Архивный фонд Российской федерации внедряет программный комплекс «Архивный фонд» версии 4.0 на базе современной платформы Microsoft

На основе технического задания Росархива компанией «Электронные Офисные Системы» был разработан программный комплекс «Архивный фонд 4.0», который является наиболее полнофункциональной, унифицированной системой автоматизации деятельности государственных и муниципальных архивов.

В прошлом году закончилась опытная эксплуатация программы, сейчас ведутся подготовительные работы по организации внедрения в 2009 году новой 4-ой версии ПК «Архивный фонд» в работу государственных и муниципальных архивов РФ.

Применяемый в настоящее время программный комплекс «Архивный фонд 3.0» - устаревшее программное обеспечение, которое обладает недостаточными функциональными возможностями для эффективной обработки такого количества информации и повышения качества и оперативности выполнения установленных задач. Таким образом, появилась необходимость в разработке новой версии программы, базирующейся на современной программной платформе, которая позволила бы не только лучше решать текущие задачи, но определять дальнейшую перспективу развития данной системы.

Росархивом было разработано техническое задание, по которому на основе технологии Microsoft SQL Server 2005 компания «Электронные Офисные Системы» разработала программный комплекс «Архивный фонд 4.0».

Для реализации проекта были выбраны следующие программные продукты Майкрософт:

• Windows 2003 Server
• Internet Information Server
• Windows Installer 3.1
• Windows XP Professional
• Microsoft SQL Server 2005
• Microsoft Office 2003/ХР

Выбор именно продуктов Майкрософт обусловлен несколькими факторами:

• Широкими возможностями Microsoft SQL Server 2005 при работе с большими объёмами информации.
• Возможностью простой репликации разработанных ранее локальных баз данных в архивах на Microsoft Access и новых, созданных с использованием Microsoft SQL Server 2005.
• Умеренными затратами ресурсов для установки и использования программного комплекса и привычной средой работы для пользователей, что упрощает эксплуатацию программы.

Архивный фонд 4.0 обладает широкими возможностями и обеспечивает:

• ведение государственного учета, контроля за состоянием хранения документов, научно-справочного аппарата на уровнях архивного фонда;
• описи;
• единицы хранения и единицы учета;
• документа;
• Учет движения документов;
• Формирование паспорта архива;
• Формирование паспорта архивохранилища;
• Топографирование;
• Формирование статистических отчетов (более 100);
• Поиск информации;
• Ведение каталогов;
• Гибкое разграничение прав доступа к данным и функциям системы;
• Протоколирование действий пользователей.

Преимущества решения:

• Программный комплекс «Архивный фонд 4.0» – промышленное решение, основанное на современных технологиях.
• Программный комплекс «Архивный фонд 4.0» - клиент-серверная система, обеспечивающая возможность одновременной многопользовательской работы.
• Организационная масштабируемость - ввод в действие системы в отдельном архиве первоначально возможен на одном рабочем месте с дальнейшим, по мере необходимости, увеличением количества рабочих мест без потери накопленной в базе данных информации.
• Защищенность - обеспечение разграничения доступа к функциям и данным системы.
• Надежность - система обладает надежностью, обеспечивающей круглосуточную работу пользователей и оперативное восстановление работоспособности при сбоях.

Сейчас, с использованием средств Microsoft, сделан первый шаг – создана 4-я версия программы «Архивный фонд», в дальнейшем планируется разработка новых версий программных комплексов «Фондовый каталог» и «Центральный фондовый каталог».

В прошлом году закончилась опытная эксплуатация программы, сейчас ведутся подготовительные работы по организации внедрения в 2009 году новой 4-ой версии ПК «Архивный фонд» в работу государственных и муниципальных архивов РФ. Внедрение системы автоматизированного государственного учета в дальнейшем планируется в государственных и муниципальных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации.

Примеры на сайте Microsoft

Об Архивном фонде Российской Федерации

Одними из основных задач Федерального архивного агентства являются государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и оказание государственных услуг в области архивного дела. Общий объем документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах РФ составляет 232,9 млн. единиц хранения, и цифра эта постоянно растет.