 2007 годовой доход от уменьшенных затрат на поддержку ИТ, увеличенной прибыли и повышенной производительности составит 13 000 рублей (550 долл. США) на каждого сотрудника.

Компания Art of Transport Logistics часто принимает участие в конкурсах на получение подряда (тендерах) на проекты логистики перевозок. Успех в тендере зависит не только от предложенной цены, но и от быстрой и качественной реакции. По оценкам компании, в минувшем году была потеряна значительная сумма из за медленной реакции или проблем с форматом файлов в связи с использованием OpenOffice.org. Процесс сбора информации и реакции на предложения улучшится с переходом на пакет Microsoft Office 2007. В результате улучшения реакции на предложения компания Art of Transport Logistics сможет заработать 240 000 рублей (10 000 долл. США) дополнительного дохода.

Компания Art of Transport Logistics каждые три недели проводила для новых сотрудников трехчасовые обучающие курсы. Планируется, что с использованием пакета Microsoft Office 2007 уменьшится время на обучение и увеличится производительность сотрудников.

По прогнозам компании Art of Transport Logistics, благодаря пакету Microsoft Office 2007 на 50% уменьшится время на техническую поддержку, сократив время поддержки ИТ от 25 до 12,5 часов в год на каждого сотрудника. Кроме того, интерактивная справка для Microsoft Office поможет пользователям быстрее разрешить свои проблемы.

В компании Art of Transport Logistics считают, что пакет Microsoft Office 2007 будет более тесно интегрирован с используемыми в компании бизнес-системами. Компания потратила 24 000 рублей (1000 долл. США) на интеграцию OpenOffice.org со своей системой перевозки грузов. Так как система перевозки грузов была разработана для интеграции с системой Microsoft Office, компания избежит дополнительных расходов.

Подробности на сайте Microsoft

О компании Art of Transport Logistics

Компания Art of Transport Logistics оказывает услуги по логистике более чем 1500 клиентов по всему миру. Компания Art of Transport Logistics находится в Санкт-Петербурге (Россия), предоставляет хранение на складах, страхование, таможенное оформление и другие услуги, связанные с перевозками и поставками грузов.