Портал на платформе Windows SharePoint Services 3.0 экономит компании «Аэрофлот–Дон» более 22.5 тысячи рабочих часов ежегодно

Авиакомпания «Аэрофлот-Дон» стремительно развивается, и со временем ее информационная система разрослась до больших объемов. Компании «Аэрофлот-Дон» было необходимо недорогое решение для автоматизации документооборота, которое можно было бы развернуть в короткие сроки. Решение должно было обеспечить средства совместной работы, поиска документов, автоматизацию назначения работникам задач, связанных с прохождением документа. Для хранения документов в «Аэрофлот-Дон» использовались файловые сервера на платформе Novell. Однако, сотрудники сталкивались с трудностями, которые присущи разрозненным информационным системам.

Для решения задач, связанных с организацией документооборота, были приглашены специалисты Южной Софтверной Компании. В качестве пилотного проекта был выбран круг задач, связанных с системой менеджмента качества компании «Аэрофлот-Дон». В процесс разработки документов системы менеджмента качества был вовлечен Центр управления качеством. Кроме того, практически все отделы компании используют эту документацию в своей работе, а значит, решение будет протестировано большей частью сотрудников компании. Решение на платформе Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 внедрялось в «Аэрофлот-Дон» в октябре 2006 года. Портал позволит пользователям вдвое увеличить эффективность работы с информацией, что только на поиске информации сэкономит компании 22.5 тысячи рабочих часов.

Важным фактором, определившим технологии, которые стали основой проекта, стало ограничение общего бюджета проекта со стороны заказчика. С учетом требований заказчика специалисты Южной Софтверной Компании предложили использовать в решении возможности технологии SharePoint 3.0, которая сочетает в себе масштабируемую архитектуру, инструменты для управления бизнес-процессами и средства для совместной работы над документами и задачами.

Портал SharePoint - это удобный инструмент для интеграции бизнес-приложений, что позволяет конечному пользователю получать все нужные ему для работы данные из одного источника. Технология Windows Workflow Foundation, появившаяся в SharePoint 3.0, позволяет решать задачи управления бизнес-процессами, обеспечивает необходимые в «Аэрофлот-Дон» возможности по маршрутизации документов и задач. Еще одна новая технология в SharePoint 3.0 - управление правами доступа вплоть до уровня отдельного документа.

Технология SharePoint в различных решениях показала свою эффективность для задач, связанных со структурированным хранением документов, уведомления пользователей об изменении документов и хранения нескольких версий документов.
Разграничение прав доступа к ресурсам SharePoint не позволит неавторизованным пользователям выполнить какие-то неположенные для них операции. К тому же реализован контроль исполнительской дисциплины. Сотрудникам автоматически ставятся задачи, они их выполняют и могут отчитываться в выполнении – и все это с помощью портала. Портал уведомляет об изменениях, о ставящихся задачах, а после того, как документ утвержден, он публикуется в общей рабочей области на портале. Таким образом, наиболее актуальная действующая версия документа системы менеджмента качества становится доступной для всех работников компании сразу же после утверждения.

Реализация подобной функциональности на портале SharePoint без значительных затрат на разработку решения стала возможной с появлением в SharePoint 3.0 средств для управления бизнес-процессами Windows WorkFlow Foundation.

С помощью возможностей Windows Workflow Foundation была разработана и реализована корпоративная схема разработки, согласования и утверждения офисных документов: управление всеми стадиями жизненного цикла офисного документа осуществляется через веб-браузер с возможностью информирования о состоянии документа с применением электронной почты. Windows Workflow Foundation полностью обслуживает бизнес- процесс, автоматически выполняя работы, которые до внедрения этой технологии пользователь выполнял с электронным документом вручную.

Важной частью проекта стал перенос всех существующих документов из файл-сервера на портал SharePoint. Для осуществления миграции специалистами Южной Софтверной Компании была разработана отдельная программа, которая позволяла автоматизировать проверку соответствия наименований документов существующему в компании регламенту, обеспечить правильную классификацию документов и восстановление системы перекрестных ссылок в документах.

На рабочих местах пользователей компании «Аэрофлот-Дон» используется Microsoft Office 2003 Standart и Microsoft Office XP. Существенным преимуществом решения на основе SharePoint стала возможность доступа пользователей на портал без необходимости обновлять используемое ПО. Старые версии продуктов Microsoft Office могут загружать документы с портала и сохранять их на портал.

В перспективе, после всестороннего тестирования внедренного решения планируется дальнейший переход на портал в следующем финансовом году.
Внедрение решения на платформе Windows SharePoint Services 3.0 позволило решить основные проблемы сотрудников авиакомпании «Аэрофлот-Дон». Внедренное решение обеспечивает:

• сервисы для совместной работы над документами (обсуждение, согласование, версионность, уведомление об изменениях)
• грамотное структурирование и удобную публикацию ресурсов для легкого поиска
• контроль исполнительской дисциплины.

При решении поставленных задач с помощью Windows SharePoint Services 3.0 удалось сократить время, используемое на поиск информации, доставку информации и постановку задач. Исключена возможность дублирования информации.
Таким образом, если учесть, что в среднем сотрудник «Аэрофлот-Дон» тратит не менее одного часа в течение рабочего дня на поиск необходимой информации, то можно высчитать, что в год сотрудник, применяющий компьютер тратит около 62 часов рабочего времени на поиск необходимой ему информации. Таким образом, один человек будет экономить компании 0,25 часа рабочего времени. А с учетом работы 350 работников интеллектуального труда «Аэрофлот-Дон« сэкономит только на поиске информации около 22,5 тысяч часов рабочего времени в год.

Процесс оперативного уведомления об изменениях и сводка по задачам, которые нужно выполнить, также экономят компании время, т.к. сотрудник может сразу приступить к планированию своего рабочего времени, а не тратит его на сбор информации о том, какие задачи ему назначены.

С помощью Windows Workflow Foundation реализован основной бизнес-процесс разработки, согласования, утверждения и контроля исполнительской дисциплины. Технология Windows Workflow Foundation позволила обеспечить работу с организационно-распорядителными документами и документами системы менеджмента качества, охватывающими всех сотрудников авиакомпании. Внедряемое решение направлено на увеличение скорости доставки офисных документов на рабочее место пользователя путем информирования по электронной почте или прямым доступом на портал. Для администрирования разделов портала нет необходимости привлекать ИТ-персонал.

Подробности на сайте Microsoft

Об ОАО «Аэрофлот-Дон»
ОАО «Аэрофлот-Дон» - самая крупная авиакомпания Юга России, которая занимается регулярными и чартерными перевозками пассажиров и грузов в города России, СНГ и страны дальнего зарубежья. «Аэрофлот-Дон» был создан 30 марта 2000 года и на сегодняшний день является единственной донской авиакомпанией, выполняющей регулярные пассажирские перевозки на внутренних и международных воздушных линиях. В настоящее время «Аэрофлот-Дон» эксплуатирует парк, состоящий из воздушных судов Boeing–737–500, Ту-154 М и Ту-134. Компания имеет собственную авиатехническую базу, летные экипажи, наземные службы обеспечения полетов. Представительства «Аэрофлот-Дон» открыты в Ростове-на-Дону, Москве, Сочи, Нерюнгри, а также в Стамбуле (Турция) и Ташкенте (Республика Узбекистан).
«Аэрофлот-Дон» - динамично развивающаяся компания. В 2006 году было перевезено 580 тысяч пассажиров, из них – более 100 тысяч человек на рейсах в дальнее зарубежье и около 70 тысяч в странах СНГ. Было выполнено 7713 рейсов, экипажи провели в небе более 15 тысяч часов, было доставлено более 2500 тонн грузов и 80 тонн почты.
В 2006 году были приняты меры по обновлению парка воздушных судов и продолжены работы по улучшению действующей системы менеджмента качества. В компании работает около 1100 человек, из них 350 – управленческо-административный персонал, одним из основных инструментов производства которых является компьютер.