В администрации Волгограда создан портал Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003

В администрации Волгограда существовало несколько файловых хранилищ для различных подразделений, групп пользователей, с разными правами доступа к документам, а также несколько интранет-сайтов информационного характера для хранения документов по определенным группам пользователей.

При работе такой системы часто возникало дублирование информации, бывали случаи повторного создания документов, практически исключалась возможность быстрого нахождения подготовленных документов по нужной тематике. Кроме того, существовало большое количество однотипных интранет-ресурсов для информирования работников.

Было принято решение о создании информационного портала, заложенное в программе «Развитие муниципальной информационной системы Волгограда на 2003 – 2006 годы». Разработкой плана и реализацией проекта внедрения информационной системы занимался МУ «Городской информационный центр». В качестве субподрядчика и консультанта была привлечена Software Inc., Company.

План (техническое задание) внедрения предусматривал несколько этапов. К первому было отнесено: обследование предприятия и определение функциональных требований, изучение имеющегося оборудования и программного обеспечения (ПО), документирование имеющейся компьютерной среды, проведение анкетирования сотрудников организации, разработка спецификации требований.

Второй этап включал в себя создание технического проекта в соответствии с утвержденной спецификацией требований, подготовку базовой среды для коллективной работы на основе узлов Microsoft SharePoint Portal Server 2003 (портального хранилища для персональных, групповых и корпоративных документов), создание и настройку системы хранения документов на базе библиотек документов Microsoft SharePoint Portal Server 2003, планирование системы авторизации и безопасности.

Следующим этапом стали внедрение портала и разработка документации. Было установлено и обновлено необходимое ПО, созданы структуры, профили документов, произведены настройка оповещений, а также настройка единой службы доступа, проведено тестирование портала, осуществлен перенос рабочих документов на портал, закончена подготовка документации (руководство пользователя и администратора, регламент работы с порталом).

Проект обеспечил взаимодействие районных администраций через единую точку входа. Создано общее хранилище документов с внедренной системой отчетности, благодаря которой в разы сократилось время поиска нужного документа (за счет метаданных). С помощью программы уведомлений реализована возможность отслеживания документов, находящихся у разных должностных лиц.

Кроме того, выбранный вариант построения портала, основанный на технологии Microsoft SharePoint, имеет самую низкую совокупную стоимость владения среди портальных решений.

Данный проект является первым шагом по реализации программы «электронный город» и планов действующей администрации по обеспечению автоматизации внутренних процессов. Уже сегодня в администрации разработаны серьезные программы по развитию портала, активно идет его информационное заполнение, создаются новые схемы для сохранения документов.

Подробности на сайте Microsoft

Об Администрации Волгограда

Волгоград протянулся на 90 км вдоль берега Волги, заняв площадь 56,5 тыс. гектаров. Эта территория разделена на восемь административных районов; население города составляет 1012, 8 тыс. человек. Благодаря своему выгодному транспортно-географическому положению и высокому промышленному потенциалу Волгоград выполняет важные стратегические функции в социально-экономическом развитии юга России.

В городе более 150 крупных и средних промышленных предприятий. На долю города приходится около 11% объема промышленного производства Южного федерального округа и 46% – объема Волгоградской области. В промышленном секторе экономики задействовано более трети трудоактивного населения города. Среднегодовая численность работающих составляет 100 тыс. человек.

Образовательную сферу Волгограда составляют 492 учебных заведения. В систему муниципального здравоохранения входит 102 медицинских учреждения. В городе 40 организаций культуры и искусства.